Como Organizar E Gerir O Secretariado

Como organizar e gerir o secretariado

A função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamento

eficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.

O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terão

de cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverão

ser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista com

um trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valor

acrescentado como o atendimento telefônico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. A

secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece

profundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, o

tempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais:

organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenham

grandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento à

gestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e de

línguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagem

estereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente às

ordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela sua

competência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão:

Tarefas rotineiras

A secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da sua

confiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seu

superior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentes

ou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é a

principal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:

• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe

• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas

• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados

• Separar, planear e organizar o trabalho do dia

• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes

• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, envio

de cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos

• Pôr em dia o trabalho atrasado À medida que estas tarefas vão sendo feitas aparecerão decerto assuntos inesperados pelo

que a secretária deve estar preparada para ser interrompida frequentemente ao longo do dia.

Esse é o principal requisito de uma assistente eficaz: saber dar resposta aos assuntos de rotina

e, em simultâneo, despachar com celeridade e competência os imprevistos.

Secretária-recepcionista

Algumas empresas, nomeadamente as mais pequenas, não precisam de ter uma recepcionista

e uma secretária. É cada vez mais frequente a acumulação das duas funções. Uma secretáriarecepcionista é uma função mais importante do que se possa pensar pois ela será a primeira e

a última imagem que um visitante terá da empresa. Eis alguns cuidados a ter em conta:

• Atendimento ao visitante. Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe

rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe

pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.

• Limpeza das salas. Pertence à secretária-recepcionista a tarefa de zelar para que a

sala de espera está limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes.

E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.

• Segurança. Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os

embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-recepcionista é

a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.

• Agenda de contactos. Além de possuir listas de extensões internas devidamente

actualizadas, com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras

listagens de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.

Apoio administrativo

Como já foi referido as secretárias são hoje vistas como verdadeiras «sombras» dos seus

directores. Isso exige da parte delas alguma humildade e discrição no desempenho das suas

funções. Se é cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentado

também é inevitável que desempenhem tarefas menos «nobres» e mais rotineiras às quais

devem