Comunicação EMPRESARIAL

Memorando

O memorando representa um gênero textual que se constitui de características específicas. Trata-se de uma comunicação interna que veicula entre as unidades administrativas de empresas e órgãos públicos.

O memorando, assim como os demais gêneros textuais, apresenta uma finalidade discursiva específica e é constituído de traços distintos. Um deles é representado pela objetividade, ou seja, um discurso demarcado por uma linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de uma comunicação veiculada no meio comercial.

Em termos conceituais, o memorando constitui um tipo de comunicação eminentemente interna estabelecida entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, de níveis hierárquicos iguais ou distintos.

Ele representa um documento cuja característica principal é a agilidade – dada a isenção de quaisquer procedimentos burocráticos que porventura venham a dificultar a tramitação do referido ato comunicativo. Desse modo, no intuito de evitar um aumento no número de comunicações feitas, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso da falta de espaço, em folha de continuação.

Partindo do princípio de que o referido documento é endereçado a funcionários, e não a autoridades, como é o caso da carta e do ofício, além das características antes ressaltadas, a estrutura se compõe dos seguintes pressupostos, entre eles:

- Timbre da instituição;

- Número do memorando;

- Remetente;

- Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa;

- Indicação do assunto;

- Local e data;

- Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto;

- Despedida;

- Assinatura e cargo.

Ofício

O ofício é tipo de correspondência externa muito usada, especialmente quando o destinatário é órgão público. Ele serve para "informar, encaminhar documentos importantes, solicitar providências ou informações, propor convênios, ajustes, acordos, etc., convidar alguém com distinção para a participação em certos eventos, enfim, tratar o destinatário com especial fineza e consideração". Modelo moderno de estruturação de ofício é:

1. Timbre (Se houver)

2. Três espaços duplos

3. (À esquerda) Número do ofício.(Na mesma linha, na posição centro-direita) Local e data.

4. Um espaço duplo

5. Epígrafe

6. Dois espaços duplos

7. Vocativo, (Prezados Senhores, Excelentíssimo Senhor Ministro)

8. Três espaços duplos

9. Corpo do texto

10. Dois espaços duplos

11. Fecho

12. Três espaços duplos

13. Assinatura em cima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou função

14. (Mais abaixo, á esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do destinatário, endereço postal completo

15. Iniciais de quem redigiu e as de quem datilografou/digitou, separadas por barra(/).

Observações:

1. O timbre existe quando o papel utilizado pertence a repartição oficial ou a empresa. Em se tratando de pessoa física, geralmente, não aparece.

2. Da mesma forma, o ofício é numerado quando o remetente é pessoa jurídica. Normalmente, pessoas físicas não costumam numerar correspondência. O número é de ordem e geralmente recomeça do 1 a cada ano civil.

3. O vocativo é sempre seguido de vírgula.

4. A epígrafe é palavra ou expressão que resume o assunto de que o texto trata. Sua existência não é obrigatória, mas conveniente, pois constando agiliza a tramitação do documento no ambiente de destino: o recebedor, ao ver a epígrafe, poderá encaminhar de imediato o ofício ao setor competente. Ela costuma ser colocada à esquerda, entre a data e o vocativo.

5. Os parágrafos do corpo do texto podem ser numerados. Neste caso, o primeiro parágrafo e o fecho não recebem número.

6. Modernamente, o fecho é menos formal e mais conciso. Fechos como "Enviamos-lhe protestos de alta estima e distinta consideração" são hoje considerados muito formais e tendem ao desuso.

7. As iniciais dos elaboradores do ofício são diferenciadas: normalmente, as do redator são grafadas em primeiro lugar e em maiúsculas e as do datilógrafo/digitador aparecem depois da barra, em letras minúsculas.

8. Se houver anexos, será indicado seu número (Anexo: 1, Anexos: 3) entre a assinatura e o endereçamento. Às vezes, o anexo é volume composto de diversas folhas, o que é indicado pelo número de volumes e o total de folhas de que se compõem: Anexos: 1/10, 2/15.

9. Se for utilizada mais de uma folha na redação do ofício, o endereço será indicado na primeira.

Relatório

Um relatório formal de negócios tem como foco reportar os resultados ou descobertas de um determinado projeto, tal como mudanças de orçamento ou pesquisa sobre serviços ao cliente. O documento destacará o o objetivo do projeto, suas estratégias e descobertas, permitindo ao leitor que não tem conhecimento profundo sobre o assunto um melhor entendimento do propósito e dos resultados.

Introdução e conclusão

Um relatório formal de negócios incluirá uma pequena introdução. Este deverá ser o primeiro contato do leitor, enquanto a conclusão deverá ser o último. Ambos devem ser escritos na terceira pessoa para manter a formalidade do texto, assim também como todo o relatório. Enquanto a introdução explica os objetivos primários do projeto em questão, a conclusão deve focalizar nos resultados e em se há necessidade de mudanças.

Objetivo / Visão geral

A visão geral vem diretamente depois da introdução. Ela também é conhecida como sessão de propósito, visto que explica as razões pelas quais o projeto está sendo