MATERIAL E PATRIMONIO

Material e patrimônio

Administrar o patrimônio e o material de uma empresa ou instituição é algo da maior importância, Nenhuma organização funciona sem patrimônio nem tampouco sem matéria-prima, equipamentos, produtos, peças de manutenção e outros materiais que precisam ser guardados, conservados e movimentados de um setor para outro. Mas o que vêm a ser esses dois conceitos?

Tudo aquilo que uma empresa não tem intenção de revender (suas instalações físicas, equipamentos, máquinas etc.) constitui seu patrimônio, Mas, para funcionar, as organizações precisam também de materiais de consumo interno (papel, clipes, canetas, tinta para impressora, artigos de limpeza etc.) e, no caso de uma empresa comercial, deve ter produtos em quantidades suficientes para atender o público.

Qualquer que seja o tamanho ou o tipo de empresa, ela precisa armazenar tanto aquilo que usa como o que pretende revender. Já o estoque é o armazenamento de materiais que serão vendidos e que, portanto, vão deixar a empresa, Por sua vez, o almoxarifado guarda os materiais de consumo interno necessários ao cotidiano da organização, Na prática, não há grandes diferenças entre estoque e almoxarifado, já que ambos são destinados ao armazenamento.

Nas indústrias, há diferentes tipos de estoques: de matéria-prima (material bruto que vai ser transformado no produto final); de produtos em fabricação (abriga os produtos que estão sendo processados) e de produtos acabados (que estão prontos para serem vendidos), No comércio, os estoques mais comuns são produtos e embalagens, Já no setor de serviços, o estoque em geral tem o material de consumo necessário para que o serviço possa ser prestado, Por exemplo, um salão de cabeleireiro precisa ter tinturas, xampus, cremes etc. Compete ao setor de material, portanto, administrar o estoque e o almoxarifado de forma a assegurar o bom desempenho da empresa.

Funções do Setor de Material

Quem trabalha no setor de material deve fazer a manutenção, o planejamento e o controle do estoque e do almoxarifado. O objetivo da manutenção é garantir o ritmo da produção e a continuidade do funcionamento da organização. O estoque gera riqueza, já que é composto pelas mercadorias que serão disponibilizadas para o consumidor.

O planejamento do estoque é necessário em razão do fluxo de entrada e saída de materiais, e a avaliação do estoque interfere no lucro: se o estoque final for superavaliado, o lucro líquido também o será; já se o estoque for subavaliado, o lucro líquido igualmente o será. Os responsáveis pelo estoque também devem administrar diferenças de interesses. Enquanto o setor de vendas de uma fábrica de móveis, por exemplo, reivindica muitos modelos estocados, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido.

Chama-se giro do estoque a movimentação constante de mercadorias e produtos nele armazenados. Em outras palavras, o giro é o número de vezes em que os produtos são comprados, estocados e vendidos em um determinado período. Quanto mais alto o giro (ou seja, quanto menos tempo de estocagem), maiores serão os lucros, pois o capital empregado para formar o estoque não fica parado muito tempo.

Para conseguir equilibrar os interesses dos vários setores da empresa envolvidos com o estoque, o profissional dessa área deve levar em consideração os seguintes itens:

• O estoque é feito para ajudar a empresa a produzir, vender ou prestar serviços.

• Ele não tem uma valoração em si, desligada desses aspectos.

• Produtos e mercadorias não devem ficar estocados por períodos muito longos.

• Quanto maior for o estoque, maiores os custos para mantê-lo. Por outro lado, a falta de produtos em estoque pode prejudicar a atividade da empresa ou da organização.

Para um bom controle de estoque é preciso saber o prazo de entrega aos clientes e o prazo em que o fornecedor vai entregar os produtos. Definir os materiais que serão estocados também é outro ponto importante. Em geral, eles são definidos em função da demanda por parte da clientela. Uma loja de autopeças, por exemplo, pode considerar que não precisa estocar um determinado pneu que é muito caro e pouco procurado. Quando alguém solicitar uma unidade desse pneu, o vendedor pode comprá-lo imediatamente e repassá-lo ao calcular preço. Mas, para que isso aconteça, é preciso agilidade e ficar ligado na possibilidade de fazer bons negócios.

Tarefas Realizadas Pelo Setor de Material

Qualquer que seja a técnica de controle de estoque adotada, ela deverá ser composta por um sistema de registro, coleta e processamento de informações e um conjunto de rotinas a serem executadas pelos que trabalham com estoque. Quem lida com estoque e também com almoxarifado deve cumprir a seguinte rotina:

• Um setor da empresa solicita mercadorias para serem revendidas ou material de consumo interno. O profissional encarregado providencia a sua entrega.

• Caso não haja o que foi pedido, ele pede sua compra em quantidade até um pouco maior do que foi solicitada, para evitar, no futuro, que uma solicitação ou venda não seja efetuada por falta de material estocado.

• Ao receber qualquer material para ser estocado ou guardado no almoxarifado, o profissional encarregado do setor verifica se a descrição das mercadorias na nota fiscal está de acordo com o que foi pedido na ordem de compra. Ele abre o pacote, checa se o conteúdo corresponde à descrição que está na nota fiscal, examina os produtos para ver se estão em boas condições e dentro do prazo de validade, Se tudo estiver certo, ele carimba a nota fiscal e encaminha o boleto bancário ao departamento financeiro, para que o pagamento seja efetuado.

• A cada vez que um material chega à empresa, o encarregado deve preencher uma ficha com as seguintes informações: tipo de material ou mercadoria; data de recebimento; qual departamento da empresa solicitou esse material; quantas unidades entraram e quantas saíram para o departamento que solicitou; quantas restaram no depósito depois de se atender ao pedido; em que prateleira, estante e corredor o material ficou armazenado.

• Ao fazer a entrega do material, o encarregado deve carimbar a via da requisição de materiais que tinha ficado no departamento. Quando for solicitado um serviço - por exemplo, montar um móvel -, o almoxarife acompanha a montagem e carimba no final.

• No caso de perdas,