Workflow

SOCIEDADE EDUCACIONAL DE ITAPIRANGA – SEI

FACULDADE DE ITAPIRANGA – FAI

CURSO: ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

DISCIPLINA: TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À ADMINISTRAÇÃO

PROFESSOR: FÁBIO MATIAS KERBER

EDUARDA FERREIRA DA VEIGA

SISTEMAS DE WORKFLOW

Itapiranga, SC

Maio, 2013

Apresentação:

Este trabalho refere-se ao tema “Sistemas de Workflow”. A pesquisa engloba a história do workflow, como o fluxo de trabalho veio a ser automatizado, como era o fluxo de trabalho antes dessa otimização; quais os principais conceitos de workflow; suas principais características, vantagens e desvantagens; como pode ser classificado o Workflow; como implantar em uma empresa esse sistema; exemplos de uso desse aplicativo; entre outros itens.

Introdução ao Workflow.

No mundo atual, as empresas estão cada vez mais flexíveis devido às constantes mudanças de mercado, mudanças que estão exigindo maior produtividade, redução de custos, melhorias no atendimento ao cliente, criando uma maior necessidade de informações e tecnologias, de novos métodos de gestão, além da necessidade de integrar as informações diminuindo o fluxo de papel na organização. A tecnologia de automação de fluxo de trabalho (workflow) serve para que haja uma redução na utilização do papel na empresa, com inúmeras outras vantagens, consistindo na substituição de documentos impressos por formulários eletrônicos que circulam na empresa por meio de um sistema eletrônico próprio da organização.

A palavra Workflow é resultado da evolução da chamada “automação de processos”, também chamada de “modernização” o que em níveis de política governamental significa “desburocratização”.

Podemos dizer que os sistemas Workflow surgem como uma tecnologia capaz de solucionar vários problemas conexos ao antigo fluxo de papeis e programar os conceitos relacionados à interação entre os processos.

Sistemas de workflow manipulam e monitoram a informação relativa ao fluxo de trabalho para gerenciar, coordenar e controlar o trabalho mais eficientemente, minimizando o problema da coordenação do trabalho nos processos de negócios.

Neste trabalho serão abordados os seguintes tópicos:

• Uma breve história do Workflow;

• Conceitos de Workflow;

• Características gerais, vantagens e desvantagens;

• Classificação;

• Formas de implantação;

• Monitoramento e controle;

• Privacidade e segurança;

• Exemplos de uso;

• Conclusão.

Breve história do workflow.

A ideia de workflow não é nem um pouco nova e não está relacionada especificamente a área de TI (Tecnologia da Informação). Ao contrário, desde muito tempo, já na época dos primatas o processo é semelhante: há os supervisores ou gerentes que dividem o trabalha entre os membros do grupo, baseando em características já conhecidas desses indivíduos, como habilidades e experiência.

Na era Medieval, o monge se sentava em mesas para copiar as escrituras com bastante delicadeza para que não ocorressem erros e nem acidentes. O padre superior escolhia o monge que faria as cópias, e atribuía outras funções aos demais monges de acordo com as aptidões necessárias à atividade, por exemplo, um monge mais velho, experiente e trêmulo poderia fazer o trabalho de revisão dos manuscritos.

Pouco mudou desse processo até os dias de hoje, a princípio os recursos eram as pessoas, às vezes com auxílio de ferramentas rudimentares. Com o passar do tempo passou-se a automatizar muitos desses processos. Mesmo que o fluxo de trabalho tenha sido em parte automatizado, a gestão de trabalho não mudou quase nada - o supervisor atribuía a atividade e monitorava o desempenho.

Mais ou menos nos últimos 15 anos, foram desenvolvidas inúmeras ferramentas para gerenciar o fluxo de trabalho, além de contribuir para a realização das tarefas. Mais do que somente peças processuais, o workflow funciona no sistema computacional da empresa, facilitando o fluxo de trabalho. O processo é administrado por um software de computador que distribui as tarefa e acompanha o progresso do serviço.

Fluxo de trabalho (workflow) é tradicionalmente associado à termos de escritório - mover o papel, o processamento da ordem, a emissão da nota fiscal, entre outras. Entretanto os mesmos princípios e ferramentas podem ser aplicadas em outras atividades, por exemplo, para encher a ordem do armazém, para montagem de documentos, peças, ferramentas e pessoas para reparar um sistema complexo, ou de fabricação do dispositivo complexo.

Conceitos de workflow:

Workflow é o movimento de tarefas e/ou documentos através de um processo de trabalho, de modo mais específico o workflow é o aspecto operacional de um procedimento qualquer de trabalho: como as tarefas são estruturadas, quem as executa, suas ordens de execução, acompanhamento do andamento de trabalho, entre outros.

Segundo a Workflow Management Coalition (WfMC [2009]) fluxo de trabalho corresponde a um processo de negócio onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação global. As atividades de um fluxo de trabalho podem ocorrer concorrentemente e eventualmente impactar umas nas outras, de acordo com um conjunto de regras.

Um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho é um sistema que define, gerencia e executa fluxos de trabalho.

Workflow é definido como uma coleção de tarefas

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