Arquivando documentos

Atividade do capitulo 6 – Arquivando documentos

AGORA É COM VOCÊ! Observe como as coisas estão organizadas na sua casa. Pense: quem as organizou dessa forma? Há algo que pode ser melhorado, facilitando o dia a dia de todos? Aproveite para rever essa organização.

AGORA É COM VOCÊ! Elabore um plano de classificação de documentos a partir de uma coleção de CDs de música, que contenha diversos estilos de música, cantores e compositores. Você pode usar os CDs que tem em casa, ou pesquisar em sites de música, revistas etc. Imagine que você irá guardar esses CDs em um armário com diversas gavetas, todas etiquetadas com seu respectivo código. Elabore também uma lista em ordem alfabética.

Procure descobrir quais são os tipos de móveis e acessórios utiliza- dos para arquivar documentos. Veja alguns exemplos do que você pode encontrar: arquivo vertical frontal, arquivo vertical lateral, arquivo armário com prateleiras, arquivo deslizante, fichário rotativo e alguns acessórios, como pastas, guias, tiras de inserções etc.

Fazendo e aprendendo

1. Neste texto, você viu alguns sentidos da palavra “arquivo”. Procure no dicionário outros sentidos para essa mesma palavra, porque você certamente vai se deparar com isso no seu dia a dia como profissional. Anote-os em seu bloco de notas e depois confira com alguns exemplos no final deste estudo

2. Faz tempo que os arquivos eletrônicos do departamento de vendas da empresa onde você trabalha estão salvos, sem nenhuma ordem, em uma única pasta virtual, chamada “Meus documentos”. Você recebe como tarefa organizar esses documentos. Ao abrir a pasta virtual, você encontra:

• Primeiro plano de vendas da empresa, da época de sua abertura, há dez anos.

• Contrato assinado com o principal cliente da empresa, que deu origem a uma nova área. Isso ocorreu há nove anos.

• Arquivo, em editor de textos, com o modelo recomendado para a elaboração de propostas comerciais da empresa.

• Documento, com a lista de clientes visitados no último mês, para apresentação da empresa, e anotações sobre o prosseguimento das negociações com cada um deles.

• Relatório de vendas, que é consultado anualmente, no momento da revisão do planejamento estratégico da empresa.

• Depoimentos dos clientes da empresa na época do aniversário de um ano.

Organize os documentos em novas pastas virtuais, considerando a forma mais prática para a utilização no dia a dia.

Avalie seu conhecimento

Imagine que você resolveu colocar ordem nos documentos da sua casa. Você comprou um fichário portátil e uma série de pastas com etiquetas. Você tem em mãos os seguintes documentos:

• Contas de luz, água e gás dos últimos seis meses.

• Contas de telefone do último ano de três pessoas da família: Mariana, Maria Luisa e Paulo.

• Documentos diversos dos bancos Patrimônio e Poupe Bem: extratos bancários,