Textos Administrativos

ATA

A Ata é uma transcrição oficial de uma reunião (funciona como um resumo fiel e claro das ocorrências e/ou atos que aconteceram em uma reunião/ação/assembleia). Nela é possível saber todos os dados relativos a uma reunião. Normalmente é lavrada pelo secretário (a) da sociedade e consta com a data, horário, local, número e nome dos presentes, a ordem do dia, as aprovações e deliberações tomadas durante a reunião. Ela é um documento que prova a realização da reunião e tudo o que aconteceu. Ao ler uma ata é possível saber exatamente o que aconteceu minuciosamente durante o transcorrer da reunião e é possível encontrar o que cada integrante da reunião ficou encarregado em executar. Além disso é um registro histórico fidedigno que nos permite as gerações futuras contar a história da maneira como ocorreu e tirar dúvidas sobre procedimentos e processos. Sua importância está na preservação da ordem dos acontecimentos e na manutenção viva do passado da instituição. Deve ser lavrada em livro oficial da instituição, denominado LIVRO DE ATAS. O livro de Atas é onde será possível registrar todas as reuniões que ocorreram na sociedade. Sua importância é histórica e organizacional. Histórica porque podemos, no decorrer dos anos, verificar datas, presenças e atos com minuciosa precisão e veracidade. Já a importância organizacional dá-se por ser um instrumento onde estão registradas todas as atas evitando-se que se perca no tempo, seja destruída ou consumida e, principalmente, seja um "local" onde se é possível verificar, com clareza, as decisões tomadas. Todas as atas deverão estar registradas no livro de atas da sociedade. Este livro terá um termo de abertura e um termo de encerramento, que deverá estar presente na primeira e última página, respectivamente. Os termos são, no caso das nossas mocidades, feitos pelo secretário(a) e assinados pelo presidente em exercício. A regra em questão aplica-se para os livros da Sociedade local, Federação, Confederação Sinodal e Confederação Nacional. Em outras situações o termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está totalmente preenchido e pronto para arquivamento. Caso seja necessário (e havendo uma justa razão) o livro de atas poderá ser cancelado. Para tanto é necessário que a motivação do cancelamento esteja lavrada na última ata do livro. O livro atual será arquivado e será iniciado um novo livro. É importante que se atente à numeração dos livros para facilitar sua continuidade e consulta. Deverá ser feito um termo de cancelamento na última página até então utilizada. Nesse termo deverá constar a motivação que obrigou ao cancelamento e não utilização das demais folhas. As demais folhas em branco, após se lavrar o termo de cancelamento deverão ser riscadas por um único risco que deverá ocupar toda a página e será feito em sentido diagonal da parte direita para baixo até chegar à parte esquerda da folha.

Forma e Estrutura

São motivos para o cancelamento do livro:

• Rasura;

• Páginas rasgadas;

• Furos nas páginas;

• Folhas manchadas;

• Folhas arrancadas;

• Numeração defeituosa e com brechas;

• Escritos nas entrelinhas das folhas a serem preenchidas;

• Escritos nas páginas a serem preenchidas e que deveriam estar em branco;

• Reaparecimento de livro (que encontrava-se desaparecido) após o início e utilização de um novo livro.

Modelo de Ata

ATA DE REUNIÃO DA DIRETORIA

"Aos dois dias do mês de setembro do ano de dois mil e quatorze, às treze (13) horas, reuniu-se a Diretoria Executiva da Universidade Paulista de São Paulo, em reunião ordinária, realizada na sala do Conselho da Unip, Av. Yojiro Takaoka, número três mil e quinhentos (3500), bairro de Alphaville, na cidade de Santana do Parnaíba/SP, para deliberar sobre os preparativos para a Semana da Administração, a realizar-se no dia oito de setembro de dois mil e quatorze, das dezenove (19) às vinte e uma (21) horas, na teatro da Universidade, localizado ao bloco H. Estavam presentes ao evento os palestrantes Andréa Cristina Marin, Rafael Biondo, Felipe Macedo, Eduardo Pimenta e Elias Avelar Mendes; Iniciando declarou o início das palestras convocando os presentes para um breve momento de reflexão sobre a administração. Após uma breve reflexão sobre o mesmo a palestrante fez a oração inicial de abertura da semana de administração".

Vocabulário

Ata - Assembleia de Tramites Administrativos, um (livro) tipo caderno usa-se para anotações de uma reunião de pessoas para provar o dito pelo não dito nessa e todos os presentes deverão assinar para provas futuras.

Fidedigno - Adj. Merecedor de crédito (confiança); que é real e verdadeiro; autêntico: realizou um fidedigno levantamento das dívidas da empresa.

P.ext. Figurado. Caracterizado por ser real e verdadeiro; autêntico.

Minuciosa – Termo utilizado para explicar que uma ação foi elaborada ou revisada de forma detalhada, profunda, com o objetivo de identificar um problema, seja ele negativo ou positivo.

Veracidade - Veraz ou verdadeiro.

ATESTADO

É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação. É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o documento firmado por uma pessoa favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem

atestados e não declarações. O atestado difere da certidão, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitórios.

• O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa que está pedindo o atestado;

• O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede;

• O atestado