Conferência de Fatura

1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes e procedimentos na conferência das faturas de produtos e prestação de serviços aumentando a eficiência dos processos da empresa, garantindo resultados que condizem com a minimização dos custos e maximização dos lucros da organização.

2. AMPLITUDE

Esta norma aplica-se as áreas fiscal, suprimento, financeiro e todo e qualquer setor que detém necessidades e condições de acompanhar o solicitado do serviço.

3. CONCEITOS

A conferência de faturas é o processo de verificação de todo e qualquer produto e/ou serviço tendo como base as informações da nota fiscal e o produto e/ou a planilha de acompanhamento do serviço que está sendo prestado para abertura do processo de  pagamento.

Nota Fiscal é o documento  que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços); tem a necessidade maior de atender às exigências do Fisco, quanto ao trânsito das mercadorias e das operações realizadas entre adquirentes e fornecedores.

Fatura é o documento que comprova a venda a prazo. Numa mesma fatura podem ser incluídas várias notas fiscais. A duplicata tem esse nome por ser uma cópia  da fatura .a lei permite a emissão de várias duplicatas para uma mesma  fatura ( não é concebido, no entanto, a emissão de uma duplicata para várias faturas).

4. REQUISITOS DA NOTA FISCAL

• Denominação “Nota Fiscal”; 
• Número de ordem, série/ subsérie  e o número da via; 
• Natureza da operação (venda, devolução, remessa para demonstração); 
• Data de emissão; 
• Nome do titular (pessoa física, pessoa jurídica), endereço, inscrição estadual e CNPJ; 
• Nome do destinatário (adquirente de produtos e serviços, endereço, inscrição estadual e CNPJ); 
• Data de saída das mercadorias 
• Discriminação das mercadorias (quantidade, marca, tipo, modelo, espécie e discriminação possível de produtos); 
• Classificação fiscal dos produtos, no caso de produtos industrializados; 
• Base de cálculo do ICMS; 
• Nome do transportador endereço e placa do veículo; 
• Forma de acondicionamento dos produtos (quantidade espécie e peso, etc.); 
• Nome, endereço, inscrição estadual, CNPJ do impressor de notas, data, quantidade da impressão, números de ordem, com respectiva série/ subsérie, bem como número da autorização para impressão de documentos fiscais; 

5. DIRETRIZES

5.1. DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS

5.1.1 NOTA FISCAL DE PRODUTO

• Verificar solicitações feitas no sistema;
• Emitir pedidos para compra desses produtos quando verificada a necessidade e aprovação;
• Solicitar busca do material ou aguardar o material quando for frete a entregar na empresa;
• Quando da busca do material fazer prévia conferência no momento do recebimento da mercadoria, ainda no local da entrega;
• Quando receber o material no almoxarifado deve-se fazer conferência imediatamente, junto ao entregador;
• Lançar a pré-nota no almoxarifado, quando do recebimento da mercadoria;
• Protocolar a nota no almoxarifado para o setor de compras e entregar no mesmo dia de recebimento, devidamente carimbada e assinada;
• O setor de compras deve verificar se a nota fiscal e o pedido estão corretamente relacionados, (quantidade, data de vencimento) no caso de alguma alteração no pedido para devida adequação, deve ser feita nesse momento.
• A nota fiscal estando correta, a supervisão de suprimento assina a Nota e encaminha para o setor fiscal.
• Quando o valor da (s) nota (s) ultrapassar R$ 5.000,00 (cinco mil reais) o setor de compras deve encaminhar para a Superintendência efetuar a liberação e assinar a nota.
• O setor de compras deve encaminhar as notas fiscais ao setor fiscal juntamente com o pedido de compras.

5.1.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇO

• Protocolar a nota para o devido destinatário (setor que fará a verificação do serviço junto a Nota Fiscal);
• O setor responsável pelo serviço descrito na Nota Fiscal fará a devida verificação, anexará um relatório detalhado dos serviços executados.  Posteriormente se for o caso (setor de pessoal, por exemplo) fará o lançamento dos impostos recolhidos no sistema, dará um visto na Nota e a encaminhará ao setor de compras;
• Caso não haja pedido de compra, o setor de compras fará o pedido no sistema daquele serviço e encaminhará ao setor fiscal;

• O setor de compras deve verificar se a nota fiscal e o pedido estão corretamente relacionados, (quantidade, data de vencimento) no caso de alguma alteração no pedido para devida adequação, deve ser feita nesse momento.
• A nota fiscal estando correta, a supervisão de suprimento assina a Nota e encaminha para o setor fiscal.
• Quando o valor da (s) nota (s) ultrapassar R$ 5.000,00 (cinco mil reais) o setor de compras deve encaminhar para a Superintendência efetuar a liberação e assinar a nota.

• O setor de compras deve encaminhar as notas fiscais ao setor fiscal juntamente com o pedido de compras.

5.2. SETOR FISCAL / SETOR DE CONTROLE DE FATURAS

• Receber as notas fiscais protocoladas;
• Conferir Notas Fiscais com Pedidos de Compras;
• Verificar que tipo de operação refere-se a nota fiscal (por exemplo, remessa p/ conserto, devolução, remessa de embalagem, material de consumo, ativo fixo);
• Definir o tipo de entrada e saída do sistema;
• Verificar se há alguma irregularidade na nota fiscal, avaliando os requisitos citados no item 4 deste procedimento.
• Verificar as datas de vencimento para primeira triagem e priorização;
• Verificar quais impostos incide sobre a referida nota, avaliando se a mesma é de serviço ou de material;
• Separar a primeira via da nota para arquivo;
• Separar a segunda via, protocolar e encaminhar para o setor financeiro, devidamente carimbada e assinada;
• Quando o pagamento for efetuado em mais de uma parcela tirar cópias (quantas vias forem necessárias) para entregar ao financeiro uma via com cada boleto ou recibo emitido.

Nota: As notas serão pagas, somente se constar as assinaturas do almoxarifado e setor fiscal.

5.2.1 NOTA FISCAL DE PRODUTOS

• Se a nota fiscal estiver de acordo com o pedido de compras, fazer lançamentos no sistema e enviar para o setor de contas a pagar;
• Se a nota fiscal não estiver de acordo com o pedido de compras, emitir nota de débito ao setor de compras que deverá encaminhar ao fornecedor;
• Verificar se atualiza estoque e em caso positivo efetuar atualização;

5.2.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS

• Deve-se conferir com o pedido e/ou o contrato de prestação referente;
• Se a nota fiscal estiver de acordo ao pedido de compras fazer lançamentos no sistema e enviar para o setor de contas a pagar;
• Se a nota fiscal não estiver de acordo ao pedido de compra emitir nota de débito ao setor de compras que deverá encaminhar ao fornecedor;

Nota: Todo pagamento deve estar suportado por contrato ou nota fiscal.

5.2.3 CONHECIMENTO DE FRETES SOBRE A VENDA

• Deve-se conferir o conhecimento com a fatura e a tabela de frete por cidade do fornecedor;
• Conferir com o peso emitido na nota fiscal de saída;

5.2. SETOR FINANCEIRO

• Receber as notas fiscais protocoladas do setor fiscal
• Verificar se há alguma irregularidade na nota fiscal, avaliando os requisitos citados no item 4 deste procedimento.
• Verificar as datas de vencimento para primeira triagem e priorização;
• Separa as notas por data de vencimento;
• Efetua o pagamento das notas;
• Arquiva segunda via e/ou cópias das notas fiscais no setor junto ao boleto, ou recibo pago.

Nota: Proceder conforme procedimento de contas a pagar do departamento financeiro.

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