Teoria organizacional

1.1 Teoria Organizacional

A Teoria Organizacional é o estudo de como as organizações funcionam, de como afetam e são afetadas pelo ambiente no qual operam. Entender melhor como as organizações operam, é, entretanto o primeiro passo para aprender como controlá-las e transforma-las, para que elas possam criar riquezas e recursos efetivamente.(GARETH,2010)

Segundo CHIAVENATO (1987) As empresas são sistemas fechados, obedientes as suas próprias mudanças em seus ambientes. Podemos chama-las de sistemas porque elas tem limites (embora estes não estejam facilmente definidos) e a capacidade para a auto perpetuação e crescimento são abertos, porque existem através do intercâmbio de matéria, energia e informação com o ambiente e sua transformação dentro do limite.

Para CHIAVENATO (2004) As empresas necessitam de uma estrutura confiável e firme, para poderem funcionar adequadamente, e que proporcione um arcabouço para conter e integrar todos os órgãos, pessoas, tarefas, relações, recursos e competências em um sistema global. O conjunto desses componentes – órgãos, equipes, cargos e hierarquias, relacionamentos etc., recebe o nome de desenho organizacional.

As lições de desenho organizacional e mudança são importantes para os supervisores de primeira linha, tanto para pequenas como para grandes organizações, e para uma grande diversidade de empresas, englobando tanto aquelas sem fins lucrativos quanto as empresas baseadas na manufatura. (GARETH, 2010).

Diferentes espécies de estruturas organizacionais foram necessárias para tocar diferentes estratégias e enfrentar diferentes ambientes. A alteração ambiental é o fator principal da estrutura (...) Assim diferentes ambientes levam as empresas a adotar novas estratégias e as novas estratégias exigem diferentes estruturas organizacionais. Uma coisa leva a outra. (CHIAVENATO, 2011)

A estrutura de uma organização pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a Alta Administração são especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais.

Estrutura Organizacional é composta por:

Subsistema de Autoridade – Subsistema de Comunicação – Subsistema de Atividades

Aspectos a serem definidos para a formação de uma estrutura. Eles devem interagir entre si:

1) Definição das atividades

2) Escolha dos critérios de departamentalização

3) Definição de Centralização e Descentralização

4) Localização das assessorias

5) Decisão sobre as amplitudes de controle e o número de níveis hierárquicos

6) Definição do nível de descentralização de autoridade

7) Sistema de comunicação

8) Definição do grau de formalização.

1..1.1 Departamentalização é o processo de agrupar indivíduos em unidades para que possam se administrados. Essas unidades são agrupadas em unidades maiores até formar a organização.

Áreas de apoio: processamento de dados, contabilidade.

Amplitude de controle: número máximo de subordinados que um chefe deve supervisionar.

Níveis hierárquicos: especifica quem obedece a quem e o escopo de controle de cada gerente.

Descentralização da autoridade: se as decisões são tomadas no topo da hierarquia, pode ocorrer a demora.

Sistema de Comunicação: canais de transmissão das metas, objetivos e procedimentos.

Grau de formalização: volume de documentação escrita da organização

1.2 As Estruturas Tradicionais são caracterizadas por:

a) Ambiente estável;

b) Atividades repetitivas;

c) Alto nível de formalização: a estrutura é explicitada em manuais de organizações que descrevem os níveis de as autoridades e responsabilidades dos vários departamentos e seções. A representação geográfica da estrutura da estrutura formal é feita através do Organograma.

d) Unidade de comando: cada funcionário tem somente um superior imediato, caso contrário o nível de conflitos aumentaria porque dois ou mais chefes poderiam simultaneamente exigir tarefas do mesmo subordinado.

e) Especialização elevada: número de atividades reduzidas, repetitivas e contínuas. Amplo conhecimento das atividades;

f) Comunicação Vertical: as informações e mensagem obedecem a relação entre o chefe e subordinado. Comunicação Horizontal: comunicação entre unidades diferentes sem passar pelo chefe, Comunicação Diagonal: entre unidades e níveis hierárquicos diferentes; as estruturas tradicionais dão ênfase especial á comunicação vertical. Nessas formas organizacionais o chefe deve estar informado de tudo; assim o fluxo de informações deverá passar através dele. Isso, na opinião dos defensores da corrente tradicional, evita mal-entendidos, permite melhor coordenação e reforça a autoridade do chefe.

g) Utilização tradicional de departamentalização: é uma utilização de formas convencionadas de departamentalização, funcional, processo e geográfica.

As formas tradicionais de Departamentalização são:

1) Funcional: baseado na área de conhecimento – finanças, marketing, engenharia. A departamentalização funcional também pode ser feita com base em conhecimentos das áreas tecnológicas;

2) Geográfico: a organização opera com filiais em áreas geográficas diferentes. Este tipo de departamentalização permite conhecer melhor os problemas de cada área e, portanto, atender melhor suas necessidades.

3) Por Processo: geralmente utilizada na produção. O processo é uma das etapas da fabricação: Fundição, Montagem, Avaliação de Crédito;

4) Por Clientes: grupos de clientes exigem tratamento especializado e os departamentos são estruturados para atende-los: Clientes industriais, atacado, varejo,