Planeamento E Calendarização De Eventos

Planeamento e Calendarização de Eventos

Aspectos introdutórios

A organização pessoal e a gestão do tempo

Aspectos a considerar

Gestão de tempo

É Importante planear mas pouca gente o faz. PORQUÊ?

Porque muitas vezes não há tempo. Há tanta coisa a fazer que planear acaba por ficar para segundo plano. Portanto é fundamental fazer uma boa gestão do tempo.

- Planear é a melhor forma de gerir o tempo

- Usos de agenda (electrónica ou manual)

- Fazer diariamente uma lista das coisas a fazer

- Aspectos a considerar

- Não fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo

- Manter o local de trabalho arrumado

- Voltar a colocar no local tudo o que retirou!

O Evento

Normalmente quando falamos em eventos aparecem inúmeras classificações e nomes, mas basicamente quando uma empresa organiza, patrocina ou participa um evento.

Estes são classificados de acordo com vários critérios que ajudam a perceber as vantagens de cada um e a decisão de participação, ou não em determinado evento.

Classificação de Eventos

Os eventos podem ser classificados consoante a sua finalidade:

Eventos Públicos e Institucionais

Promocionais.

Os eventos podem ser classificados em termos de periodicidade:

Esporádicos;

Periódicos;

De Oportunidade

Os eventos podem ser classificados em termos de área de abrangência:

Locais;

Regionais;

Nacionais

Internacionais.

Os eventos podem ser classificados em termos de âmbito:

Interno;

Externo.

Os eventos podem ser classificados em termos de público – alvo desejado:

Corporativo;

Consumidor;

Pode também ser ao mesmo tempo Corporativo e virado para o Consumidor (cultural e comercial).

Como exemplos de tipos de eventos temos:

Feiras;

Convenções de Vendas;

Congressos;

Roadshows;

Workshops;

Eventos sociais;

Eventos de Relações Públicas;

Eventos culturais;

Eventos Desportivos, turísticos, culturais, sociais ecológicos, de lazer, etc.

Tipos de Eventos

Estes eventos são muito usados para:

Lançamentos;

Apresentações;

Comemorações;

Demonstrações;

Divulgação de produtos e resultados;

Assinalar aniversários, compras, fusões, negócios, entre outros;

Aproximação do público externo e confraternização com público interno – reforço espirito equipa.

Actualidade

No momento actual os eventos assemelham-se muito, a diferenciação é factor de sucesso e valorização num mercado saturado de informação.

São as pessoas que desenvolvem este tipo de acção que devemos considerar como elementos cruciais pois ditam o sucesso ou insucesso de um evento.

Actualidade

Além das pessoas, o que está por trás de um evento é toda a reputação e credibilidade de uma empresa enquanto organizadora.

A palavra reputação é posta em causa quando surge uma crise e a gestão de crise em eventos é inevitavelmente uma constante realidade para quem os organiza.

Actualidade

A solução passa por estarmos preparados e estar preparado envolve a previsão, definição e cumprimento de todas as etapas e procedimentos essenciais que um evento necessita.

Gestão de Crise

A gestão de crise em eventos começa desde a altura de decisão de avançar ou não para a organização ou participação num evento, onde à prióri se deve reflectir e analisar:

Gestão de Crise

A integração da acção com o plano e objectivos de comunicação da empresa – Institucionais ou Promocionais ou ainda ambos;

Disponibilidade financeira;

Disponibilidade técnica e de capital humano;

Disponibilidade de infra-estrutura;

Disponibilidade de prazos de implantação da acção.

Gestão de Crise

Tendo em conta que para se realizar um evento, que, pela sua natureza, envolve o contacto directo com o público, existem algumas preocupações que o gestor do evento deve ter, nomeadamente:

Ao nível da comunicação;

Ao nível da liderança;

Organização: briefing, check list, documentação;

Cultura geral;

Flexibilidade, diplomacia, improviso e criatividade;

Responsabilidade;