Matriz RACI

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Tabla de contenido

Introducción        2

1.        Plan de gestión de comunicación        3   

    1.1        Planificación de las comunicaciones        3

1.2        Distribución de información y/o documentación de un proyecto        4

1.3        Tipos de canales de información y/o documentación        4

2.        Matriz de comunicación        5

3. Conclusiones        7

4. Bibliografía        7

Introducción

La gestión de la comunicación significa determinar las necesidades de información de los interesados (Stakeholders) en el proyecto, es decir identificar y documentar la comunicación con los interesados sea lo más específico y eficaz. En la actualidad esta gestión no tiene una gran visión, sin embargo, a la hora de una gestión se debe conocer con quien me debo comunicar dentro de la organización y así evitar malas comunicaciones.

En el plan de comunicación del proyecto “CONSTRUCCION DE LA CANCHA SINTETICA DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA” se determinará y analizará necesidad del asunto de la gestión, quienes pueden responder a la operación, posibles tiempos de respuestas y por donde responder a la gestión en cual línea: correo, telefónica. Así mismo las actas de las reuniones.

1. Plan de gestión de comunicación

El siguiente plan ofrecerá como garantizar recibir, distribuir, recuperar y finalizar la información producida por cada una de las comunicaciones que surjan en el desarrollo de la cancha sintética del municipio de Villa Nueva.

El objetivo principal a la hora de planificar las comunicaciones en una obra es poder conseguir una correcta distribución de la información, de forma que todos los participantes tengan toda la información justa y necesaria, en tiempo y plazo para realizar una correcta ejecución de las tareas que tienen asignadas, como la vamos a ver a continuación:

1.       Planificación de las comunicaciones

La planificación de las comunicaciones en el proyecto tomará como referencia la matriz de gestión de comunicación como lo muestra la tabla 3. Dado que, establece las vías y orientaciones de comunicación entre los interesados del proyecto. Al igual se encuentra la frecuencia con la presenta este tipo de comunicaciones y el método que usa para su transmisión.

Los tipos de reuniones durante el proyecto serán:

Reuniones	Objetivo
Reunión de interesados	Reporte de inicio del proyecto
Reuniones extraordinarias	Resolver eventualidades
Revisiones técnicas	Revisión de documentos
Reunión de coordinación	Controlar el grado de avance del proyecto.
Reuniones formativas	Implementar la productividad de los colaboradores
Reuniones colaborativas	Tratar algún tipo de conflicto que se pueda presentar entre el equipo.

Tabla 1Tipo de reuniones

Así mismo las reuniones las cuales seguirán las siguientes pautas:

• Se debe empezar en horarios señalado, teniendo una tolerancia de 10 minutos,
• Se debe enviar la agenda de forma previa con los temas a tratar, así como la fecha, hora y lugar de la reunión a todos los interesados.
• Se deberán considerar y asignar los roles de moderados de la reunión y de asistente.
• Se debe emitir acta de reuniones   establecida en la tabla 3, la cual debe enviar por correo como máximo dos días hábiles realizada la reunión. El plazo de recibo de observaciones o comentarios es de 1 día hábil después de enviada el acta, si no se recibe ninguna observación en este plazo se dará por aprobada el acta.

1. Distribución de información y/o documentación de un proyecto

En el desarrollo del proyecto, la distribución de la información mantendrá las siguientes pautas:

• Se le hará entrega tanto al contratista como al equipo de proyecto de las especificaciones y planos del proyecto dependiendo de las fases que van.
• La forma de presentación de la información y demás disposiciones generales del tratamiento de las comunicación se podrían consultar mediante la matriz de gestión de comunicaciones. (tabla 2).
• Las solicitudes de cambio deberán obedecer al procedimiento establecido por la supervisora de la alcaldía de Villanueva.
• Se mantendrá un archivo físico foliado en las oficinas administrativas del proyecto todos los documentos generados.

1. Tipos de canales de información y/o documentación

Con la finalidad de lograr las metas y objetivos del proyecto, se establecen los canales o método de comunicación, que permitan brindar una estructura clara de comunicación para el desarrollo del proyecto, para ellos los siguientes canales de comunicación como se muestra en la tabla 2:

TIPO DE COMUNICACIÓN	CANAL
ORAL	1.      Comité: Este permite realizar las reuniones de carácter técnico, administrativo y financiero para solventar los problemas o supervisar el avance del proyecto.
2.      Telefonía Móvil: Es el canal que permite dar o consultar información necesaria del proyecto.
ESCRITA	3.      Correspondencia tradicional: la cual permite aprobar y sellar de manera oportunas los documentos requeridas para la ejecución del proyecto.
DIGITAL	4.      Correo electrónico: este canal se plantea para la información oportuna de los interesados del proyecto.
5.      Nubes digitales (drive): esta canal permitirá a los interesados interactuar en un documento de manera simultánea y en tiempo real.
6.      Chat móvil (whatsapp): permite realizar consultas o dar información de manera informal pero oportuna para el proyecto. Se plantea como canal alternativo para información o consultas (Urgentes).

Tabla 2. Canales de información. Fuente propia