Descrição coerente

DESCRIÇÃO COERENTE/

INCOERENTE FORTALECE/ENFRAQUECE

Atuação do departamento de compras é deflagrada por requisições de compras emitidas pelo departamento de lojas. Coerente A requisição de compra representa o início da trilha de evidência ou ocorrência de transações de compras. São iniciadas geralmente pelas lojas.

Um sistema computadorizado gera pedidos pré-numerados, com base em informações que compradores no departamento de compras digitam. Coerente Preparação do pedido de fornecimento dá continuidade ao processo de iniciação de uma transação. O papel do departamento de compras é avaliar a melhor fonte de fornecimento, para assim, obter propostas competitivas.

O departamento de recebimento de materiais tem acesso integral às informações que constam de pedidos de fornecimento no computador. Incoerente A quantidade encomendada geralmente não é informada na cópia que é encaminhada ao departamento de recebimento de produtos, para que os empregados que trabalham efetuem contagem cuidadosa quando receberem os produtos.

Quando materiais encomendados são recebidos, o departamento de recebimento registra-os no computador, indicando que o correspondente pedido de fornecimento foi recebido; essa informação é encaminhada eletronicamente para o departamento de contas a pagar. Coerente O recebimento de um produto ou serviço geralmente estabelece uma obrigação para que a entidade conclua uma transação. O chamado regime de competência exige que um passivo seja então reconhecido pelo setor de contas a pagar.

O computador verifica a exatidão de informações na fatura do fornecedor. Eventuais discrepâncias são impressas em um relatório de exceções, para follow-up por pessoal do departamento de contas a pagar. Coerente O relatório de entradas é um documento importante no fornecimento de evidência da afirmação de existência ou ocorrência para transações de compras.

Um voucher pré-numerado é preparado e encaminhado ao controller da fábrica, acompanhado dos respectivos comprovantes, para revisão e aprovação.

Coerente Revisão e aprovação fortalecem a veracidade das informações coletadas.

Os comprovantes são devolvidos ao departamento de contas a pagar, que os arquiva; os vouchers então aprovados são encaminhados à sede da empresa, para pagamento. Coerente Comprovantes arquivados podem futuramente resolver problemas como o de repetição de contas a pagar, ajuda a manter a veracidade dos dados.

Uma listagem de cheques emitidos, preparada pela sede é recebida e prontamente arquivada pelo departamento de contas a pagar. Incoerente A listagem já pronta pela sede conduz o setor de contas a pagar a não realizar a checagem dos comprovantes.