A Atividade Financeira

Como elaborar controles financeiros

Empresas devem organizar as informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões

De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine a seguinte situação: para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

- Qual é o valor total a receber dos clientes?

- Qual é o valor a receber nos meses seguintes?

- Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?

Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.

Controle diário de caixa

Registre todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.

As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário demitir os responsáveis.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

- Controlar os valores depositados em bancos;

- Fazer pagamentos em dinheiro;

- Controlar e analisar as despesas pagas;

- Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.

Controle bancário

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone etc.).

Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).

Controle diário de vendas

Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências

diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.

Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

- Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;

- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;

- Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);