NORMALIZAÇÃO

PADRONIZAÇÃO

Padronização é a sistemática que empresas podem utilizar para organizar suas atividades promovendo, por consequência, a otimização de seus processos. Em síntese a padronização consiste na elaboração de procedimentos operacionais (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade ou tarefa deve ser executada.

O Sistema de Padronização é um dos pilares mais importantes para empresas que desejam implementar sistemas de gestão baseados na qualidade (ex. ISO 9001, MEG, PBQP-H, etc) pois através de sua implementação, a Organização assegura que os processos e atividades serão executados segundo regras definidas (padronizadas), minimizando a ocorrência de falhas operacionais. Além disto, a padronização tem o benefício de reter na empresa o conhecimento gerado com a prática e experiência de seus colaboradores.

A padronizacao serve para uma Organização melhorar a execução de suas operações, minimizando erros de processo decorrentes de ações sem planejamento por isso padronizamos para que a empresa possa reduzir os custos com retrabalho. Outro interessante benefício da padronização das atividades de uma Organização está associado ao aumento da produtividade e redução de desperdícios. Em suma, economia organizacional.

Padronização gera burocracia?

Burocracia significa lentidão e atraso decorrentes de sistemáticas pouco inteligentes. A padronização das atividades de uma Organização serve para otimizar a execução das atividades desde que estabelecida de maneira objetiva, ou seja, prática.

Quando não existe padronização as tarefas ficam realmente lentas. A mesma atividade precisa ser discutida várias vezes porque não há um padrão de como fazê-la, por exemplo.

As empresas precisam fazer as tarefas da MELHOR MANEIRA. Quando um funcionário identifica uma maneira melhor de fazer as tarefas do que a que está sendo executada, ele deve comunicar esta “nova forma” ao seu superior imediato que, em consenso com toda equipe, propõe a revisão do documento (procedimento operacional) estabelecendo a NOVA MELHOR PRÁTICA, a ser seguida por todos. É assim que o sistema melhora continuamente sem tirar a criatividade dos envolvidos.

Os passos para a implantação do sistema de padronização consistem em:

1. Identificar quais Processos fazem parte de sua empresa;

2. Mapear os Processos, isto é, identificar todas as atividades que fazem parte de cada processo;]

3. Identificar as atividades críticas de cada processo;

4. Elaborar procedimentos operacionais (documentos conhecidos também por PO ou “POP”), descrevendo COMO a atividade crítica deve ser executada;

5. Treinar os colaboradores envolvidos;

6. Acompanhar periodicamente a execução das atividades.

Em síntese, a padronização dos processos facilita o controle da operação da empresa, promove a qualificação e o desenvolvimento da equipe, gerando aos clientes a percepção de credibilidade e atendimento à satisfação de suas expectativas. Isso é fato. Isso é qualidade.