Coleta de informações

07 – Instrumentos de Levantamento de Informações

7.1 – Introdução

Temos normalmente quatro instrumentos de levantamento que possibilitam o cumprimento de uma boa análise organizacional. São eles: a entrevista, o questionário, a observação pessoal (ou direta) e pesquisa de documentação existente (ou revisão de literatura). Todos podem ser utilizados em um mesmo estudo, ou, então, podem ser aplicados a entrevista e o questionário, ou os dois separadamente, mais a observação pessoal etc. Contudo, não se poderá utilizar apenas a observação pessoal como instrumento único de tomada de informações, qualquer que seja o estudo desenvolvido.

O levantamento nos fornecerá toda a realidade do que acontece ao processo em estudo. Um levantamento feito sem técnica metodologicamente válida pode comprometer todo o trabalho.

Vale destacar alguns comportamentos que a equipe que irá fazer o levantamento deve observar, seja qual for a técnica a ser utilizada.

- preocupar-se unicamente em conhecer a realidade dos fatos;

- não fazer juízo ou sugestões sobre os fatos que se apresentarem, classificando-os como certos ou errados; esse não é o momento adequado; e

- estar atento, apurando as habilidades de escutar e observar, para tudo que acontece quando do levantamento.

7.2 – Tipos de instrumentos

7.2.1 - Entrevista: é uma técnica de conversação executada de forma planejada, sistemática e documentada.

A entrevista é utilizada quando se quer obter informações que requeiram reflexões em conjunto com os entrevistados; quando a amplitude do processo que está em estudo não contempla muitas áreas a serem levantadas e quando se quer obter informações que estão “armazenadas” na memória dos entrevistados, em razão de suas experiências.

Vantagens:

- permite o contato direto com quem é responsável pelo processo, seus subordinados, seus superiores e com o ambiente no qual tramita o processo em estudo;

- oferece a oportunidade de estabelecer contato direto com a cultura da organização e de seus membros, sentindo e percebendo as restrições, medos e reações de cada um e coletivamente;

- possibilita alterar a forma, o curso, a seqüência das perguntas, em decorrência do desenvolvimento e direção que a entrevista toma;

- permite incluir perguntas não previstas no roteiro, eliminar outras que foram previstas, mas que durante a entrevista mostraram-se irrelevantes e complementar outras para melhor entendimento do problema;

- oferece a oportunidade de motivar os responsáveis pelo processo em estudo participar e contribuir para que possa ser melhorado.

Desvantagens:

- consume mais tempo e recursos (principalmente humanos), tanto na fase de preparação e realização da entrevista, como na fase de tabulação e analise dos dados coletados;

- abrange um universo menor do que as outras técnicas. Enquanto a entrevista permite verificar uma área de cada vez, o questionário permite levantar informações de varias áreas, simultaneamente;

- podem ocorrer avaliações subjetivas, porque durante a entrevista são expressas varias opiniões por parte dos entrevistados que não estão fundamentadas em princípios metodológicos e

- impossibilita fazer anotações de tudo o que se falou ou observou.

7.1.2 - Questionário

Consiste em uma série de questões ou perguntas formuladas previamente, podendo ser utilizado com ou sem presença de pessoas envolvidas no processo, quando há necessidade de obter respostas quantitativas; quando é preciso obter informações de diferentes pontos geográficos e quando é necessária uma análise estatística.

Vantagens:

- o custo na fase de aplicação ou execução, é menor em relação às outras técnicas de levantamento;

- não é necessária a presença dos analistas quando da execução, ou aplicação;

- os resultados ficam prontos rapidamente, em razão da tabulação dos dados, que podem ser processada por computadores;

- alcança-se um universo maior de pessoas e áreas envolvidas com o processo;

- possibilita-se o tratamento estatístico das informações.

Desvantagens

- as perguntas podem ser interpretadas de forma diferente pelas pessoas que aas respondem, gerando respostas distorcidas que podem prejudicar o objetivo do trabalho;

- a fase de planejamento e elaboração é mais complexa, exigindo maior tempo da equipe de analistas;

- os custos de confecção são mais elevados;

- no caso de dúvidas ou de mais detalhes, ele deixa a desejar;

- a quantidade de pessoas que respondem ao questionário pode ser menor que a necessária, prejudicando o trabalho de análise.

7.1.3 – Observação pessoal (ou direta)

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