Atps Negociação

Negociação - um jogo de táticas ou uma guerra de estratégias?

Para muitos negociar é sinônimo de guerrear, batalhar, lutar, ganhar ou perder. E com esse espírito planejam estratégias e armam-se de táticas que visam derrotar, vencer , sobrepujar. Quem negocia, sejam produtos, serviços, idéias, - comprando ou vendendo - dispõe de elenco de estratégias e táticas que, se usadas indiscriminadamente, sem a necessária adequação ao objeto da negociação, aos estilos e à flexibilidade dos negociadores, ao invés de se constituirem numa preciosa ferramenta, transformam-se num bumeranque manejado por mãos inexperientes.

Durante muitos anos ensinou-se aos vendedores a tática do ponto-fraco, que consistia em procurar um ponto fraco do cliente e atacá-lo através dele. Muitas vendas e contratos foram fechados utilizando-se deste método, mas e depois, o que acontecia. Pessoas que se sentiam vítimas deste tipo de negociação acabavam por cancelar o negócio.

Ao que se disse de vendas também podemos afirmar sobre compradores, que acabam fazendo compras mal feitas em decorrência de táticas mal empregadas.

E as negociações gerenciais? Quantas horas, dias, semanas são consumidas na preparação de projetos, muitas vezes altamente complexos e que envolvem custos elevados, que não são aceitos ou implementados porque, durante o processo de negociação, alguém deixou de usar a estratégia ou aplicar a tática mais adequada ao estilo ou flexibilidade do outro negociador.

Só o conhecimento das técnicas de negociação, aliado ao desenvolvimento das habiliades interpessoais necessárias ao processo de negociar, pode oferecer ao negociador, seja ele vendedor, comprador, gerente ou diretor, as condições adequadas para uma escolha, com maior probabilidade de acerto, das estratégias ou táticas à utilizar.

Etapas no processo de negociação

Para efeitos de orientação vamos colocar o processo de negociação em 7 etapas apresentadas abaixo:

• Preparação para a negociação

o Estabelecer as expectativas positivas.

o Presumir a necessidade.

o Planejar comportamentos à evitar ou incentivar (os meus e do outro).

o Fixar objetivos mínimos e máximos.]

o Planejar concessões .

o Identificar conflitos potenciais e superação de impasses.

• Abertura

o Criar um clima de receptividade entre os negociadores.

o Colocar as pessoas prontas para ouvir.

o Descontrair o ambiente, quebrar o gelo.

o Definir o propósito.

• Exploração

o Descobrir fatores motivacionais e necessidades do outro.

o Descobrir o problema do outro.

o Estabelecer pontos comuns, evitando ênfase nas diferenças.

• Apresentação

o Enunciar suas expectativas, relacionando isso às necessidades mútuas e mostrando soluções e benefícios decorrentes.

o Criar valor para o outro, maximizando a relação Benefício/Custo.

• Clarificação

o Identificar dúvidas reais e superação de resistências.

o Descobrir dúvidas potenciais.

o Lembrar que objeções representam interesse.

o Preparar-se para responder objeções com dados e informações, não com opiniões.

• Ação final

o Buscar um acordo ou decisão.

o Salientar a reversibilidade do processo (se for possível).

o Identificar sinais de aceitação.

o Solicitar a decisão.

o Propor data para início / teste.

• Controle e avaliação.

o Controlar o que foi acertado.

o Implantar o combinado.

o Comparar o previsto x realizado.

o Anotar informações para a proxima negociação.

Quem é o seu oponente

Voce já percebeu que um aspecto fundamental para um processo de negociação consiste na identificação do seu oponente: que tipo de pessoa ele é? quais seus habitos de comportamento? como isso se reflete em seu estilo de negociar?

Em geral podemos agrupar os negociadores quanto a dois critérios: a atitude e o ritmo.

• Quanto a atitude:

o introvertidos - voltados para dentro de si e concentrados na tarefa.

o extrovertidos - voltados para o relacionamento, realizações e metas.

• Quanto ao ritmo:

o vagarosos - lentos, indiretos e ponderados.

o dinamicos - diretos, ágeis e ousados.

Com base na combinação destes quatros elementos, podemos identificar 4 estilos básicos de personalidade e comportamento que correspondem a outros tantos estilos de negociar.

Os quatro tipos básicos, segundo o ritmo e atitude são:

• Sociáveis - dinâmicos e extrovertidos, são criativos, espontâneos, entusiastas e amantes do risco.

• Afáveis - vagarosos e extrovertidos, são prestativos, complacentes, refletidos e preocupados com os outros.

• Diretivos - dinâmicos e introvertidos, são resolutos, controladores, empreendedores e voltados para os resultados.

• Metódicos - vagarosose introvertidos, são lentos, detalhistas, perfeccionistas e desconfiados.

Como agir com cada um dos estilos:

• Com os sociáveis - seja criativo e entusiasta, mostre que a solução que voce lhe oferece contribui para melhorar a sua imagem e prestígio.

• Com os afáveis - seja caloroso e sensível, apresente sua solução como a melhor para ele e sua equipe e que contribue para melhorar o relacionamento entre pessoas e setores.

• Com os diretivos - seja convincente e objetivo, proponha soluções eficientes do ponto de vista de sua meta de controle e comando, dê opções de escolha.

• Com os metódicos - seja planejador e perfeccionista, prepare-se para responder minusiosamente a perguntas sobre detalhes de sua solução, inclusive do acompanhamento posterior, use números e planilhas.

Regras importantes

Estas regras valem para todas as etapas da negociação, não apenas para o planejamento.

• Interaja com os outros como gostaria que agissem com você.

• Negocie com o oponente não como gostaria que negociassem com você, mas como ele gosta de negociar. Para praticar esta regra, identifique o estilo de personalidade e comportamento do oponente. Incorpore os traços básicos desse estilo ao seu próprio estilo de negociação.

Negociação: Ataque x Defesa

Em toda negociação queremos descobrir quais os meios mais rápidos para chegar ao resultado desejado, pensamos em como deixar o outro sem saida ou impossibilitado de dizer um "não". Enfim, valemo-nos de macetes, truques e artimanhas, sempre disposto a ATACAR.

Mas, parece que nos esquecemos que os outros também pensam assim, ou seja, eles fazem conosco o que gostaríamos de fazer com eles. Para evitar situações embaraçosas e constrangedoras, vamos ver alguns tipos de defesa diante das táticas empreagadas pelos outros.

Táticas O outro ataca Você defende

TEMPO Prolonga o tempo. Seja paciente.

Precipita o desfecho. Tenha uma solução surpresa

Adia. Estabeleça uma data.

INFORMAÇÃO Usa informações privilegiadas Use informações técnicas

Simula opções (que acontecerá se..) Mostre que pensou nisto também.

Apresenta alternativas Aceite a melhor, mas acrescente algo.

PODER Usa autoridade total. Apresente poucas opções.

Exime-se da autoridade. Tente contato com quem tem autoridade.

Conceder para levar vantagem

Quase todas as negociações contém em si mesmas elementos causadores de impasses que se interpõem no processo gerando obstáculos nem sempre fáceis de se transpor.

O que fazer diante de um impasse? Endurecer posições, encastelando-se nos seus argumentos ou procurar espaço para dar prosseguimento na negociação e acima de tudo em deixar saidas honrosas para seus oponentes. Cada negociador quer obter maiores concessões da outra parte. É importante ressaltar que no processo de negociação, o item concessões, constitui-se numa das mias eficazes táticas para a obtenção de resultados satisfatórios.

Toda concessão, para ser deviodamente valorizada, deve ser conquistada. Em outras palavras, não conceda nada sem que a outra parte tenha lutado por isso, não entregue seus trunfos a troco de nada. Faça ver ao outro begociador que ele obteve o que desejava, porque se esforçou, mesmo que, de nossa parte, já soubessemos que isto já estava em nossos planos, já estavamos preparados para conceder.

Ao longo de uma negociação bem preparada, devem ficar muito claros para os nossos oponentes os pontos em que não é possível fazer concessões. Algumas vezes, temos até que ser enfaticos em alguns "nãos" para que a outra parte acredite neles Nestes momentos tenha no bolso uma ou duas concessões capazes de amenizar as negativas e fazer o outro ver que obteve algumas vantagens com as quais elel não contava.

Negociar é também fazer concessões, mas sempre planejadas préviamente e examinadas as respectivas repercussões em relação aos objetivos que se pretende atingir.

Negociação e Flexibilidade

Uma das mais importantes dimensões do negociador é a flexibilidade, sua capacidade de interagir com diferentes estilos, a habilidade de mudar a tática ou a estratégia desenvolvida são determinantes para o sucesso da negociação. Por outro lado a rigidez é capaz de condenar ao malogro os melhores esforços dos negociadores.

A flexibilidade pode ser desenvolvida, não importa qual seja o estilo do negociador, por meio de treinamento ou autodisciplina, qualquer um pode melhorar seu grau de flexibilidade.

Examine de maneira critica o seu comportamento frente as propostas de outras pessoas e pense de que forma você poderá agir para tornar-se mais flexível como negociador:

• Disposição para mudanças - de que forma você encara novidades, como uma ameaça ou como uma oportunidade de crescimento e desenvolvimento.

• Sujeição aos hábitos - fazer as coisas de forma diferente, tomar outros caminhos, voce considera como um perigo ou como um estimúlo ao progresso e a criatividade.

• O uso do poder e da hierárquia do cargo - em que se baseiam as suas decisões; no poder formal que o seu cargo lhe dá, ou no poder de sua competência, de sua capacidade, de sua habilidade como profissional ou administrador.

• Capacidade de conviver com as diferenças - o que lhe parece mais produtivo: mudar as pessoas, disciplinando-as para que elas sejam o que você quer que sejam, ou tentar conviver com elas sem doutrina-las e sem lhes impor regras e valores.

• Saber dizer "sim" e dizer "não" - se sempre dizer não é sinal de inflexibilidade, sempre dizer sim, também o é. O momento e a menira como são ditos um e outro é que determinam seu maior ou menos grau de flexibilidade.

O que não fazer

Estamos em tempo de negociação, aliás, sempre estivemos em tempo de negociação. Negociação é como comunicação, algo que fizemos, fazemos e faremos milhares de vezes, e talvez por isso não nos apercebemos de todas as dificuldades envolvidas.

Então é preciso refletir como as negociações tem ocorrido para nós, quais os acertos, erros e principalmente seus resultados. Para facilitar esta reflexão vamos apresentar abaixo uma série de dificuldades e equivocos cometidos por negociadores, são eles:

• Negociar como se estivesse negociando com o próprio espelho, ou seja, dificuldade de de ver a situação com os olhos do outro negociador.

• Acreditar que se está sempre na pior situação, seja em termos de poder, informação ou tempo. Não procurar testar estas premissas, de forma a fazer com que haja congruência entre a crença e a realidade.

• Fal ta de consciência do possível manifestada através do estabelecimento de objetivos estratosféricos ou muito aquém dos efetivamente alcançáveis; riscos assumidos (risco total ou segurança absoluta).

• Não dispor de procedimentos para tratar com a tensão e com o stress, elementos sempre presentes em qualquer negociação, sobretudo àquelas de maior vulto.

• Confundir a pessoa do outro negociador com suas posições ou idéias.

• Deixar-se envolver por técnicas sujas (aquelas com a intenção de ferir fisica ou psicologicamente o outro negociador). Estas táticas devem ser identificadas e combatidas.

• Planejar e efetuar uma negociação sem conseguir identificar os objetivos mínimos (necessários) do outro negociador.

• Não efetuar a simulação das negociações, sobretudo aquelas com maior vulto.

• Utilizar de forma inadequada os recursos disponíveis.

• Não identificar quais são os interesses comuns e quais os conflitantes.

• Descuidar-se de formular alternativas de ganho comum.

• Não verificar os possíveis temores do outro negociador.

• Não identificar as intenções do outro.

• Não atentar para o estilo e os interesses do outro.

• Desconhecer os sinais verbais e não verbais ou processá-los de forma inadequada.

• Não levar em conta o tempo de aceitação do outro.

• Descuidar-se do clima da negociação.

• Formular inadequadamente seus objetivos máximos (desejáveis) e mínimos (necessário).

• Não diagnosticar corretamente as causas dos impasses e fazer concessões inadequadas.

• Repetir constantemente as mesmas táticas.

• Fazer a apresentação de proposta sem antes ter percorrido uma adequada fase e exploração.

• Não prever saídas estratégicas para possíveis imprevístos.

Perguntas que voce deve saber responder

Antes de se iniciar uma negociação faça a você mesmo as seguintes perguntas:

• Que informações devo obter sobre a empresa do oponente e como consegui-las?

• Quais as necessidades do oponente e quais as minhas necessidades?

• Que produtos e serviços espero oferecer como soluções para uma negociação ganha-ganha?

• Qual será a minha primeira proposta? Onde começar?

• Que perguntas farei para identificar as necessidades do cliente e obter informações para apresentar soluções adequadas?

• Quais são os meus objetivos tangíveis e intangíveis do oponente? Qual é o seu possível limite?

• Que tipo de concessões poderei fazer e quais pedirei em troca?

• Quais os benefícios de minha solução para o oponente como pessoa e para a sua empresa?

• Qual a reputação e estilo de comportamento do oponente? E de sua empresa?