Teorias Da Administração

- Teoria de Sistemas

O desempenho de qualquer componente depende do sistema em que se insere. É necessário uma abordagem holística ou sistêmica para lidar com a complexidade do todo. ( Ludwig Von Bertalanffy).

A Teoria Geral de Sistemas (T.G.S.) surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy. A Teoria Geral de Sistemas não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim produzir teorias e formulações conceituais que possam criar condições de aplicações na realidade empírica. Bertalanffy criticava a visão que se tem do mundo dividida em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia, sociologia, etc. São divisões arbitrárias. E com fronteiras solidamente definidas. E espaços vazios entre elas. A natureza não está dividida em nenhuma dessas partes.

A Teoria Geral dos Sistemas afirma que as propriedades dos sistemas não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados. A compreensão dos sistemas somente ocorre quando estudamos os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes.

A importância da TGS é significativa tendo em vista a necessidade de se avaliar a organização como um todo e não somente em departamentos ou setores. O mais importante ou tanto quanto é a identificação do maior número de variáveis possíveis, externas e internas que, de alguma forma, influenciam em todo o processo existente na Organização. Outro fator também de significativa importância é o opinião que deve ser realizado ao planejamento de todo o processo.

Teoria dos sistemas começou a ser aplicada a administração principalmente em função da necessidade de uma síntese e uma maior integração das teorias anteriores (Científicas e Relações Humanas, Estruturalista e Comportamental oriundas das Ciências Sociais) e da intensificação do uso da cibernética e da tecnologia da informação nas empresas.

Os sistemas vivos, sejam indivíduos ou organizações, são analisados como “sistema abertos”, mantendo um continuo intercâmbio de matéria/energia/informação com o ambiente. A Teoria de Sistema permite reconceituar os fenômenos em uma abordagem global, permitindo a inter-relação e integração de assuntos que são, na maioria das vezes, de natureza completamente diferentes.

Surgiu da percepção dos cientistas, de que certos princípios e conclusões eram válidos e aplicáveis a diferentes ramos da ciência. A partir disso, Ludwig Von Bertalanffy lançou em 1937 a Teoria Geral de Sistemas. Essa teoria foi amplamente reconhecida na administração da década de 60. Foi difundida devido à necessidade de síntese e integração das teorias anteriores. Simultaneamente com o desenvolvimento de outras áreas científicas, a Teoria Geral de Sistemas pode ser aplicada na administração. Bertanlanffy defendia que não apenas os aspectos gerais de várias ciências são iguais, os aspectos específicos também poderiam ser usados de forma sinérgica pelas outras.

- Teoria Matemática

A Teoria Matemática aplicada aos problemas administrativos é mais conhecida como Pesquisa Operacional. Teoria Matemática põe ênfase no processo decisório e procura tratá-lo de modo lógico e racional, através de uma abordagem quantitativa.

A Teoria Matemática desloca a ênfase na ação para a ênfase na decisão que a antecede. O processo decisorial é a seqüência de etapas que formam uma decisão. A Tomada de decisão, conforme apresentada pelos defensores dessa teoria, possui um aspecto matemática, dicotômico, permitindo uma análise teoricamente precisa dos problemas (abordagem quantitativa).

A Teoria Matemática busca construir modelos matemáticos capazes de simular situações reais em empresa. Modelos matemáticos focalizam-se principalmente em resolução de problemas de tomada de decisão. O modelo é a representação de algo ou o padrão a ser feito. Os modelos proporcionam representações da realidade, simulações futuras e podem ser classificados em dois grandes grupos: Problemas estruturados e problemas não estruturados.

A Teoria Matemática preocupou-se em competições típicas de jogos, baseando nas seguintes estratégias: Compreensão do comportamento competitivo; equilíbrio de movimentos estratégicos; investimentos em recursos em longo prazo; riscos e lucros previstos e a disposição para agir.

Uma das maiores contribuições dos autores matemáticos foi os indicadores (financeiros, quantitativos, de avaliação do desempenho organizacional, etc.) que se baseiam nos seguintes fatores:

- Por que medir?

- O que medir?

- Six-Sigma (sigma = medida de variação estatística)

- Balanced Scorecard (medidas e indicadores influenciam o comportamento das pessoas);

- Tecnologia da Informação

Segundo Baker [Bak85], "a Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, e a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas".

A TI não se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicação de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informática, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte ao software, aos processos de produção e operação, ao suporte de hardware.

Estratégias de Uso da TI na Administração Pública

Cada organização, pública ou privada, possui um público-alvo para o qual atua produzindo bens ou serviços, comumente denominado por cliente. No caso de empresas, este público é o consumidor, enquanto que para a organização pública, o público-alvo, em sua instância final, é o cidadão.

O recurso administrado em ambos os casos é a informação.

O uso da TI pelo setor privado busca explorar ao máximo os benefícios dessa tecnologia para obter vantagem competitiva em relação aos concorrentes através da eficácia organizacional, internamente à organização, e da competitividade, no ambiente externo da organização.

USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA INICIATIVA PRIVADA

Na empresa privada, a utilização dos recursos de informática era justificada pela expressão da língua inglesa "save money"- que recursos economizam: materiais, humanos, tempo, dinheiro... - mas, nos tempos atuais, a expressão utilizada é "make money" - o que o uso da TI possibilita em termos de produtos, serviços e mercados, plenamente justificados quando o objetivo final é obter lucro.

Se para a organização pública não é vital o ganho de competitividade, qual a importância da TI nessas organizações?

A resposta é simples: na perpetuação da organização pública em função dos serviços prestados. Isto significa que, além de melhorias no ambiente interno da organização, pelo aumento da eficácia organizacional (agilização de processos, da estrutura, da comunicação e a eliminação da burocracia), o uso estratégico da TI e a administração dos recursos de informática podem (e deve) melhorar o atendimento da população e os serviços prestados ao cidadão.

USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Quando uma organização, pública ou privada, não consegue desempenhar adequadamente sua missão, surgem forças externas (concorrentes, no caso da organização privada; outras entidades - públicas, privadas ou governamentais, no caso da organização pública) que assumem seu papel (fatia de mercado para o setor privado ou competência para o setor público) levando à extinção (falência, na iniciativa privada ou deterioração, na área pública).

Se o Estado deixa de executar de forma eficaz seu papel, surgem grupos organizados que proverão à população suas necessidades, passando a exercer um forte domínio sobre a mesma, influenciando-a conforme seus interesses.

Portanto, a gestão da TI na administração pública deve vislumbrar não apenas o contexto interno da organização que visa obter a eficácia organizacional, mas principalmente o ambiente externo, que diferencia a qualidade dos serviços prestados ao cidadão, contribuindo para uma atuação eficaz do poder público na área de atuação de sua competência.

Teoria da contingência

A Teoria da contingência ou Teoria contingencial enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo. Tudo depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização. As variáveis ambientais são variáveis independentes, enquanto as técnicas administrativas são variáveis dependentes dentro de uma relação funcional. Na realidade, não existe uma causalidade direta entre essas variáveis independentes e dependentes, pois o ambiente não causa a ocorrência de técnicas administrativas. Em vez de relação de causa e efeito entre as variáveis do ambiente (independentes) e as variáveis administrativas (dependentes), existe uma relação funcional entre elas. Essa relação funcional é do tipo "se-então" e pode levar a um alcance eficaz dos objetivos da organização.

A relação funcional entre as variáveis independentes e dependentes não implica que haja uma relação de causa-e-efeito, pois a gestão é ativa e não passivamente dependente na prática da gestão contingencial. O reconhecimento, diagnóstico e adaptação à situação são certamente importantes, porém, eles não são suficientes. As relações funcionais entre as condições ambientais e as práticas administrativas devem ser constantemente identificadas e especificadas.

Liderança e Pensamento Sistêmico

O líder nato influencia pessoas a alcançar um objetivo em comum. Mudanças organizacionais, por exemplo, envolvem processos de gestão da mudança que normalmente causam choques culturais e desconfortos para as equipes. Esse processo pode ser amenizado, se o líder observar, analisar e propuser ações estratégicas que minimizem o impacto negativo das mudanças em seus subordinados, e que, ao mesmo tempo, os mantenham alinhados ao novo momento ou modelo de negócio da organização.

Toda ação tem implicações e conseqüências e que, antes de ser implementada, deve ser cuidadosamente considerada e analisada. O pensamento sistêmico implica em conhecer a organização enquanto um todo e analisar as suas várias partes e a interação existente entre elas, então, um líder deve ser capaz de fazer um exercício para prever as implicações e conseqüências mencionadas anteriormente. Tomar uma decisão sem ter a visão do todo pode gerar decisões unilaterais, isoladas e pouco efetivas. Daí precede a necessidade de melhorar nossa capacidade de compreender o encadeamento das ações e dos elementos dentro de uma organização, treinando nossa habilidade de observar e gerando uma visão sistêmica.

Assim, ao pensarmos de forma sistêmica, nós nos abrimos para várias possibilidades:

• Levar em consideração múltiplos focos, aspectos, variáveis e relações;

• Buscar várias soluções combinadas para resolver um problema e aprender algo com a situação;

• Gerar várias interpretações, sem necessariamente fazer julgamentos apressados;

• Buscar por alternativas que não haviam sido consideradas antes;

• Analisar todas as conseqüências que podem surgir com uma decisão;

• Ser capaz de projetar um horizonte mais realista;

• Desenvolver a habilidade de observação;

• Permitir que sejamos sempre aprendizes, independentemente da situação ser semelhante a outras já vividas.

O conceito de pensamento sistêmico tem tudo a ver com equipes, gestão de conflitos, mudança, planejamento estratégico e outros conceitos de gestão que podem, de fato, potencializar a atuação da empresa e a eficiência da sua liderança.

Implicações Éticas

(uma reflexão a respeito dos impactos que o conteúdo da aprendizagem desta etapa pode exercer sobre o indivíduo, a sociedade e o meio ambiente)

Face ao tempo que todas as pessoas, de todas as condições e níveis sociais dedicam hoje à atividade nas empresas, o ambiente que encontram nessa atividade influirá fortemente sobre sua maneira de ver o mundo. Assim, o comportamento ético da empresa – representado pelo comportamento ético de seus administradores – terá uma influência decisiva sobre o comportamento de todos os que a ela estão ligados.

Na verdade, a ética, que entendemos como a maneira de pôr em prática nossa hierarquia de valores morais, e o exercício da responsabilidade social da empresa andam de mãos dadas. E esta é uma visão bastante complexa diante das pressões do mercado e de outro de todo tipo às quais os administradores são submetidos diariamente nas suas tarefa.

Alguns itens que influenciam as decisões do dia a dia do

Administrador em relação à ética:

– Ganância

– Relatórios distorcidos

– Inadimplência/fraude

– Deslealdade

– Má qualidade

– Favoritismo

– Conflito de interesses

– Falsidade ideológica, etc.

Atualmente, é fundamental que um líder entenda o ambiente de negócios em que vive, para perceber as implicações éticas que o rodeia e compreender a responsabilidade de ter uma postura moral, de acordo com os padrões da organização

Os líderes devem ser responsáveis pela visão motivadora e pela criação de valores organizacionais que incentivem o trabalho e o espírito de equipe, apóiem a criatividade, a aprendizagem e a pró-atividade e desenvolvam a competência emocional. Além disso, eles não devem abrir mão da ética que envolve o processo de decisão em detrimento de objetivos de curto prazo ou resultados financeiros; também devem questionar as práticas pré-estabelecidas que limitem a visão e a evolução da empresa.