O Sistema de Controle

Sistemas de controle

Sistemas de controle:

Conjuntos coordenados de regras, princípios e práticas que interagem de forma regular e previsível, buscando coletar informações essenciais ao processo de controle.

Os sistemas de controle podem ser definidos como conjuntos coordenados de regras, princípios e práticas que interagem de forma regular e previsível, buscando coletar informações essenciais ao processo de controle.

São sistemas formais, orientados por objetivos, que monitoram, avaliam e fornecem feedback acerca do desempenho organizacional.

Podem gerar e transmitir informações relativas a questões financeiras, contábeis, gerenciais, comerciais, operacionais, entre outras.

Desenho de sistemas de controle:

O desenho de um sistema de controle consiste na definição dos procedimentos e ferramentas para a coleta, processamento e apresentação de informações sobre o andamento das atividades organizacionais.

Para que sejam eficazes, esses sistemas devem apresentar as seguintes características (Figura a seguir).

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Precisão

Em primeiro lugar, um sistema de controle deve ser preciso.

A precisão diz respeito à confiabilidade das informações geradas pelos sistemas de controle.

Um sistema de controle preciso é aquele que gera informações válidas.

Para controlar o desempenho organizacional, o administrador precisa confiar nas informações geradas por seus sistemas.

Se elas forem imprecisas ou incorretas, o gerente corre o risco de tomar decisões inadequadas à resolução dos problemas encontrados.

Rapidez:

Outra característica importante é a rapidez do sistema de controle. Para ser eficaz, o sistema deve proporcionar informações com rapidez, que permitam a tomada de medidas corretivas a tempo de evitar maiores desvios no desempenho.

Se as informações não forem disponibilizadas oportunamente, terão muito pouco valor.

Economia:

Um sistema de controle eficaz precisa gerar benefícios que compensem custos envolvidos em seu desenvolvimento e manutenção. PRECISA SER ECONOMICAMENTE VIÁVEL.

Na maioria dos casos, o desenvolvimento e a implementação de tais sistemas são muito dispendiosos, mas sua manutenção não pode ser tão onerosa, sob o risco de inviabilizar o investimento.

Flexibilidade:

Os mecanismos de controle devem também ser capazes de se ajustar às mudanças ambientais que a cada dia se fazem mais presentes na realidade organizacional, ou seja, devem ser flexíveis.

A flexibilidade diz respeito à capacidade de adaptação dos sistemas de controle diante de novas condições, de forma a corrigir com eficácia os problemas que surgem ou a aproveitar novas oportunidades.

Inteligibilidade:

É outra característica essencial de um sistema de controle eficaz.

Refere-se à facilidade de compreensão que o sistema proporciona a seus usuários. Se o sistema de controle não pode ser compreendido, então não tem valor para a organização.

Sistemas incompreensíveis podem levar a erros e frustrações da parte de quem os opera.

O ideal é que os sistemas de controle sejam tão simples quanto possível, de forma a garantir seu aproveitamento máximo.

Aceitação:

Além de inteligível, um sistema de controle eficaz deve ser aceito pelos controlados.

Controle implica redução da liberdade individual e é natural que gere resistência.

Dessa forma, é importante que as pessoas entendam por que estão sendo controladas e qual a necessidade desse controle para o seu trabalho e para a organização.

Critérios múltiplos e razoáveis:

Os parâmetros de desempenho dos sistemas de controle eficazes devem ainda ser razoáveis e abranger uma multiplicidade de objetivos.

A razoabilidade dos critérios de avaliação significa que estes devem se basear em padrões alcançáveis, mas desafiadores. Assim, desafiam e motivam os membros organizacionais a buscar níveis de desempenho elevados.

Por outro lado, a adoção de critérios múltiplos amplia o foco de análise, possibilitando uma avaliação  mais apurada e precisa.

Dificilmente a organização poderá se basear em um único parâmetro para mensurar o seu desempenho.

A utilização de poucos parâmetros facilita a manipulação dos resultados, levando a uma avaliação não realística do desempenho.

Foco estratégico:

Uma das mais importantes características dos sistemas de controle eficaz é  seu foco estratégico.

Uma vez que é impossível controlar tudo o que ocorre na organização, cabe aos dirigentes definir quais são as atividades, as operações ou os processos estratégicos que serão controlados.

Devem ser priorizadas as atividades críticas para o desempenho e aquelas cujos desvios podem provocar problemas de difícil resolução.

Dessa maneira, a organização foca o controle no que realmente é importante para seu desempenho. Isso garante que a atenção dos administradores seja direcionada para os elementos mais significativos de dada operação ou atividade organizacional.

Ênfase na exceção:

Os sistemas de controle devem ser utilizados de maneira inteligente, focalizando sua atenção apenas nas exceções.

Um sistema que enfatiza as exceções garante que o administrador não perca tempo com informações desnecessárias e que receba apenas aquelas relativas a problemas ou desvios que necessitam de alguma ação gerencial.

Adoção de medidas corretivas:

Um sistema de controle eficaz deve sugerir a adoção de medidas corretivas, não se limitando a identificar os desvios observados.

Os sistemas não devem apenas apontar os desvios em relação aos parâmetros estabelecidos, mas também especificar soluções para os problemas.

As organizações dedicam muito dinheiro, tempo e esforço ao desenho e à manutenção de sistemas de controle, buscando aumentar a coordenação das ações de seus membros e identificar os problemas na medida em que surgem.

No entanto, é importante lembrar que, por mais racional que seja o desenho dos sistemas de controle, sua eficácia depende, principalmente, da forma como os gerentes fazem uso deles.