Auditoria Interna No Setor De Compras

3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUÇÃO E DESPESAS

3.1 CUSTOS

a) Compras

A função de compras é definida como obtenção dos recursos necessários pelo melhor preço, na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigências de qualidade.

Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem ser efetuadas com a emissão de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisição de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Exceções e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria.

A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, conforme os níveis hierárquicos, e de acordo com as determinações da Diretoria.

Uma ordem de compra não deve nunca ser emitida após o fato ter-se consumado, ou seja, após a compra já ter sido efetuada.

No mínimo três cotações de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais.

A coleta de novas cotações de preços de itens de compra contínua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da área.

Os processos de seleção de cotações devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual revisão posterior pela administração e auditoria interna.

Decisões de escolher outro fornecedor que não o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente.

Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usuários.

Adequado controle seqüencial deve ser exercido no arquivamento de Requisições e Ordem de Compra. Tais formulários devem ser pré-numerados e um controle apropriado exercido sobre os estoques em branco.

Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado.

Ajustes de preço solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e aprovados pelos níveis competentes. Relatórios mensais devem ser extraídos do sistema mostrando as alterações de preço do período.

A gerência de compras deverá certificar-se de que foram processados somente ajustes de preço devidos e previamente aprovados. Estes relatórios devem trazer evidência de revisão (visto do gerente), e devem ser arquivados.

As diferenças entre as condições efetivamente negociadas com os fornecedores e as condições reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos níveis apropriados, e ação corretiva cabível deve ser tomada.

A gerência de compras deverá analisar as diferenças de preço, quantidade e condições de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatórios, obtidos do sistema. Tal análise deverá ser evidenciada pelo visto do gerente.

Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento, a fim de verificar sua exatidão em confronto com as condições contratadas.

A inclusão ou exclusão de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerência de Compras.

Dentro das possibilidades, deve existir um rodízio dos compradores em suas várias áreas de compras, no departamento.

Toda alteração de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelos níveis hierárquicos adequados, antes de efetivada.

A função de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos.

Não devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionários, pelos canais de compras da empresa.

As vantagens ou não de centralizar a compra de certas matérias-primas para abastecimento das várias fábricas devem ser avaliadas formalmente.

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