Desafio Profissional GP

Desafio Profissional

1. Introdução

Este documento tem por objetivo apresentar conceitos relacionados às disciplinas Gestão de Processos e Qualidade, Gestão de Riscos, Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento Estratégico de Projetos – PMO, Maturidade e Portfólio e associá-los ao cenário proposto no enunciado deste trabalho a fim de apresentar a importância da Gestão de Projetos.

O trabalho foi dividido da seguinte forma: inicialmente são apresentados conceitos de Gestão de Projetos e descritos passos que são importantes para que um projeto possa ser executado com sucesso. Em seguida é apresentado o caso da empresa EPL com uma análise de Processo e Riscos e por fim é apresentada a conclusão e as referências bibliográficas.

2. Gestão de Projetos

Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de modo a garantir que seus objetivos sejam atingidos (PMI, 2008). É recomendado que o Gerente de projetos siga algumas práticas registradas no Guia PMBOK para aumentar as chances de sucesso do projeto. Este Guia define ainda elementos recorrentes no Gerenciamento de Projetos dividindo-os em Processos de Gerenciamento (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento) e Áreas de Conhecimento (integração, escopo, tempo, qualidade, custo, aquisição, recursos humanos, risco e comunicações).

No início do projeto o gerente deve reunir o máximo de informações possíveis a cerca do projeto que se espera realizar. Ele deve entender a organização na qual o projeto está inserido, compreender o Business Case do projeto, Identificar Requisitos e Riscos iniciais, criar Objetivos Mensuráveis e, baseado nessas informações, desenvolver o Termo de Abertura do Projeto. Ainda na fase de iniciação, o Gerente deverá identificar as partes interessadas e definir a estratégia de gerenciamento das partes interessadas.

Após a iniciação do projeto, o gerente deverá trabalhar no Planejamento do projeto. Neste processo, que tem como resultado o Plano de Gerenciamento do Projeto, o gerente deve coletar os Requisitos, criar a Declaração do Escopo e criar a EAP. Com isso, o gerente conseguirá verificar se tudo o que deve ser feito no projeto está sendo considerado. Ele então poderá listar as atividades, definir o sequenciamento delas, definir sua duração, estimativas de custos e necessidades de recursos. Com base nessas informações o gerente poderá então construir o Cronograma e determinar o Orçamento que servirão de base para acompanhamento da evolução do projeto. Ainda dentro do processo de planejamento, o gerente deverá definir o plano de riscos para o qual deverá identificar, analisar, priorizar e definir as respostas aos riscos do projeto. Ainda no trabalho de planejamento, o gerente deverá definir padrões, processos e métricas de qualidade, definir papéis e responsabilidades e planejar as comunicações do projeto. O Plano de Gerenciamento do Projeto deverá então ser aprovado pelo patrocinador do projeto e o Gerente poderá realizar então a reunião de partida do projeto.

Durante o projeto o gerente deverá atuar na coordenação das pessoas e dos recursos, integração e realização das atividades de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. A fim de monitorar e controlar o andamento do projeto, o gerente deverá observar a execução do projeto a fim de identificar desvios e, quando necessário, agir para corrigi-los.

Para encerrar formalmente um projeto o gerente deve confirmar se o trabalho realizado está em conformidade com os requisitos do projeto, encerrar os processos de aquisição, obter aceite formal do produto ou serviço, consolidar as informações de desempenho e lições aprendidas, entregar o produto ou serviço e por fim liberar os recursos do projeto. O encerramento do projeto pode se dar também em função do cancelamento do mesmo.

3. Análise de Riscos e Processos – EPL Eventos e Palestras Ltda.

3.1 Apresentação da Empresa

A empresa EPL - Eventos e Palestras Ltda é especializada em organizar eventos culturais. Entre seus serviços destaca-se a organização de seminários, em que palestrantes conhecidos internacionalmente vêm apresentar as novidades do mundo de Gestão de Projetos e Estratégia Empresarial.

Através de contatos com diversos consultores internacionais e universidades a EPL viabiliza a vinda de especialistas ao Brasil. Uma vez feito o contato, o Marketing elabora a estratégia de vendas e o departamento de Eventos entrega o projeto. O departamento de Finanças, por sua vez, cuida dos recebimentos e pagamentos a serem efetuados. Muitas das operações da EPL são terceirizadas, como por exemplo, a atividade de tradução simultânea.

3.2 Gestão dos Processos

Processo de Negócio pode ser definido como o conjunto de atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor através de procedimentos, em bens e serviços (saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes.

A análise da apresentação da Empresa EPL e das informações a cerca de suas atividades permite que sejam identificados alguns processos de negócio da empresa como, por exemplo, o Processo de Vendas, Processo de Organização de Eventos, Processo Financeiro e Processo de Tradução.

O Processo de Organização de Eventos é o processo responsável pela entrega do Serviço de Organização de Eventos ao cliente Final. Sendo assim, está diretamente ligado ao negócio principal da empresa sendo então classificado como um processo primário de natureza industrial de serviço. Este processo tem por objetivo a entrega do serviço de Organização de Evento propriamente dito que contemplará diversas entregas como locação do espaço, serviços de decoração, serviços de transporte, serviços de buffet e tantos quantos forem os serviços incluídos no evento em questão. Os clientes desse processo são externos à organização e, normalmente, são os contratantes do Evento. A entrada para o processo é o contrato detalhado firmado com o contratante e a saída é o serviço de execução do Evento contratado. O processo em questão possui alta complexidade envolvendo fornecedores externos e tendo como pontos fundamentais para seu sucesso a correta definição de metas, exceções e respectivos planos de contingência. Por se tratar de um processo do core business da empresa, qualquer problema relacionado aos resultados desse processo impactam diretamente o sucesso da empresa no mercado. Daí a importância em se documentar e evoluir constantemente

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