Tecnicas De Secretariado

1 INTRODUÇÃO

Este relatório tem por objetivo descrever as atividades desenvolvidas durante o Estágio Curricular Supervisionado do Curso Técnico de Secretariado do Instituto Federal Farroupilha – Campus Julio de Castilhos - IFF, realizada na Secretária da Agricultura do Município de Tupanciretã –RS.

Tendo como meta ,maior entendimento do que foi realizado ,observando e até mesmo sentindo,durante esse período ,visto que o emocional e a prática são partes integrantes e importantes de um verdadeiro profissional de secretariado .Portanto busca-se o desenvolvimento das habilidades práticas ,através dos conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula durante o curso.

2 HISTÓRICO DO MUNICÍPIO

O município de Tupanciretã foi emancipado em 21 de dezembro de 1928, pelo Decreto Estadaual nº 4.201, pelo presidente do Estado do Rio Grande do Sul, o senhor Getúlio Vargas. Desmembrou-se dos municípios de cruz alta e Júlio de Castilhos, pertence à microrregião centro ocidental rio-grandense. É originário das reduções jesuítica.Tupanciretã era povoado pelos índios charruas e minuanos e, posteriormente, por elementos de origem polonesa. Com a fundação das missões, foi estabelecido que os índios ficassem numa fazenda, na coxilha grande, imediações das nascentes dos rios caneleira e Ijuí, que ficou pertencendo à redução de São João. Com a retirada dos jesuítas, os índios venderam a fazenda e se retiraram, deixando muita terra em mãos de grandes fazendeiros, que mais tarde emanciparam o município.

Após a emancipação, o município passou a ter perfil econômico muito satisfatório com grandes “estâncias”. Mas, com o passar do tempo, com a atividade pecuária sofrendo problemas devido a fatores econômicos, com a baixa do preço dos bovinos e também a substituição do produto ”carne” por outros derivados aves e outros, estas ”estâncias" foram vendidas para agricultores que impuseram ao município grandes áreas de terra, com as plantações de soja, e as demais fazendas para agricultores sem terra que cobiçavam terras improdutivas.

Hoje em dia, o município passou a ser um dos maiores produtores de soja do estado, com as grandes e médias granjas. De outro lado, temos um grande número de agricultores familiares responsáveis pela diversificação, plantando soja, milho, feijão, mandioca, arroz, dentre outros produtos agrícolas e que, também, vem, ao longo dos anos, intensificando a atividade leiteira, a psicultura, a suinocultura e outros produtos que servem tanto para a subsistência familiar bem como para a comercialização.

Já na área urbana, o que mais predomina no município é seu comércio as atividades principais são: o varejo com vendas de produtos alimentícios, vestuário, eletrodomésticos, combustíveis, materiais de construção, produtos agropecuários e de uso veterinário; farmácias/drogarias e outros de menor expressão, instituições financeiras, empresas de comercialização de grãos e empresas de serviços.

3 TÉCNICAS EM SECRETARIADO

3.1 O (A) SECRETÁRIA (A) NA EMPRESA

Assessorar outro profissional é uma atribuição do secretário profissional. O secretario cria para seu chefe uma infra estrutura de apoio.Um,secretario eficiente deverá ser idôneo,ter capacidadede discernimento,ter iniciativa. Decisão,espírito de organização e igualdade,além de conhecimentos técnicos,que lhe permitirão exercer a função de secretario. No trabalho de secretário uma qualidade fundamental é a habilidade para o relacionamento humano. O dinamismo também é muito importante nesta função. Ser dinâmico eter iniciativa,rapidez de raciocínio e inteligência,significam a capacidade de trabalho.Conhecer os objetivos profissionais de seu chefe e o que ele espera de seu assistente é de real importância para um secretário consiste de seus deveres.

Ao ingressar numa empresa,vale pena funcionário analisar a descrição de seu cargo,Isto é oque se espera dele.Estar sempre atento e não fugir das responsabilidades ,devem ser suas diretrizes.

3.1.2 ATENDIMENTO TELEFÔNICO

Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:

• Atenda rapidamente às ligações;

• Planeje cada chamada;

• Tenha sempre lápis e papel na mão;

• Fale claro e pausadamente;

• Fale com o fone próximo à boca;

• Repita o nome da pessoa;

• Evite expressões afetivas;

• Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;

• Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;

• Use palavras como "bom dia", "por favor", "às ordens"..., elas soam positivamente edeixam o interlocutor mais à vontade.

3.1.3 ARMAZENAMENTO DE DADOS.

Arquivo

Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiros arquivo é o conjunto de documentos que são acumulados ao longo das atividades de pessoa física, jurídica, pública ou privada e são mantidos ordenados para pesquisa como fonte de informação. Os arquivos podem ser de origem pública (Federal, Estadual, Municipal), institucionais (escolas, igrejas, clubes, associações), comerciais (empresas, corporações, companhias) e pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalho, etc.).

[...] “Dentro do processo evolucionário dos estágios da vida social, o homem foi se organizando e compreendendo o valor intrínseco dos documentos, dando início a procedimentos de coleta, reunião e conservação de materiais em que se fixavam, por escrito, os resultados e conseqüências de suas atividades políticas, sociais, religiosas e mesmo de suas vidas particulares. Assim foram surgindo as bibliotecas, que eram, na verdade, os grandes depositários de documentos resultantes do trabalho intelectual