Valeu, Falou

LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO

1. INTRODUÇÃO

Este Anexo é uma orientação para o efetivo do COMGEP realizar o Levantamento da Situação Atual.

2.                        CONCEITOS

Para efeito desse documento e compreensão do processo a ser implantado para o Levantamento da Situação Atual, faz-se necessário o entendimento dos seguintes termos:

2.1 FORTALEZAS

São os pontos fortes ou vantagens que existem dentro da Organização em seu ambiente interno.

Exemplos: “alta qualidade profissional de seus membros”.

“recursos humanos e materiais adequadamente ajustados às necessidades.”

2.2 DEBILIDADES

São os pontos fracos ou desvantagens que existem dentro da Organização em seu ambiente interno.

Exemplos: “recursos orçamentários aprovados atendem 30% do plano de obras para o ano de 2010.”

”Não possui, em seu efetivo, profissionais qualificados na área jurídica”.

2.3 OPORTUNIDADES

São combinações de circunstâncias favoráveis ou vantajosas no âmbito externo que proporcionam à Organização a ocasião de explorar novas direções.

Exemplo: “MBA Gestão Hospitalar na FGV”.

“Convênio com a ATECH possibilita usar o potencial de TI da empresa.”

2.4 AMEAÇAS

São situações no âmbito externo que podem colocar em perigo a viabilidade ou o êxito da Organização.

Exemplo: “contingenciamento dos recursos orçamentários destinados à saúde.”

 “número de Clínico Geral transferido para o HCA não complementa a dotação necessária para atender à demanda instalada.”

2.5 ANÁLISE DA SITUAÇÃO

É a análise do ambiente da Organização.

Compreende uma auto-avaliação do seu ambiente interno e externo.

3.         O PROCESSO

O processo a ser implantado, para realizar o Levantamento da Situação, é uma ferramenta participativa que envolve todos os membros do COMGEP.

A aplicação do processo permite assegurar os seguintes fatos:

• Evidencia problemas e ameaças que a médio e longo prazos podem ter grande repercussão;
• Ajuda a identificar as novas oportunidades;
• Expõe as vontades estratégicas da direção e as concretiza em termos operativos, através do processo de ajuste entre as vontades, os impactos do ambiente externo e as fortalezas ou debilidades próprias;
• Esclarece o processo de designação de recursos e propõe soluções para os problemas identificados;

• Facilita a integração;
• Orienta a gestão         na busca de objetivos, metas, programas e soluções;
• Facilita os processos de coordenação, controle e esclarece o sistema de informação;
• Contribui para implantar um controle de gestão baseado em realidades possíveis; e
• Impulsiona a identificação de situações que auxiliam as decisões acerca do futuro, facilitando o consenso e a definição comum.

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4.                        METODOLOGIA DE TRABALHO

O processo deverá ser realizado em três fases:

• Primeira fase: Reunião Preparatória.
• Segunda fase: Execução do Processo.
• Terceira fase: Sistematização.

4.1 PRIMEIRA FASE - REUNIÃO PREPARATÓRIA

1. PARTICIPANTES

Todo efetivo da Organização.

4.1.2 OBJETIVO

Orientar como deve ser realizado o Levantamento da Situação da Organização.

1. DESENVOLVIMENTO

Nessa fase faz-se necessário que os responsáveis pela orientação de como realizar o Levantamento da Situação conheça bem o processo e esteja capacitado para esclarecer os pontos duvidosos.

Caso seja necessário, o Cmt do COMGEP fará uma reunião com os representantes das OM que desejarem, para esclarecer e orientar, pessoalmente, aqueles designados para realizar o Levantamento em suas OM.

4.2                SEGUNDA FASE – EXECUÇÃO DO PROCESSO.

Data de início:                após 04 de maio de 2010.

Data de término: até a data determinada a cada Organização para elaboração da apresentação ao Cmt do COMGEP. (ANEXO B)

Na data de início, cada Organização, deverá reunir, nas suas sedes, o seu efetivo, para  tomar conhecimento das tarefas a serem executadas e clarificarem dúvidas, se for o caso.

Nessa fase, será muito importante para o desenvolvimento do processo que todo o efetivo do Comando do COMGEP (EMGEP, GABINETE, SARA) das Diretorias e OM subordinadas, do CENDOC e do IPA estejam esclarecidos a respeito do processo para que cada componente do efetivo das OM contribua com suas idéias e conhecimentos na identificação das Debilidades, Ameaças, Fortalezas e Oportunidades.

Faz-se necessário que em cada Organização se crie um Grupo de Sistematização para realizar o Levantamento da Situação que é um processo de auto-análise e de auto-avaliação, onde serão levadas em consideração as influências que o ambiente externo e interno exerce de forma direta ou indireta sobre a Organização.

Cabe ressaltar que, enquanto as circunstâncias internas são próprias da Organização, as externas, normalmente, não estão sob o seu controle.

Debilidades, ameaças, fortalezas e oportunidades serão identificadas através de um diagnóstico explícito da situação, realizado pelo efetivo que, em entrevistas ou reuniões programadas para esse fim, evidenciam os pontos fortes, fracos e os riscos a que está sujeita a Organização.

Cabe ao grupo criado para sistematizar o procedimento, junto com o efetivo, identificar e listar as debilidades, as ameaças, as fortalezas e as oportunidades próprias da Organização sob análise.

Pode parecer inicialmente uma tarefa difícil, porém torna-se fácil quando se recorre às ferramentas de análises utilizadas no processo de planejamento estratégico.

Em nosso caso, iremos utilizar a matriz de análise DAFO (Debilidades, Ameaças, Fortalezas e Oportunidades) para realizarmos a auto-avaliação.

Essa análise deve ser feita utilizando-se dados demonstráveis, fatos, e não opiniões ou informações sem fundamentos. Dessa maneira, se facilita o trabalho e se realiza uma análise objetiva, realista e completa.