Gestão da Informação digital no processamento de material na área jurídica

Tema: Gestão da Informação digital no processamento de material na área jurídica

Subtema: A importancia do Gerenciamento e automação do processos no^[a] setor jurídico

Problema: O maior desafio encontrado nos dias de hoje nos escritório de advocacia^[b] é a automação dos processos e gerenciamentos eficientes de documentos.

A maioria das organizações corporativas, ^[c]tem seu processo de conhecimento baseado em papeis, que se caracteriza por ter um longo período de vida útil, tendo a necessidade de serem protegidos, preservados e encontrados, através de um sistema adequado para a implantação de gerenciamento de informação na área de automação dos processos do setor jurídico.^[d][e]

Hipótese: 

• Implantação dos gerenciamentos e automação de processos na área jurídica, tentaremos ser eficientes na busca, no acesso, nas peças e nas informaçoes consistentes que serão vitais na tomadas de decisão.^[f]

• Redução do tempo, o qual  será necessário na busca de documentos e gerenciamento eficiente do conteúdo, eliminando assim a duplicidade e otimizando a distribuição de documentos e informações.^[g]

• A importancia na escolha  da tecnologia a ser utilizada, que permitirá a manipulação, recuperação e armazenamento desde pequenos até grandes volumes de informaçóes na área jurídica.^[h]

Objetivo: 

Este estudo tem como objetivo abordar questões decorrentes da implantação de programa Gestão da Informação digital no processamento de material na área jurídica e o uso da ferramenta de tecnologia de informação e suas implicações na cultura dos escritórios de advocacia.  ^[i]

Objetivo específico:

(i) Analisar os escritórios de advocacia como organização de produção intensiva de conhecimento.^[j]

(ii) Identificar e solucionar o processamento de material jurídico^[k], através da organização, digitalização e indexação, reduzindo o tempo necessário na busca de documentos e no gerenciamento eficiente do conteúdo, eliminando a duplicidade e otimizando a distribuição dos documentos da informação.

(iii) Abordar questões decorrentes a implantação de Programa de Gestão do Conhecimento e uso de ferramentas de Tecnologia de Informação e suas implicações na cultura de Escritórios de Advocacia^[l][m].

(iv) Analisar o impacto que causa o Programa de Gestão do Conhecimento e as profundas mudanças na rotina do trabalho e das pessoas envolvidas.

Justificativa:

 A razão desta implantação no gerenciamento e automação dos processos no setor jurídico,^[n][o][p][q] será vital para o processo de preservação e conservação desses documentos e no seu gerenciamento. Com a gestão do conhecimento implantada poderá crescer com qualidade , mantendo um relacionamento entre os sócios e associados baseado em princípios de compartilhamento. Poderá também estabelecer maior intercâmbio com os clientes, disponibilizando a eles  parte do seu conhecimento explicitado, numa forma de demonstrar verdadeira parceiria entre ambos. A prática de aprendizagem organizacional também  se pontencializará facilitando cada vez mais a explicitação do conhecimento tácito.

Referencial Teórico:

O referencial teórico desta pesquisa se baseará  nos seguintes fundamentos:

• Gestão da informação em meio digital em escritórios de advocacia^[r]

Para alguns escritórios de advocacia  umas das principais atividades na organização de documento e processos refere-se a sua digitalização e indexação, para que possam fazer parte de um processo e para que eles sejam pesquisáveis (JUNQUEIRA,2005) (BARRETO, 2002). Ao torná-los digitais será possível economizar tempo ao localizar trechos importantes, além de ter controle de todas as alterações realizadas nos documentos e das versões salvas. Outro ponto importante da digitalização é a eliminação da necessidade de impressão e otimizando a distribuição de documentos e informações.  A privacidade e segurança das informações garantem a integridade dos documentos, bem como a organização do conteúo por meio de regras de uso de acesso^[s].

• Gerenciamento e automação digital de processo jurídico

Para alguns autores (JUNQUEIRA , 2005), (BARRETO, 2002) e   especialistas  a automação dos processos e o gerenciamento eficiente de documentos e informações são os maiores desafios dos escritórios de advocacia hoje. A documentação legal, mais do que a maioria das transações corporativas, é baseada principalmente em papel e caracteriza-se por ter um longo ciclo de vida útil, por isso, toda esta “papelada” necessita ser protegida, preservada e encontrada. Mesmo com a automação de processos jurídicos por parte do Judiciário (vide o Processo Eletrônico e ao que o legislador chamou de Sistema Eletrônico de Processamento de Ações Judiciais, no artigo 8º da Lei 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial), muito papel ainda permeia todo o caminho das demandas processuais na área do Direito. O setor jurídico, no que diz respeito à gestão documental, compartilha muitas características com outras áreas de negócio. Mas algumas demandas são intensificadas em função da natureza confidencial das informações que são gerenciadas. Não é desejável a ninguém correr o risco de ser exposto à visualização e manipulação não autorizada, ou ter seus relatórios, estudos, pareceres e ações potencialmente danificados ou destruídos por um desastre, como um incêndio ou inundação, ou até mesmo roubo. Outro desafio apresentado aos escritórios de advocacia é reduzir o custo das operações, no que diz respeito à guarda deste tipo de documento. A adoção de um sistema de ECM - repositório único de documentos, padronização de cadastro, indexação e pesquisa full text, gestão do ciclo de vida do documento/informação - soluciona problemas de compartilhamento da informação, compliance, auditoria e custos com arquivamento de documentos.

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