Video Conferencia

Produtividade e Sustentabilidade com o uso da vídeo conferência

SUMÁRIO

Conferências são persuasivas 1

Tipos de conferência 1

O aumento crescente do uso da conferência 3

O impacto nos negócios das soluções de conferência 3

Melhorando a Produtividade com o uso da conferência 4

Reduzindo custos 5

Sustentabilidade ambiental 6

Principais fatores para melhorar a Produtividade com o usao da video conferência conferência 6

Compreendendo os custos atuais de conferências e reuniões 7

Conclusão 8

Conferências são persuasivas

À medida que a cadeia de fornecimento global de mão-de-obra, bens e serviços fica mais nivelada e rápida, ela torna-se mais complexa, criando uma necessidade exponencial de comunicação e colaboração global entre fornecedores e fabricantes, departamentos de pesquisa e desenvolvimento, vendas, marketing, finanças e outros. Da mesma forma, governo, instituições de ensino e organizações orientadas ao serviço precisam aumentar sua agilidade e aperfeiçoar o uso de informações para atender os clientes e eleitores com mais eficiência. Organizações de todos os tipos e tamanhos estão reconhecendo a necessidade competitiva de simplificar o fluxo de conhecimento e experiência na empresa, ou seja, sua cadeia de conhecimento, independentemente do lugar em que esse conhecimento e essa experiência precisem ser aplicados. Na situação econômica atual, os maiores ganhos econômicos provavelmente irão para essas empresas, e seus principais parceiros, que conseguirem nivelar e acelerar suas cadeias de conhecimento.

Tipos de conferência

Conferência e colaboração são elementos essenciais para acelerar as cadeias de conhecimento e os processos de negócio. Há quatro tipos de tecnologias de conferência em tempo real implantados pela maioria das organizações , conforme mostrado abaixo. Um ambiente integrado que oferece uma opção perfeita desses modos de conferência aos usuários poderia ser chamado de ambiente de “ Conferência Unificada”.

 Sistema de mensagens instantâneas – a forma mais simples de conferência é o sistema de mensagens instantâneas baseado em texto entre duas ou mais pessoas. Ele é muito útil quando ocorrem tipos transacionais de comunicação; normalmente, ele é usado quando perguntas, respostas e/ou comentários rápidos são suficientes para atender às necessidades de todos os participantes. Quando diálogos mais longos são necessários entre um grande número de pessoas, um chat de grupo persistente fornece um ambiente de conferência estendido com vários participantes.

Figura 1. A sensação de conexidade aumenta à medida que são usados modos de conferência mais sofisticados.

 Audioconferência – uma experiência mais rica ocorre quando as pessoas participam de uma audioconferência. A audioconferência fornece mais significado e inflexão da voz ao diálogo, o que pode melhorar a compreensão e promover um resultado bem-sucedido. Uma grande vantagem da audioconferência é o fácil acesso, de praticamente qualquer lugar, através de redes de telefonia celular e a Rede Telefônica Pública Comutada, bem como pela Internet global usando VoIP.

 Webconferência – a webconferência permite o compartilhamento visual de documentos e aplicativos entre dois ou mais participantes e locais. Esse compartilhamento de informações em tempo real é um grande avanço em relação a uma audioconferência porque os participantes conseguem visualizar, contribuir e/ou documentar tópicos que estão sendo discutidos, aumentando a concentração e a memória de longo prazo.

 Videoconferência – o tipo mais sofisticado de conferência, da perspectiva do conteúdo, emprega uma combinação de videoconferência com audioconferência e webconferência. No mercado de negócios, as soluções de videoconferência são divididas em quatro camadas: 1) vídeo para desktop executado em PCs; 2) dispositivos de vídeo independentes no desktop executivo; 3) sistemas de sala de reunião com telas, câmeras e microfones sofisticados; para 4) soluções de telepresença avaliadas em meio milhão de dólares, que usam áudio/vídeo de alta definição (HD) para dar a sensação de um único espaço físico.

O uso de cada tipo ou combinação de conferência varia conforme a finalidade e as instalações. A audioconferência é a mais difundida, exigindo apenas um ponto de extremidade de voz; a mensagem instantânea e a webconferência de qualquer PC estão rapidamente ganhando popularidade e sendo cada vez mais usadas devido às vantagens de conveniência e custo. Muitas conferências começam com uma sessão de mensagem instantânea e são ampliadas para incluir outras formas mais sofisticadas de conferência, como áudio, Web e videoconferências.

Historicamente, esses quatro tipos de conferência eram silos de infraestrutura separados. Os usuários tinham que decidir antecipadamente o tipo de combinação que seria usado, as interfaces do usuário eram diferentes e confusas para cada tipo e, geralmente, exigiam IDs e senhas de acesso diferentes; além disso, era necessário um equipamento separado e, muitas vezes, especializado para videoconferência. Esse ambiente de “ silos” restringia o uso do formato mais apropriado e também adicionava um custo administrativo e de pessoal significativo. Existe uma grande necessidade em quase todas as empresas de eliminar os silos e, ao mesmo tempo, reduzir custos e melhorar resultados.

O aumento crescente do uso da conferência

Dados de mercado recentes indicam que áudio, vídeo e webconferências estão apresentando um enorme crescimento de uso total e frequência de uso. Por exemplo:

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