AD2 - EPO

Fundação Centro de Ciências e Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro

Centro de Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro

Avaliação à Distância – AD2

Período - 2014/1º

Disciplina: Estruturas e Processos Organizacionais

Coordenadora: Profª. Francisca Fábia Gomes Fontes, MSc.

Data final para envio: até 27/04/2014 (domingo)

Aluno (a):. Matrícula:

Pólo:

1ª Questão: (1,5 ponto)

Toda empresa apresenta dois tipos de organização: a formal e a informal.

A organização informal, diferentemente da formal, não é planejada e surge da interação social dos membros de uma empresa. Ela desenvolve-se naturalmente quando os indivíduos se reúnem, formando grupos informais, com o objetivo de atender a suas necessidades. A organização informal está presente em todos os níveis nas empresas.

Explique porque os grupos informais são tão importantes dentro de uma empresa.

R.: Os Grupos Informais também chamados de Grupos de Amizades são importantes, pois são destes grupos que partem discussões e abordagens de temas de extrema importância para o bom funcionamento da empresa.

Os integrantes dos Grupos informais são profissionais de setores distintos e, por isso, com visões bastante particulares a respeito da evolução dos negócios. A interação promove, acima de tudo, conhecimento, troca de idéias e exposições de opiniões diferentes.

2ª Questão: (2,0 pontos)

Quando uma organização torna-se grande, seu proprietário ou diretor não tem condições de supervisionar diretamente todas as atividades; isto é feito por meio de vários executivos, que são responsáveis por diferentes fases das atividades ou por diferentes aspectos dessas atividades. As grandes organizações tendem a se diferenciar e a especializar cada vez mais as unidades que compõem a sua estrutura organizacional. A especialização na organização pode ser percebida em dois sentidos num organograma: vertical e horizontalmente.

a) Explique o que caracteriza a especialização vertical e porque ela ocorre nas organizações.

R.: Essa especialização caracteriza-se sempre pelo crescimento vertical do organograma, isto é, pelo aumento dos níveis hierárquicos. Ela ocorre quando há a necessidade de aumentar a qualidade de supervisão ou chefia, acrescentando mais níveis hierárquicos na estrutura.

b) Explique o que caracteriza a especialização horizontal e porque ela ocorre nas organizações.

R.: Essa especialização caracteriza-se sempre pelo crescimento horizontal do organograma e, é mais conhecida pelo nome de departamentalização, pela sua tendência incrível de criar departamentos. Ela ocorre quando se verifica a necessidade de aumentar a habilidade, a eficiência e melhorar a qualidade do trabalho em si.

3ª Questão: (1,5 ponto)

O levantamento é uma fase fundamental do trabalho de análise do processo. Consiste na obtenção (ou coleta) de todos os elementos (ou dados) necessários para o conhecimento quantitativo e qualitativo do processo em estudo, de modo a permitir uma proposta de melhoria.

Ao iniciar o levantamento do processo em estudo, quais são as variáveis que a equipe de analistas deve procurar conhecer?

R.: A equipe de analistas deve conhecer as seguintes variáveis.

I – Documentação existente:

O conhecimento de toda documentação que tramita no processo, desde as normas até os formulários. Eles permitem distinguir quais informações são relevantes para o processo.

II – Volume de trabalho:

O conhecimento dessa variável permite verificar se a quantidade de trabalho está compatível com os recursos utilizados.

III – Recursos Utilizados:

O conhecimento dos recursos utilizados que são os insumos em geral, os materiais, a mão-de-obra, as máquinas, os equipamentos etc., permite verificar a compatibilidade desses recursos com o volume de trabalho, além de possibilitar o dimensionamento do custo do processo.

IV – Custos envolvidos:

O conhecimento dos recursos utilizados e do volume de trabalho usados nos processos permite apurar quais são os custos envolvidos.

V – Tempo de Execução do Trabalho:

Conhecendo o tempo (em dias, horas ou minutos) gasto em cada atividade e em todo o processo é possível saber se o tempo total de resposta está adequado ou não às necessidades do usuário ou cliente.

VI- Fluxo de informações do Processo:

É necessário conhecer como, quando e por onde tramitam as informações do processo.

VII – Tecnologia de Informações (TI) utilizada:

A equipe de analistas do processo deve verificar junto ao pessoal da informática qual a plataforma de hardware e software existente; quais os sistemas de informações que “rodam” nessa plataforma; qual a disponibilidade das informações geradas pelos sistemas; qual o tempo de resposta e a segurança desses sistemas; em quanto tempo essa tecnologia se tornará obsoleta; quais os pontos fortes e fracos dessa tecnologia.

4ª Questão: (1,5 ponto)

a) Qual é o objetivo da utilização do Fluxograma Descritivo na pesquisa de fluxos de trabalho?

R.: Visa à racionalização, permitindo identificar falhas na distribuição de encargos, formulários inadequados, processos incoerentes do trabalho e outros aspectos característicos do ambiente administrativo.

b) Em que consiste o Fluxograma Descritivo?

R.: O fluxograma descritivo, como o próprio nome já diz, descreve, por meio de símbolos padronizados, o fluxo de atividades, documentos e informações que circulam