DOCUMENTOS COMERCIAIS ATA

PORQUE USAR UMA ATA.

No mundo atual das organizações onde tudo deve ser registrado, sejam entidades públicas ou particulares, um dos principais meios de registro encontra-se na ata, onde fatos, ocorrências, decisões, resoluções, debates, votações, disposições, normas, etc. constam na rotina de uma empresa, reunindo os atos fundamentais da sua existência e trajetória no mundo empresarial e institucional. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.

É valido ressaltar que a ata é apenas um resumo do que foi dito no seu uso, porém, não descarta sua importância, onde em forma de documento registra de resumidamente de maneira clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento, tendo como termo de registro o ato de lavrar, sendo em redação comercial ou oficial.

Após assinada, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas e das manifestações de todos os participantes.

Por seu valor jurídico, a ata deve ser lavrada evitando futuras modificações, razão pela qual não se admite rasuras ou emendas.

Documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou "ordem do dia", previamente divulgada.

Em uma ata o texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra "digo"; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão "em tempo". Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de frequência.

É possível também digitar as atas em folhas soltas, contanto que fiquem convenientemente arquivadas, sem possibilidade de fraude. Se houver engano, o secretário deve escrever “digo” e fazer a retificação. Se o engano for notado depois, mas antes de encerrar a ata, há de escrever: “Em tempo: Onde se lê... leia-se...” Os números devem ser escritos por extenso.

QUANDO SE USA

A ata é um documento oficial usado para registrar as ocorrências, deliberações, conclusões e decisões de uma assembleia ou reunião.

COMO SE USA

Partes da ata

A ata é composta por as seguintes partes:

Cabeçalho:

Nome do órgão que expediu a ata, e finalidade da audiência.

Abertura:

• Data (por extenso)

• Hora

•Local da audiência

• Nome da entidade em que está sendo realizada a audiência

• Nome do juiz

• Finalidade da audiência novamente

Legitimidade:

• Legalidade da reunião por existir Quorum (número mínimo de pessoas, por meio legal, necessário para abrir sessões, votações, etc., em assembleias)

OBS: Não havendo quorum a reunião é remarcada.

Relação nominal:

• Faz-se em seguida a indicação nominal dos presentes ou referências que os identifique.

Desenvolvimento

• Narra-se os assuntos tratados na audiência,

Fecho

• A ata é lavrada pelo secretário ou pelo presidente (juiz), lida e aprovada, feitas as ressalvas necessárias e aprovada.

• Depois disso é assinada pelo presidente, secretário e todos os presentes.

SECRETÁRIA X ATA

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente reexpostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.

Observações:

Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos