Agendamento

Agenda manual e eletrônica

Ferramenta essencial para o profissional de secretariado. É útil para controlar com exatidão os com-promissos diários.

É preciso estabelecer objetivos e metas, determinando a melhor maneira de atingi-las e definir:

O que? Quando/ Quanto? Como ?

A agenda deve ser:

- Atualizada diariamente;

- Definir critérios de urgência e importância;

- Compatibilidade – agendamentos devem ser atualizadas e compartilhadas;

- Estabelecer metas e prazos (horários, datas, início e término dos compromissos);

* O que colocar na agenda de compromissos:

Rotina diária (específica para cada departamento);

Visitas;

Convites;

Reuniões;

Aniversários;

Viagens;

Contas a pagar e receber;

Renovações;

* Providencias a tomar:

Lembrar com antecedência para que possa preparar-se adequadamente;

Enviar telegramas e cartões quando necessário;

Providenciar cópias de documentos, dados estatísticos, relatórios, etc.

* Que informações que devem conter na agenda de contatos:

Endereço completo;

Números de documentos;

Resumo do organograma da Empresa;

Nome completo e cargos;

Custo das despesas reembolsadas pela empresa;

Lista de códigos DDD, DDI e endereçamento de postais mais utilizados.

* Que informações devem conter na agenda de telefones:

Contatos freqüentes;

Filiais;

Representantes;

Clientes e fornecedores mais importantes;

Bancos que o executivo mantém conta;

Agências de turismo;

Médico, dentista, clube;

Amigos (que costumam ser atendido);

Familiares do executivo;

Diretores; assessores.

Nº de serviços públicos, código de área –DDI e códigos DDD, fusos horários.

Agenda manual e eletrônica

Ferramenta essencial para o profissional de secretariado. É útil para controlar com exatidão os com-promissos diários.

É preciso estabelecer objetivos e metas, determinando a melhor maneira de atingi-las e definir:

O que? Quando/ Quanto? Como ?

A agenda deve ser:

- Atualizada diariamente;

- Definir critérios de urgência e importância;

- Compatibilidade – agendamentos devem ser atualizadas e compartilhadas;

- Estabelecer metas e prazos (horários, datas, início e término dos compromissos);

* O que colocar na agenda de compromissos:

Rotina diária (específica para cada departamento);

Visitas;

Convites;

Reuniões;

Aniversários;

Viagens;

Contas a pagar e receber;

Renovações;

* Providencias a tomar:

...