Decisoes Operacionais

Ciclo do Controle de Imobilizado Pede-se:

Data-base: 31/12/2010

1) Preparar programa de teste de auditoria.

2) Para as deficiências identificadas, preparar um relatório contendo o problema identificado e a recomendação.

Pessoal envolvido:

Ref. Informações Gerais Atividade de Controle

1 1 "A entidade utiliza o SAF, Sistema de Ativo Fixo, desenvolvido pela ""Do Software do Brasil S/A"" para controle do seu imobilizado.

Tal sistema não encontra-se integrado com o ERP da entidade, o Sapiens. As informações de aquisições e baixas no tocante ao ativo fixo são imputadas no ERP e, posteriormente, também são incluídas no SAF.

É objetivo da entidade, que o controle do ativo fixo ocorra no módulo patrimonial, já desenvolvido, do ERP. Tal intenção começará a ser implementada no exercício de 2011." N/A

2 "No tocante à adoção da empresa aos novos normativos e pronunciamentos contábeis, sobretudo as determinações do CPC 01 e CPC 27, obtivemos as seguintes evidências:

1 - A empresa ainda não efetuou análise sobre indicativos de impairment (recuperabilidade), nos termos do CPC 01;

2 - A empresa não efetuou análise sobre a vida útil do seu ativo imobilizado, nos termos do CPC 27. " N/A

Ref. Aquisição de Imobilizado Atividade de Controle

3 "Na aquisição de ativo imobilizado, a demanda pelos mesmos decorre da necessidade identificada pelos diversos setores da entidade, seja para aquisição de veículos, computadores e ventiladores, seja para sustentar os objetivos estratégicos da mesma, de expansão e reformas de lojas.

O setor de onde adveio tal solicitação especifica as características do bem a ser adquirido e são realizadas, via de regra, 3 (três) cotações de fornecedores.

Quando cotados e selecionados são necessariamente aprovados em primeira instância pelo Diretor e, posteriormente pelo Vice-Presidente. Apenas após a autorização do vice-presidente é gerada uma ordem de compra, pela qual os procedimentos normais para aquisição dos imobilizados são realizados.

No recebimento do imobilizado, os bens são encaminhadas diretamente ao setor de onde adveio sua solicitação e, tal setor é responsável por imputá-las no sistema. A documetação suporte é direcionada ao Subcontador que confere sua contabilização e insere as mesmas informações, desde que corretas, no sistema patrimonial da entidade, o SAF." As aquisições de imobilizado são autorizadas pela gerência, na figura da Sr. Fábio e do Sr. Freitas. Quando do seu recebimento são reanalisadas antes de efetuar seu pagamento.

4 "É importante frisar, contudo, conforme conversamos com o Diretor que:

1 - As principais compras de imobilizado estão concentradas na aquisição de veículos, ventiladores especiais para as lojas, computadoras e benfeitorias nas lojas;

2 - Por se tratarem de compras em valores expressivos, sempe haverá um diretor/gerente participando do processo de negociação junto à fornecedores e as informações são enviadas diretamente para ele e para a presidência para aprovação. Contudo, não haverão evidências deste processo;

3 - Todas as notas fiscais de aquisição, porém, estarão vistadas pelo diretor, autorizando seu pagamento e mitigando o risco de sua não autorização.

4 - Para o processo de benfeitorias, existe um Diretor responsável pela gestão e administração do patrimônio. Os serviços de benfeitoria, bem como os materiais utilizados são sempre analisados por este diretor e as notas fiscais vistadas pelo diretor." N/A

Ref. Depreciação do Ativo Imobilizado Atividade de Controle

5 "O controle e manuseio do sistema SAF está a cargo exclusivamente do Subcontador. O mesmo é responsável, no momento em que as aquisições são inseridas no sistema, de definir a vida útil do imobilizado, via de regra, baseado nos percentuais sabidamente definidos pelo fisco.

Mensalmente, o subcontador, gera uma rotina do SAF que automaticamente apura a depreciação do período. Baseado neste cálculo independente, o mesmo contabiliza o montante apurado no sistema contábil da entidade, o Sapiens.

O SAF não possui um relatório de itens 100% depreciados. Quando os itens encontram-se totalmente depreciados seus saldos são excluídos da composição sintético do sistema. Para mitigar tal risco iremos confrontar o saldo líquido do balancete com o montante apresentado no relatório sintético do SAF.

Verificamos que muitas vezes o registro contábil do imobilizado acontece sem que exista um registro respectivo no sistema patrimonial SAF. Segundo o subcontador o mesmo imputa as informações das adições com base nas documentações suportes enquanto que a contabilidade registra pela entrada do bem fisicamente de acordo com as parametrizações automáticas do sistema Sapiens. Como verificamos que a depreciação é calculada apenas no sistema SAF, alguns bens podem ser depreciados meses após seu devido registro contábil. Este fato acontece sobretudo para adições ocorridas por meio de contratos de Leasing, as quais possuem certo período de tempo para que as notas fiscais sejam disponibilizadas pelos fornecedores. Este fato pode acarretar também em uma divergência entre a posição contábil do imobilizado e posição patrimonial. Sendo assim iremos proceder o confronto destes saldos para validação