Controle E Manutenção De Informações

Controle e Manutenção de Informações

A informatização e a automação da Manutenção da Informação para a organização é função mandatória. Dentre os ganhos que a organização pode ter com a informatização e a automação da informação, citamos: ganho de tempo na “manipulação” de dados, maior confiabilidade no trabalho de “manipulação” de dados, agilidade na aquisição dos dados, disponibilidade de informação em qualquer lugar e hora e eficiência operacional.

Com os sistemas, a organização espera poder prever, antecipar e planejar todas as operações logísticas, garantindo que elas possam ser rastreadas no tempo necessário e que os produtos possam ser localizados, controlando e relatando as operações executadas.

Um dos principais sistemas que podemos destacar é o EDI (Electronic Data Interchange) ou Intercâmbio Eletrônico de Dados é uma ferramenta que viabiliza a troca de documentos comerciais eletronicamente e, com isso, possibilita diminuir a quantidade de erros gerados pela digitação e o volume de papel, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência e a rapidez na comunicação entre os parceiros comerciais. É a única ferramenta de e-commerce (comércio eletrônico) que está adequada a um contexto automatizado e globalizado.

A EDI funciona como uma ferramenta que visa agilizar e automatizar todo processo de transação eletrônica da empresa, que vai da importação do produto ou aquisição do mesmo no mercado interno, distribuição e entrega ao consumidor. Também auxilia as empresas a gerir toda informação do seu negócio, ajudando no seu desempenho, através da armazenagem das informações trocadas através da EDI, gerando relatórios para posteriormente ajudar na tomada de decisões (PRATES eGALLÃO, 2007).

A correta implementação de EDI possibilita grandes vantagens às empresas e aos parceiros comerciais como o Ganho de Eficiência no qual reduz o volume de transações em papel com ganhos imediatos no custo administrativo e operacional; a rapidez, pois nos grandes volumes de informação comercial podem ser trafegados de um computador para o outro em poucos minutos, permitindo respostas rápidas, o que garante, assim, a satisfação do cliente; também a Eliminação de Erros, ou seja, ele elimina os inevitáveis erros de digitação; e ainda o melhor Gerenciamento Logístico e ganho de produtividade.

Outra ferramenta que podemos citar é VMI – Vendor Managed Inventory o qual é um sistema para aperfeiçoar o desempenho da cadeia de suprimento, em que o fornecedor se responsabiliza pela gestão dos níveis de estoque nos clientes. O fornecedor tem acesso aos níveis de estoque do cliente e assume, ele próprio, as decisões sobre os reabastecimentos.

A implementação de um processo de VMI envolve fortes mudanças nas empresas participantes. Mesmo com contratos detalhados, a confiança e senso de parceria passam a ser à base do relacionamento. Para funcionar adequadamente ele requer confiança entre os parceiros e sistemas de informação que possam “conversar” entre si (EDI – Eletronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados).

As principais vantagens para fornecedor e comprador são a confirmação e credibilidade na parceria entre as empresas; a redução dos tempos na cadeia de suprimento; um melhor atendimento ao cliente final, ao ter