A ANÁLISE DE RISCO - SUBSTITUIÇÃO

UNIVERSIDADE VEIGA DE ALMEIDA

        

 

ANÁLISE DE RISCO - SUBSTITUIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP

 

 

 

1. INTRODUÇÃO

Atualmente, o mundo está cada vez mais competitivo. No cenário empresarial são encontrados diversos desafios para o sucesso, dependendo de fatores internos e externos. Dentre esses, estão os riscos. Eles partem desde a estrutura da empresa até cada atividade desenvolvida por parte de seus colaboradores.

A gestão desses riscos tem o objetivo de considerar as principais ocorrências, que podem impactar as empresas de alguma forma, através de pesquisas, análises, estudos etc, induzindo assim, a criação de planos de ação efetivos, para combater cada possível problema. Segundo Schwartz (2004, p.11): “[...] o objetivo é tomar decisões estratégicas que sejam plausíveis para todos os futuros possíveis”.

Dentro deste cenário, implementações e atualizações envolvem muitos riscos. Como objeto de análise, foi considerada uma empresa multinacional do mercado de energia renovável, que está em constante crescimento. Por ter sua origem canadense, quando iniciadas as atividades no Brasil, foi implementado um sistema que era utilizado no país de origem. Com o passar do tempo, começaram a surgir situações que o sistema não atendia, sendo feitas algumas adaptações para adequação aos padrões brasileiros e questões tributárias, suprindo necessidades da época.

Com os anos e evolução da empresa no Brasil, o sistema de gestão começou a apresentar falhas, suas adaptações passaram a gerar erros no sistema, em algumas atividades. Por trabalhar com grande volume de informações se viu a necessidade de um bom sistema de gerenciamento, alinhado com as características e necessidades locais. Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) possibilita uma gestão de acesso fácil, integrada e confiável. Além da integração entre diversas áreas da empresa, como: finanças, compras, vendas, tributário entre outros.

Entretanto, não é possível parar as atividades da empresa, visto que se trata de uma comercializadora de energia que realiza faturamentos mensais além de também prestar contas com o órgão regulador. Visto isso, levantou-se a necessidade de uma análise de risco para melhor entendimento das mudanças no sistema, como também os impactos que poderiam ocorrer no meio da implementação.

Neste trabalho serão abordados e identificados os fatores riscos envolvidos na implementação do ERP, através das ferramentas EAR, What-If e Análise SWOT, analisando os fatores de riscos, os índices de importância relativa do risco e suas probabilidades e impactos. Dessa forma, será possível traçar o melhor curso de ação, trazendo benefícios para a empresa como um todo.

1. IDENTIFICAÇÃO DOS FATORES DE RISCO

Para que seja elaborada a implementação de um projeto de ERP, algumas etapas são fundamentais. São elas:

• Planejamento: Define como será o início do projeto, quais pessoas serão envolvidas e o que deverá ser entregue no decorrer do projeto.
• Análise: Detalha os processos atuais para entender como a implantação deverá ser feita e quais as conexões necessárias entre o ERP e os processos.
• Realização: Configura o ERP para que ele atenda às especificações técnicas.
• Treinamento: Capacita os usuários do sistema de gestão empresarial.
• Go Live: Faz a troca efetiva do ERP, que pode ser em uma fase única ou várias fases.

Tendo isso em mente, serão utilizadas três ferramentas para análise dos riscos que envolvem a implementação.

1. FERRAMENTA EAR

A ferramenta EAR (Estrutura Analítica de Risco) tem como objetivo agrupar os riscos e organizá-los por categorias. Dentro de cada categoria existem níveis de risco detalhando as áreas envolvidas e impactos. Dessa forma, a EAR se torna um meio de hierarquizar o risco por categoria e nível.

Ele é interessante para análise de risco e também tomada de decisão estratégica, já que com a categorização das atividades e riscos envolvidos, além disso, conseguindo observar os seus impactos por área, se torna uma fonte de informação para análise de decisões. Dessa forma é possível se preparar para possíveis riscos ou supostas ameaças.

Sendo assim, essa ferramenta se torna muito importante quando se pensa na troca de um sistema ERP, já que existem muitos riscos a serem analisados. Principalmente porque a empresa não pode parar para essa mudança, precisa ocorrer paralelamente e o mais eficaz possível.

Para isso, na parte técnica, o sistema precisa conseguir “subir” as informações antigas com qualidade e rapidez, já que é importante não perder o histórico dos processos, necessita “rodar” arquivos “pesados” e planilhas de exportação para análise dos dados de forma rápida. Vale ressaltar que a equipe não tem familiaridade com a tecnologia, sendo assim, todas as ferramentas precisam ser de fácil compreensão e intuitivas. Isso leva a necessidade de um bom suporte e principalmente treinamento, para uma equipe antiga e de idade avançada precisa se acostumar com o novo sistema.

Em relação à parte tributária e de negócios, o sistema precisa estar preparado para as questões tributárias brasileiras e também as diversas unidades de medidas que são trabalhadas na comercialização de energia, entre outros.

Desse modo, segue estrutura analítica para melhor visibilidade dos riscos envolvidos.

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Figura 1: Fluxograma EAR - Fonte: Realizado pelos alunos

1. FERRAMENTA WHAT IF

        O What if serve inicialmente para identificar riscos, analisando de forma geral e qualitativa. A técnica pode ser aplicada em diferentes camadas, seja no processo, projeto ou pré-operacional. É necessária uma equipe preparada, conhecedora da planta empresarial, para avaliar todos os processos, subprocessos, entradas e saídas envolvidas e dessa forma, cada membro integrante aponta questões, “E se?” (“What if?”).

Esta ferramenta tem como objetivo aferir possíveis falhas e omissões em projetos, normas e procedimentos, além de avaliar o comportamento, a capacitação pessoal nos ambientes de trabalho para que, caso haja, proceder quanto ao tratamento de riscos.

É importante ressaltar que a mitigação e prevenção das causas e consequências, não é o forte da ferramenta. Não é necessário ir a fundo na pesquisa e identificação das causas e consequências, à casa questão levantada. O papel de mitigação e prevenção das causas e consequências são mais bem detalhadas por outras ferramentas adicionais.