Gestão informatizada do consultório odontológico

INTRODUÇÃO

A realidade dos pequenos negócios não permite que as oportunidades se percam na falta de controle e na descontinuidade do relacionamento com os clientes já conquistados. As clínicas odontológicas enquadram-se no perfil desses negócios, principalmente em um momento econômico onde muitas famílias têm ascendido de classe e, consequentemente, tido a oportunidade de investir em saúde e estética bucal. Ainda que as necessidades dos clientes não devam ser instigadas ou artificialmente sugeridas, por tratarem-se, essencialmente, de procedimentos de saúde.

No entanto, a concorrência promovida pelo aumento do número de profissionais qualificados e as constantes evoluções das técnicas e tratamentos dentários obrigam os cirurgiões dentistas a fazerem um acompanhamento constante de sua clientela, procurando incentivar a priorização da saúde bucal no rol de desejos e necessidades dos indivíduos.

A gestão do relacionamento com os clientes vem de encontro a essa nova estratégia de posicionamento no mercado. São inúmeras variáveis a serem controladas, comportamentos e hábitos a serem monitorados e argumentos que devem ser cada vez mais consistentes e amplos para convencer o consumidor de suas novas prioridades.

O volume de dados e informações geradas a partir destes dados requerem o uso de um sistema informatizado capaz não só de armazená-los , mas principalmente de extrair com inteligência aplicada às regras de negócios e às características dos serviços, estratégias de conquista de clientes e conhecimento antecipado de tendências do mercado, para que as ações em busca do crescimento e sustentabilidade possam ser tomadas com antecedência e com o mínimo possível de erros.

Portanto, é premente que as rotinas relativas ao relacionamento com clientes e a gestão do negócio como um todo, seja adaptada às diversas tecnologias de informação e comunicação, convertendo-se em fator de crescimento e sucesso e que, estrategicamente, o cirurgião dentista esteja preparado para evoluir e superar a concorrência, tornando-se referência no âmbito da profissão sem precisar mudar seu foco de atenção da formação e especialização profissional para a gestão de comportamentos do mercado ou para uma postura mercantil não condizente com o status de agente de saúde. A gestão informatizada do consultório odontológico fará com que esse profissional da saúde também ganhe como homem de negócios.

ETAPA 1

Atualmente, devido a globalização, aumento da concorrência, nível de exigência dos clientes, as organizações vêm se tornando, cada vez mais, dependentes de informações, sejam elas para gestão operacional do negócio, ou para apoio a tomada de decisão estratégica.

Com isso temos:

A informação torna-se cada vez mais a base da competição;

As necessidades do gerenciamento de informações devem acionar alternativas tecnológicas;

Gestores devem identificar claramente o papel que a informação irá desempenhar na estratégia competitiva de sua empresa.

Dito isto, é importante entender alguns conceitos de dado, informação e conhecimento:

Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.

Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões. É a matéria-prima para o processo administrativo da tomada de decisão.

Conhecimento é ter a noção ou o completo entendimento das causas e efeitos de determinado fato, situação ou área da ciência. Representa um nível mais alto de abstração e está relacionado ao processo cognitivo (percepção), dado que resulta da inferência feita por determinado decisor após a análise dos fatos relatados.

Um sistema de informações gerenciais para ser eficiente e fornecer bons resultados para empresa necessita ser alimentado com dados completos e confiáveis. Desta forma ele irá trabalhá-los e interrelacioná-los, de forma a gerar informações úteis aos gestores, estes últimos deverão utilizá-las para em conjunto com seus conhecimentos e habilidades, para gerar novos conhecimentos úteis ao alcance dos objetivos da empresa.

Os sistemas de informações podem ser classificados de várias formas, dependendo dos critérios e dos objetivos do estudos, sendo que uma forma clássica de classificação é: os sistemas de informações gerenciais, os sistemas de informações para executivos e os sistemas de apoio à decisão”.

Atualmente os Sistemas Integrados – ERP (Enterprise Resource Planning) que são softwares padronizados que podem ter seus módulos personalizados segundo as necessidades individuais de cada empresa. Estes softwares podem ser dimensionados para gigantes como a Petrobrás (que utiliza um ERP da SAP com custo de implantação e manutenção de centenas de milhões), a padaria da esquina, que podem ser encontrados a custos de manutenção mensais de menos de R$ 30,00/mês, ou até mesmo de graça em sites de downloads.

O que a gigante Petrobrás e a padaria da esquina terão em comum? Resposta: um Sistema de Informação Gerencial capaz de controlar estoques, pedidos, contas a pagar, a receber, gerar gráficos de vendas, faturamento, fluxo de caixa, sistema CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o relacionamento com os clientes. Os ERPs mais complexos incluem sistemas de informações executivas e a tomada de decisão baseados em Inteligência de negócios, mineração de dados, etc.

Ambas as empresas, ou melhor, todas as organizações, terão benefícios em sistematizar a gestão das suas informações. Estes benefícios serão sentidos no Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle da empresa, ou seja, os sistemas de informações gerencias, vão facilitar o POC3 que Fayol apresentou no início do século passado.

Diante do exposto acima, vem a pergunta: qual o sistema adequado a cada empresa? O de poucos reais, ou até de graça, ou o de milhões?

A resposta é bem complexa, e permeia um profundo conhecimento do negócio, por todos os envolvidos, e, geralmente, de apoio e consultoria especializada, geralmente prestada por analistas de negócios, analistas de sistemas, e, nos casos mais complexos, utilizando técnicas de engenharia de requisitos, que é o processo que envolve todas as atividades exigidas na coleta e documentação dos requisitos