Uma abordagem científica aos conceitos de informação, arquivo e suas funções na gestão de informações e documentos

FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.

Este trabalho se fundamentará na teoria dos autores Ana Márcia Lutterbach Rodrigues, que é Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Ciência da Informação pela UFMG, Funcionária do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e Prof. Drª Nádina Aparecida Moreno, Reitora da Universidade Estadual de Londrina, e abordará os conceitos sobre informação, arquivo e suas funções na gestão da informação e de documentos.

FUNÇÃO DA INFORMAÇÃO

Conceito

No dicionário podemos encontrar a seguinte definição para informação: Ato ou efeito de informar (-se); informe. Transmissão de notícias. Comunicação. Instrução, ensinamento.

Porem tentar detalhar exatamente o que é a informação pode parecer um exercício inútil para aqueles mais desatentos. Contudo sabemos que o conteúdo de um livro é informação, o mesmo se aplica a filmes, músicas, jornais e revistas. No caso do livro, seu valor é determinado informação que ele contém, não pelo papel de que é feito.

O que é informação?

De forma simples, o termo informação, pode ser usado para se referir a todas as representações de sinais ou dados.

Para se chegar a obter uma informação é necessário que existam elementos de suma importância, sem os quais não se obtém a informação, estes elementos são chamados de Dados.

Os dados são a classe mais baixa de informação, podendo ser representado por fatos, textos, gráficos, imagens, estatísticas, sons, etc. Estes dados podem ser coletados nos ambientes externos e internos da organização.

Estes dados nada mais são que sinais ainda não processados, integrados de forma a se transformar efetivamente em informação.

Qual a função da informação?

O avanço das tecnologias de informação e da globalização tem gerado grandes transformações em diversas áreas, o que influencia de maneira significativa as organizações.

Após a revolução industrial a informação é capital indispensável, sendo causa de diversos estudos na área de gestão de informação, deixando de ser apenas fonte para conhecimento. Torna-se quase que impossível negar a importância da informação em todas as atividades humanas. Na atualidade, para as empresas, não tem grande importância a origem ou o suporte da informação, o que mais importa neste momento é q rapidez com que conseguem tem acesso a essa informação.

Uma das principais funções da informação nas organizações é ser objeto essencial para a tomada de decisão. Porém esta informação só terá significativa importância na tomada de decisão se passada á pessoa certa, no momento certo, e com o mínimo de ruídos possível.

Atualmente, existe uma grande inclinação por privilegiar o conteúdo informacional, selecionando em virtude do seu suporte. Porém é preciso lembrar é necessária a existência física das informações, que nada mais são que os documentos. Os documentos arquivísticos, é o que dá suporte as atividades administrativas, legais, fiscais, contábeis, etc. de uma organização. Por isso a informação arquivistica torna-se prova documental vital das organizações, por ser fonte de sua historia, confirmação de sua autenticidade e transparência na suas ações.

Estas informações podem ser classificadas, para sua utilização, através de seu valor primário, que é decidir, agir e controlar as decisões e ações da empresa, ou de seu valor secundário, servindo de apoio e análise das decisões passadas.

Desta forma, estas informações são a origem dos arquivos nas organizações, pois ali são agrupados todos os documentos, independente do suporte e/ou idade, se foi produzido ou recebido pela organização. Devendo ser gerenciadas, de maneira a melhorar o seu uso.

FUNÇÃO DO ARQUIVO

Conceito

Foi a partir da segunda metade do século passado, que a profissão dos arquivistas passou a ter mais evidencia, devido ao aumento do volume documental produzido. Isto ocorreu principalmente na América do Norte e depois ecoou nos demais países ocidentais.

A partir dai foi formulado o conceito de ciclo de vida dos documentos de arquivo, usado para classificar os arquivos antes de eles serem recolhidos ao arquivo permanente. Porém as instituições arquivistas tratavam apenas os documentos do arquivo permanente e com o objetivo principal a pesquisa acadêmica.

No Brasil, ganhou mais força em 1991, com a promulgação da Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suas competências, reforçando que é necessário um maior envolvimento do arquivista com relação à gestão dos arquivos correntes.