Mala Direta

Mala direta

1. No Microsoft Excel, configure os dados para usar na mala direta.

Como?

2. Salvar e fechar a pasta de trabalho que contém os dados.

3. Alterne para o Microsoft Word.

4. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e correspondências e clique em Assistente de mala direta.

5. Nas duas primeiras etapas do Assistente de mala direta, selecione o tipo de documento e inicie o documento. Se você está criando etiquetas para correspondência postal, clique em Etiquetas na Etapa 1 e, em seguida, clique em Opções de etiqueta na Etapa 2 para selecionar o tamanho e o tipo das etiquetas a serem impressas.

Para obter mais informações sobre essas etapas, consulte a Ajuda do Word.

6. Na terceira etapa, dentro de Selecionar destinatários, clique em Usar uma lista existente e, em seguida, clique em Procurar.

7. Na lista Examinar, clique na pasta na qual você salvou a pasta de trabalho com seus dados, clique na pasta de trabalho e, em seguida, clique em Abrir.

8. Na caixa de diálogo Selecionar tabela, localize e clique na sua lista. Certifique-se de que a caixa de seleção A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna esteja marcada e clique em OK.

9. Na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, clique em qualquer rótulo de coluna em seus dados que corresponda aos identificadores do Word no lado esquerdo. Essa etapa facilita a inserção dos dados nos documentos de formulários. Para obter mais informações sobre como coincidir campos, consulte a Ajuda do Word.

10. Se você desejar incluir somente destinatários selecionados na mala direta, clique em Editar lista de destinatários e selecione os destinatários que você deseja.

11. Use as etapas restantes do assistente para escrever, adicionar informações do destinatário, visualizar, personalizar, salvar e imprimir ou enviar seus documentos por email. Para obter informações sobre essas etapas, consulte a Ajuda do Word.

Observações

• Enquanto o Microsoft Word mantiver sua pasta de trabalho aberta para criar a mala direta, você não poderá abrir a pasta de trabalho no Microsoft Excel. Se você precisar ver os dados e seus rótulos de coluna, vá para as Etapas 3 ou 5 do assistente e clique em Editar lista de destinatários.

• Você poderá continuar a usar malas diretas com dados do Microsoft Excel que você criou em versões anteriores do Microsoft Word. Para abrir e usar essas malas diretas no Word 2002 ou posteriores, você precisará instalar o Microsoft Query. Para criar novas malas diretas no Word 2002 ou posteriores não é mais necessário o Microsoft Query.