Trabalho Completo ATPS Gestão De Projetos 2013

ATPS Gestão De Projetos 2013

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Categoria: Outras

Enviado por: lgandrad2 22 abril 2013

Palavras: 3266 | Páginas: 14

ATIVIDADE PRÁTICA SUPERVISIONADA:

GESTÃO DE PROJETOS

Autores:

Lucélia Silva Pinheiro RA 2040965292

Ozéas José de Paula RA 2061126058

Paula Dyanne Sanches Rump RA 6104266928

Christian Ralph Costa RA 3389585288

Joaquim Aparecido de Carvalho RA 2027115641

Curso: Administração de Empresas

Semestre: 6º e 7º

PÓLO FSJ – São José dos Campos – SP

1º Semestre - 2013

Relatório apresentado como atividade prática supervisionadas da Disciplina de Gestão de Projetos no Centro de Educação a Distância da Universidade Anhanguera – Uniderp, sob a orientação da Professora tutora Silvana Machado.

Tutor Presencial: Silvana Machado

PÓLO FSJ – São José dos Campos – SP

1º Semestre – 2013

SUMÁRIO

1.INTRODUÇÃO 04

2.GESTÃO DE PROJETOS 04

2.1.GERENCIAMENTO DO PROJETO 05

2.2.ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GESTÃO DE PROJETOS 06

2.3.PROJECT CHARTER 07

2.4.EAP – E AS FASES DE UM PROJETO 07

2.5.STAKEHOLDERS 07

2.6.FOCO GERENCIAL 08

3.A EMPRESA 08

4.O PROJETO 09

4.1. FASES DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO 09

5.ANÁLISE DE RISCOS 15

6.CONCLUSÃO 19

7.REFERÊNCIAS 20

1. INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como objetivo retratar a importância da Gestão de Projetos na administração das empresas, apresentando as necessidades mais evidentes na execução de um projeto, levando em consideração o tempo de execução, estrutura, orçamento, membros envolvidos e cronogramas de execução, observando a forma adequada de apresentar o projeto, detalhando como serão avaliados os resultados e a importância dos mesmos para a melhoria da administração da empresa.

2. GESTÃO DE PROJETOS

Para tratar de Gestão de Projetos devemos ter idéias, produtos, clientes, localização e pessoas envolvidas ou outro fator. Em segundo lugar, um projeto deve ter objetivo claro, e só assim chegar no final do projeto com sucesso. Sempre ciente que em todos os momentos lidamos e envolvemos com pessoas, por exemplo, equipe do projeto, cliente envolvido, quem financia o projeto e outras áreas envolvidas e até mesmo os fornecedores.

Não podemos confundir projeto com um novo negócio, projetos podem ser de vários tamanhos e tipos, e podem englobar diferentes áreas de atuação, não tendo assim nada a ver com a criação de um novo negócio.

Gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para confecção de atividades relacionadas, visando atingir um conjunto de objetivos definidos. Conhecimento e práticas da gestão de projetos são muito bem descritos em termos de seus processos componentes, processos esses que podem ser classificados em cinco grupos:

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.

Gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.

“Um projeto é uma reunião de esforços aplicados de forma integrada na busca de um objetivo bem definido”. Segundo o PMI (Project Management Institute), projeto é: “Um esforço temporário para produzir um produto, serviço ou resultado único”.

No entanto, os projetos não se restringem a empreendimentos grandiosos. Todos nós os executamos em nosso dia-a-dia: a construção de nossas casas, nossas viagens e, até mesmo, nossa própria vida são exemplos de projetos.

Muitas pessoas – senão todos – já coordenaram projetos ao menos uma vez. A humanidade executa projetos desde os primórdios da civilização. As caçadas organizadas por nossos ancestrais e a construção das grandes maravilhas do mundo, como as Pirâmides ou a Grande Muralha da China, podem ser consideradas como tal. Guardadas as devidas proporções em relação à época em que foram realizadas, essas obras podem ser comparadas a grandes projetos atuais como o Projeto Manhattan, que construiu a primeira bomba atômica, ou o Projeto Apollo, que permitiu ao homem chegar à Lua.

2.1. GERENCIAMENTO DO PROJETO

O acompanhamento das fases de um projeto é feito pelo Gerente de Projetos, que deve gerenciar, administrar e coordenar todas as etapas, do inicio ao fim, utilizando técnicas, conhecimento e habilidades para garantir o sucesso do mesmo, atingindo os objetivos para o qual foi criado.

2.2. ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GESTÃO DE PROJETOS

Existem técnicas para executar cada atividade dentro do processo de gerenciamento do projeto que são conhecidas como gestão do conhecimento, descritas abaixo por 9 áreas:

• Gerenciamento de integração do projeto: é a área que descreve os processos e as atividades, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.

• Gerenciamento do escopo do projeto: que consiste o planejamento o escopo do projeto, ou seja, planejar todos os processos envolvidos para iniciar o Projeto, como as alterações do escopo serão tratadas ao longo do Projeto.

• Gerenciamento de tempo do projeto: são os processos relativos ao término do projeto no prazo correto. Definição da atividade, seqüenciamento de atividades, estimativa de recursos da atividade, estimativa de duração da atividade, Desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

• Gerenciamento de custos do projeto: planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

• Gerenciamento da qualidade do projeto: garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. Planejamento da qualidade, realizar a garantia da qualidade e realizar o controle da qualidade.

• Gerenciamento de recursos humanos do projeto: organizam e gerenciam a equipe do projeto. Planejamento de recursos humanos, contratar ou mobilizar a equipe do projeto, desenvolver a equipe do projeto e gerenciar a equipe do projeto.

• Gerenciamento das comunicações do projeto: relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. Planejamento das comunicações, distribuição das informações, relatório de desempenho e gerenciar as partes interessadas.

• Gerenciamento de riscos do projeto: realização do gerenciamento de riscos em um projeto. Planejamento do gerenciamento de riscos, Identificação de riscos, análise qualitativa de riscos, análise quantitativa de riscos, Planejamento de respostas a riscos e monitoramento e controle de riscos.

• Gerenciamento de aquisições do projeto: compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. Planejar compras e aquisições, planejar contratações, solicitar respostas de fornecedores, selecionar fornecedores, administração de contrato e encerramento do contrato.

2.3. PROJECT CHARTER

O Project Charter, também é conhecido como Termo de abertura do projeto, se trata de um documento que autoriza formalmente a existência do projeto, apresenta o escopo, os objetivos, participantes e proporciona autoridade necessária ao GP para utilizar recursos na execução das atividades destinadas ao projeto, fornece uma definição preliminar de papéis e responsabilidades.

2.4. EAP - E AS FASES DE UM PROJETO

Através da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é possível entender claramente o escopo do projeto, identificar elementos terminais, os produtos, serviços e resultados a serem feitos no projeto.

As fases de um projeto são: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização.

Consideradas como um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento e aceito como sendo um padrão bastante razoável para se aplicar a todos os tipos de projetos. A aplicação dessas técnicas aumenta a probabilidade de atingir os objetivos esperados, dentro do prazo e do custo previstos.

2.5. STAKEHOLDERS

O chamado Stakeholders, compreende todos os envolvidos em um processo, seja o cliente que financia o projeto, fornecedores ou patrocinadores. O sucesso também depende da participação das partes interessadas e por isso é necessário assegurar que suas expectativas e necessidades sejam conhecidas e consideradas pelos gestores.

2.6. FOCO GERENCIAL

Conduzir um projeto exige capacitação em todas as disciplinas da administração, mas a natureza de curto prazo desta espécie de trabalho exige aplicação especial, disciplina e técnica.

A liderança o desenvolvimento de equipes são ingredientes vitais da administração de projetos, mas, em termos da atividade do dia a dia, o planejamento e o controle ainda são dominantes.

3. A EMPRESA

DataNET Call Center, situada no município de São José dos Campos no endereço Rua Maximiliano Jordi Assumpção, nº 123 – Bairro Jd das Industrias.

A empresa presta serviços de Terceirização de tele atendimento receptivo e ativo, nos setores de telemarketing e cobrança.

Com uma receita bruta de R$ 900 mil – valores estimados para 2013, a empresa possuí um quadro de 543 empregados, e está atuante no município a 3 anos.

Possuí uma infra estrutura com sede própria onde abriga 250 posições de atendimento interligadas em rede de computadores, e movimenta cerca de 5.000 ligações telefônicas por dia além de acesso e movimentação de cadastros confidenciais dos clientes contratantes para prestação de serviço pelos tele atendentes.

4. O PROJETO

O projeto a ser desenvolvido será a implantação de uma política de Segurança da Informação na empresa DataNET Call Center, pois a empresa hoje não possui esta política para proteger o alto fluxo de informações ali geradas.

A informação é um ativo de valor que deve ser protegido. Este reconhecimento criou a necessidade de implantação do projeto de Gestão de Segurança da Informação na empresa. Todo projeto gera uma mudança, seja ela um novo produto ou uma nova forma de produzir um produto existente, e neste caso, tem trazido conseqüências relevantes, sejam elas administrativas, técnicas ou financeiras.

A política de segurança necessita ser divulgada e entendida por todos na empresa. A cultura organizacional deve ser respeitada. O bom entendimento dos requisitos de segurança, a avaliação de risco e seu gerenciamento, além do envolvimento e comprometimento da direção da empresa, são imprescindíveis no estabelecimento de uma política de segurança adequada.

4.1. FASES DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO

O ciclo de vida para se implantar um Projeto de Gestão de Segurança da Informação, como qualquer outro projeto, é composto por um conjunto de fases: iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar. Cada uma destas fases é caracterizada por gerar um produto tangível e verificável.

4.1.1. INICIAÇÃO

Nesta etapa, foi determinado a especificação do produto – neste caso a política de Segurança da Informação - e foi levantado o histórico relativo a evoluções do negócio e vulnerabilidades técnicas da empresa. Para tal, foi essencial um mapeamento da Segurança. A identificação das vulnerabilidades pode ser realizada utilizando-se como ferramenta o diagrama de causa e efeito de Ishikawa.

Diagrama Causa e Efeito: Identificação das Vulnerabilidades da Empresa

Desta maneira, foi possível definir um plano de ação corporativo alinhado com os objetivos da direção da empresa, obtendo-se o cenário de grau de segurança desejado a alcançar. A identificação das vulnerabilidades, ameaças e riscos, ajuda a priorizar ações de segurança.

4.1.2. PLANEJAMENTO

Nesta fase foram definidas as atividades a serem realizadas, a elaboração de cronograma, planejamento de custos, e a formação de equipe. Nesta fase também será realizado o planejamento do gerenciamento do risco, constituído da identificação de riscos, análise qualitativa e quantitativa e planejamento de respostas a riscos das Vulnerabilidades de Segurança da Informação identificadas na empresa e os riscos do gerenciamento do projeto propriamente dito.

4.1.2.1. DIVISÃO DE TAREFAS E EQUIPE DE PROJETOS

Nesta etapa, definimos quem serão os profissionais responsáveis para a execução do projeto e quais serão as tarefas e carga horária atribuídos a cada profissional responsável.

Para este projeto foi verificado a necessidade de no mínimo 6 profissionais exclusivos para o desenvolvimento do projeto sendo:

• 1 Gerente de Projetos: profissional responsável por coordenar/gerenciar toda a equipe de projetos e fazer a interface projetos – diretoria, reportando-se diretamente aos executivos da empresa informando e apresentando os resultados do andamento do projeto;

• 1 Líder de Projetos: profissional responsável por coordenar a equipe de projetos, reportando-se diretamente ao gerente projetos, acompanhando e cobrando os resultados e tratando para que o projeto siga o cronograma anteriormente planejado;

• 1 Especialista em Segurança da Informação: profissional responsável por toda a atividade que envolva o projeto de Segurança da Informação, especialista em captar recursos necessários para o desenvolvimento do projeto dentro de sua área de atuação, delegando e analisando as atividades do projetos aos analista de suporte dentro do campo operacional, além de ser o responsável pela capacitação do time do projeto e profissionais da empresa;

• 3 Analistas de Suporte TI/SI: profissional responsável por desenvolver e executar todo o trabalho dentro do campo operacional, instalando e configurando as estações de trabalho dentro daquilo em que está dentro do escopo do projeto;

Para o projeto também foi necessário a definição das atividades e a divisão das tarefas e orçamento das horas necessárias para o desenvolvimento da mesma para cada profissional envolvido, sempre lembrando que para todas as atividades o Gerente e o Líder de Projetos estará sempre acompanhando, coordenando, monitorando e reportando as etapas e os resultados para a direção da empresa, identificando os profissionais, descritivo das tarefas a realizar e carga horária necessária na tabela abaixo:

Tabela para distribuição de tarefas associada a cada profissional

Nesta fase também foi realizado o planejamento de custos ou orçamento do projeto para a implantação e execução, para cada tarefa desenvolvida existe a necessidade de se avaliar custos desde a Mão de obra, compra e implantação de softwares oficiais e barreiras digitais até o aluguel de salas para capacitação do pessoal. Todos os custos foram orçados previamente e divididos conforme tabela:

4.1.3. EXECUÇÃO

Esta etapa tem como objetivo executar o plano de projeto, o desenvolvimento da equipe, as aquisições e administrar contratos.

Para o projeto de implantação da Segurança, temos que divulgar a política de segurança na empresa, capacitar todos os funcionários envolvendo-os no projeto, além do esforço de alcançar o comprometimento de cada um. Também faz parte desta etapa implementar os mecanismos de controle em todos os ambientes de acordo com a política de segurança anteriormente traçados. Nesta fase as tarefas serão executadas de acordo com o cronograma de execução do projeto traçadas para cada atividade anteriormente planejada, devendo ser seguido e monitorado conforme abaixo:

Tabela planejamento para execução de tarefas do projeto

4.1.4. CONTROLE

O avanço do projeto deve ser medido e monitorado. Nesta fase serão executadas ações de coordenação de alterações do escopo e do próprio projeto, formalizações de aceites de produtos e controles de orçamento. São acompanhados e monitorados os riscos identificados, os resultados específicos do projeto e os requisitos de qualidade.

4.1.5. ENCERRAMENTO

O encerramento do projeto acontece após seus objetivos terem sido atingidos. O encerramento requer documentação dos resultados a fim de formalizar a aceitação do produto. No nosso caso, medidas deverão ter ser estabelecidas e incorporadas aos processos de negócio da empresa. O encerramento do projeto requer a confirmação de que os produtos propostos foram atingidos. Isto poderá ser demonstrado a partir de medições e relatórios com os resultados alcançados e comparados com os propostos. Deverá ser preparado um arquivo do projeto, com toda documentação das fases anteriores. As lições aprendidas também deverão ser descritas.

5. ANÁLISE DE RISCOS

A identificação das vulnerabilidades, ameaças e riscos, ajuda a priorizar ações de segurança, e subsidia a implantação de controles eficazes. Um importante produto gerado nesta análise é a relação dos ativos críticos, que serão identificados, alinhados com o objetivo da organização e analisados, determinando-se os riscos e vulnerabilidades associados. Será gerado um relatório de análise de riscos e vulnerabilidades que deverá conter as ações corretivas que se fizerem necessárias.

Em todos os projetos existem os patrocinadores, interessados em perceber o retorno de seus investimentos. Neste projeto de Implantação de Segurança em especial, a necessidade de se medir resultados é de extrema importância, pois seus produtos muitas vezes podem parecer intangíveis. Por isto, nesta análise estão sendo propostos critérios de medições claras para que além de evidenciar o retorno do projeto, permitam comparações entre etapas de implantação do projeto ou entre partes e setores da empresa em uma mesma fase do projeto.

O processo de planejamento e gestão de risco pode ser dividido em etapas para facilitar a sua implementação, bem como para estabelecer os resultados esperados em cada uma delas.

5.1. IDENTIFICAÇÃO DO RISCO

A identificação do Risco é a tentativa de especificar todos os riscos que podem afetar a segurança da informação em todo o seu ciclo de vida. Nesta etapa é feita uma identificação dos ativos importantes que serão analisados, determinando-se os riscos e vulnerabilidades associados. Para tal, iremos utilizar algumas ferramentas tais como brainstorming, entrevistas, checklists, análise de premissas, documentações de redes, equipamentos, softwares e modelo de negócio.

No nosso projeto, iniciamos a nossa identificação utilizando o diagrama de Causa e Efeito de Ishikawa, onde foram levantadas as vulnerabilidades da empresa, associadas aos seus requisitos específicos.

5.2. QUANTIFICAÇÃO DO RISCO

Quantificação do Risco consiste em mensurar a probabilidade e o impacto do risco. A probabilidade destes riscos podem ser classificadas na seguinte escala de ocorrência: Baixo, Médio e Alto. Por sua vez, a sua Magnitude de Impacto também, como Baixo, Médio e Alto.

Para este projeto foi elaborado uma tabela de probabilidade de risco de acordo com as principais atividades programadas, além de fechamento do escopo e cumprimento do cronograma de execução:

Listados os riscos e atribuídos pesos aos seus impactos e magnitudes, estes dados foram assinalados no gráfico abaixo, onde obtivemos o seguinte resultado:

5.3. TRATAMENTO DO RISCO

De acordo com o resultado obtido no gráfico Severidade x Ocorrência, o risco será tratado em uma das classificações a seguir:

• Impacto Aceitável: Nenhum Plano de Contenção será criado para diminuir a probabilidade de ocorrência ou impacto, nem tão pouco qualquer Plano de Contingência caso ocorra o evento do risco.

• Impacto Aceitável com Reação: Nenhum Plano de Contenção será elaborado, porém, um Plano de Contingência deverá ser feito caso ocorra o evento do risco.

• Remanejar para Terceiros: Transferir os riscos e suas conseqüências para terceiros, porém, não visa diminuir, nem tão pouco eliminar a possibilidade de ocorrência. O terceiro poderá elaborar os Planos de Contenção / Contingência.

• Mitigar: Reduzir a probabilidade de ocorrência e/ou impacto do risco através de criação de um Plano de Contenção do risco, que se transformará em atividades no cronograma, e Plano de Contingência.

• Eliminar: Reduzir a probabilidade de ocorrência do risco em 0% (zero por cento) através de criação de um Plano de Contenção do risco, que se transformará em atividades no cronograma.

Para Situação de alto risco associado, o risco deverá ser tratado por uma das seguintes opções: Remanejar para terceiros, Mitigar ou Eliminar.

5.4. PLANEJAR CONTENÇÕES E CONTINGÊNCIAS

Para o risco que foi enquadrado em Remanejar para terceiros, Mitigar ou Eliminar, deverá ser feito um planejamento de contenção cujo propósito é de diminuir ou eliminar a possibilidade de ocorrência do impacto do risco. Para o risco que foi enquadrado em Impacto Aceitável com Reação, Remanejar para Terceiros ou Mitigar, deverá ser feito um planejamento de contingência que poderá ser útil caso um evento de risco ocorra. Também neste caso poderão ser utilizadas as ferramentas citadas na etapa de identificação de riscos.

6. CONCLUSÃO

A necessidade de implantação de projeto de Segurança da Informação é um fato reconhecido pela maioria das organizações. Este projeto envolve todos da empresa e traz uma aproximação do profissional de TI com os profissionais de áreas ligadas à atividade fim, área financeira / administrativa e à direção. Desta forma é necessário que a linguagem utilizada deve ser comum e de fácil entendimento para todos. Além disto, é de conhecimento que na gestão empresarial, aquilo que não se pode medir, não se pode gerenciar.

O uso de metodologias e métricas é fundamental para a aproximação de áreas, propiciando uma melhor integração entre os setores.O objetivo de implantação da segurança na empresa, é facilitado quando se utilizam os conhecimentos distribuídos pela organização além de da utilização de metodologia de gerenciamento de projeto.

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