O Gerenciamento de Cronograma e Custos

Matriz

Disciplina: Gerenciamento de Cronograma e Custos

Turma:

Nome

ROL escolhida:

Resenha crítica sobre a reunião On-line

Para fazer este Trabalho de Participação Individual, você deverá escolher uma das três primeiras reuniões on-line realizadas na disciplina e elaborar uma resenha crítica de até duas páginas, contemplando:

• o entendimento do conteúdo abordado na ROL, fazendo uma análise crítica e apresentando exemplos, relatos ou experiências, e conhecimentos próprios relacionados à temática da reunião.

Atenção: uma resenha crítica é um trabalho que possui característica analítica e interpretativa, ou seja, é muito mais do que um resumo e, por isso, deve trazer ideias e referências complementares.

Porque gerenciar o tempo?

     O tempo é um recurso escasso, porém é totalmente possível encaixar as atividades relevantes no tempo que temos. Sempre vamos ter tempo para fazer o que é importante para nós. Então temos que gerenciar bem o que colocamos em nosso tempo, até porque o tempo não para.

   Para gerenciar o cronograma, devemos primeiramente definir as atividades. Devemos fazer a decomposição dos pacotes de trabalho e trazer a equipe do projeto para participar dessa decomposição, vai ser extremamente importante e vai evitar ao máximo que tenha retrabalhos e atrasos ao longo do projeto. Com as atividades definidas, o próximo passo é sequenciá-las.

   O sequenciamento das atividades pode ser feito utilizando o método do Diagrama de Precedência. É uma técnica utilizada para construir um modelo de cronograma em que as atividades são representadas por nós e ligadas graficamente por um ou mais relacionamentos lógicos para mostrar a sequência em que as atividades devem ser executadas. Este método possui quatro tipos de relacionamentos lógicos, são eles:

Término para Início (TI) – A atividade sucessora não pode começar até a que atividade predecessora tenha terminado.

Término para Término (TT) – A atividade sucessora não pode terminar até que a atividade predecessora tenha terminado.

Início para Início (II) – A atividade sucessora não pode ser iniciada até que a atividade predecessora tenha sido iniciada.

Início para Término (IT) – A atividade sucessora não pode ser terminada até que a atividade predecessora tenha sido iniciada.

     Temos dois modificadores que alteram a natureza dos relacionamentos lógicos, são eles:

Espera (Lag) – É a quantidade de tempo que uma atividade sucessora será atrasada em relação a predecessora.

Antecipação (Lead) – É a quantidade de tempo que uma atividade sucessora pode ser adiantada em relação a uma atividade predecessora.

    Para que a equipe de projetos entenda o relacionamento causa e efeito entre as atividades, é preciso determinar os tipos de dependência.

Dependência Interna – São internas ao projeto ou a organização. Um exemplo é quando você quer implantar um novo software, porém um outro setor da empresa precisa estudar este novo software, somente após isso você pode implantar o software.

Dependência Externa – Quando uma atividade vai influenciar no projeto, porém ela vem de fora do projeto. Por exemplo uma lei governamental.

Dependência Arbitrada – Também conhecida como lógica flexível e pode ser controlada pela equipe e alterada para concluir um projeto de forma mais rápida.

Dependência Obrigatória – Conhecida como lógica fixa, elas são inerentes à natureza do trabalho ou exigidas por contrato.

       Os marcos de um projeto são momentos importantes que podem estar associados ao final de fases ou entregas. O estabelecimento dos marcos tem como alguns de seus objetivos auxiliar no cumprimento de prazos, pois dividir o cronograma em partes menos por meio de marcos facilita na gerência do andamento das atividades. Você tira o foco da equipe que pode estar voltado para a conclusão do projeto e concentra o foco em cada marco estabelecido. Outro ponto importante é que os marcos também ajudam a definir a escala de prioridade de cada tarefa. Outro aspecto importante é que geralmente os stakeholders acompanham o andamento do projeto pelos marcos atingidos.

Tipos de tarefa padrão:

   Duração Fixa – Quando uma atividade necessita de um tempo determinado para ser realizada, independente do tanto de recursos que foram alocados.

    Trabalho Fixo - Quando uma atividade requer uma quantidade fixa de trabalho em horas para ser terminada. A inclusão de recursos poderá diminuir a duração.

    Unidades Fixa – Quando uma atividade necessita de uma quantidade fixa de recursos para ser realizada. Ela pode ter influência na duração das atividades.ração Fixa -

     O desenvolvimento do cronograma consiste nas datas de início e fim das atividades do projeto. Devemos analisar as sequências das atividades, as durações, calendário dos recursos, requisitos dos recursos e as restrições de tempo para criar o cronograma do projeto.

       Antes do cronograma ser criado temos várias etapas que já precisam estar completas, como: termo de abertura do projeto, EAP com os pacotes de trabalho definidos, lista de atividades feita a partir dos pacotes de trabalho, Diagrama de rede estruturado, requisitos dos recursos que atuarão em cada atividade, definição da duração de cada atividade, etc.

    Devemos ficar atentos as restrições de recursos que podem existir no local onde estamos implantando nosso projeto. Também devemos observar outras restrições que se ignoradas podem contribuir com o fracasso do projeto, como: Restrições de orçamentos, restrições de calendário, datas impostas, etc.

      Segundo o PMBOK (2017), o caminho crítico do projeto é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível do mesmo. Ele tem a menor folga total, geralmente zero. É importante gerenciar bem o caminho crítico pois suas atividades são as que mais possuem riscos no projeto e qualquer atraso nessas atividades gera atraso na entrega do projeto. Outro ponto importante é que o caminho crítico indica as principais atividades a serem monitoras e ele pode mudar ao longo do projeto, portanto o caminho crítico do projeto deve ser o principal foco do gerente de projetos.

      Se acaso for encontrado em seu projeto uma folga negativa, que significa que o projeto não atende a data requerida pelo patrocinador, você precisa descobrir onde está este atraso. Temos 2 técnicas para reduzir esta super alocação. Umas delas é a compactação onde você pode adicionar recursos, realizar horas extras ou turnos extras, utilizar recursos mais produtivos, implantar novas tecnologias, etc. A outra técnica é o paralelismo onde você realiza as atividades em paralelo, que normalmente teriam sido feitas em sequência. Uma atenção que o gerente precisa ter nesta técnica é que ela tem alto risco de retrabalho e custos extras.

    Controlar o cronograma é atualizar o progresso do projeto, monitorar as variações entre o realizado e o previsto (linha de base) e gerenciar as mudanças ocorridas. Para controlar o cronograma você pode usar vários softwares disponíveis no mercado, um deles é o MS Project. Este software tem uma gama de recursos e funcionalidades para você gerenciar seu projeto de uma forma satisfatória.

Referências Bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBOK® Guide: guia do Conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017.

Camargo, Robson. Gerenciamento do cronograma: ferramenta essencial para cumprir prazos. https://robsoncamargo.com.br/blog/Gerenciamento-do-cronograma - Acessado em abril de 2021.

PMO | Escritório de Projetos. Método do diagrama de precedência.  https://escritoriodeprojetos.com.br/metodo-do-diagrama-de-precedencia - Acessado em abril de 2021.

Project Builder. Milestones: saiba como definir os marcos do projeto.  https://www.projectbuilder.com.br/blog/marcos-do-projeto/ - Acessado em abril de 2021.