Guia prático para realizar eventos corporativos e empresariais

GUIA PRÁTICO PARA REALIZAR EVENTOS CORPORATIVOS E EMPRESARIAIS.

(Baseado no Guia de Promoção da ABA – Ass. Bras. de Anunciantes)

Check-list das diversas fases para a realização de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comitê de Promoção da ABA - Associação Brasileira de Anunciantes.

I. Briefing:

• Conhecer o cliente/produto/ mercado/comunicação/público-alvo.

• Definir o problema de Comunicação que o Evento Promocional deverá resolver.

• Objetivos de Comunicação do Evento

II. Definição de Evento

“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.

“É o acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou ação”

Podemos dividir um evento em quatro modalidades básicas:

• Esportivo

• Artístico

• Social

• Mercadológico ( Empresariais e Coorporativos)

Alguns exemplos de eventos por atividade:

1. Esportivo

• Aquático

• Olímpico

• Popular

• Sofisticado

• De Verão/Primavera

• De Inverno/Outono

• Praiano

• Motorizado

2. Artístico

• Artes Plásticas

• Artes Cênicas

• Artes Visuais

• Música Clássica

• Multimídia

• Música Popular

• Festival

• Exposição

• Típico

3. Social

• Campanha de Saúde

• Campanha de Levantamento de Fundos

• Aniversário da Cidade

• Apoio a Iniciativas Sociais

4. Mercadológico

• Feira/Exposição

• Reunião

• Encontro

• Mesa Redonda

• Simpósio

• Seminário

• Conferência

• Palestra

• Congresso

• Painel

• Fórum

• Debate

• Convenção

• Desfile

• Comício

• Lançamento de Produto/Serviço

PRÉ- PROJETO DO EVENTO

Um documento para se mostrar para aprovação. Nele constarão os objetivos do evento, como será estruturado e os recursos necessários.

Após aprovado, o pré-projeto se transformará no Projeto do Evento para ser mostrado aos patrocinadores e parceiros.

III. Escolhendo o seu Evento (Pré-Projeto)

Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:

1) Objetivo

• O que se pretende atingir com o evento

2) Apresentação (Conceito do “Produto”)

• Definição clara do que deve ser o evento (Qual o Tipo)

• Demanda do “produto” (evento). Análise do mercado.

• Pensar nos 5W+2H

- What – O que será feito (etapas)

- Why – Por quem será feito (justificativa)

- Where – Onde será feito (local)

- When – Quando será feito (tempo)

3) Público-Alvo

• A quem se destina. Quem será convidado. Descrever perfil e quantificar a expectativa de publico.

4) Estratégia

• Que “ferramentas” usar (Que formato, atrações, benefícios para público e patrocinadores)

• Possibilidade de patrocínio (A que segmentos o poderá interessar)

5) Análise de Viabilidade Técnica/Econômica

• Necessidade de recursos materiais e humanos

• Simulação pessimista e otimista (o que se espera como resultados)

6) Previsão de Orçamento (Está dentro do Budget?)

R$?

Budget: é um termo da língua inglesa que significa orçamento. É frequentemente utilizado no meio empresarial para designar o orçamento periódico (normalmente anual) feito por uma empresa para a verba de comunicação.