Gestão Industrial

Gestão Industrial

3 ORÇAMENTO GERAL

A preparação dos orçamentos tem como objetivo a projeção de receitas, custos e resultados, conforme objetivos previamente definidos, geralmente elaborados com base em períodos anteriores, projetando esse comportamento para períodos futuros, fazendo enquadramento de receitas e custos, de forma a aperfeiçoar os resultados. Essa metodologia faz com que as decisões para os próximos períodos sejam tomadas com mais segurança, principalmente aquelas que envolvam novos investimentos, objetivos empresariais, políticas de produção, níveis de estoques e vendas. Para entender melhor o conceito de planejamento dos orçamentos e resultados, temos que compreender o conceito do sistema, que abrange todos os aspectos funcionais e operacionais da empresa. As informações setoriais, coletadas em cada departamento, é que comporão o orçamento geral. Para que o orçamento seja uma peça realista, todas as áreas da empresa devem ser interligadas, fornecendo as informações necessárias para que os valores-bases tenham a maior veracidade possível, de forma a oferecer segurança na preparação do projeto do orçamento, que somente deve conter valores verdadeiros e não pode conter valores aleatórios. Uma empresa é uma organização na qual foi investido um considerável volume de recursos financeiros, desde a sua concepção, seu pleno funcionamento e em épocas posteriores. E, para que este capital seja “pago”, o negócio precisa ser rentável, precisa apresentar lucros, precisa que suas receitas sejam maiores que suas despesas. Por isso mesmo é que é preciso saber administrar a empresa, cuidando da exatidão de sua estrutura de custos, um dos fatores mais importante e decisivo no gerenciamento de qualquer empreendimento, inclusive para prever o seu direcionamento. O sistema integrado de orçamentos visa, justamente, suprir essa necessidade administrativa; sistema este que tem origem na atividade de planejamento dos orçamentos. A supervisão do trabalho de preparação de orçamento deve ser feita por uma “Comissão de Orçamento”, constituída de pessoas integrantes do comando administrativo da empresa, isto é, por pessoal que tenha pelo menos nível de gerência. Essa comissão deverá fixar as diretrizes que todos os departamentos deverão seguir, coordenar os sub-orçamentos (orçamentos departamentais) preparados pelos vários setores e solucionar as divergências que surgirem entre eles, submetendo a proposta final do orçamento à diretoria executiva e à presidência da empresa, para sua aprovação. Há vários caminhos para a elaboração de um orçamento. Optamos por apresentar aquele que apresenta a maior segurança e menos risco de apresentar conter falhas ou erros. As empresas podem e devem adaptar o modelo às suas necessidades reais. O orçamento a empresa deve ser subdividido em centros de responsabilidade, evidenciando separadamente os custos de cada centro de responsabilidade. Para que isso seja real, os responsáveis pelos diversos níveis departamentais devem participar do processo de fixação dos elementos do orçamento, baseando-se em informes escritos, porém, principalmente, das reuniões em que se discute o seu preparo. Cada chefia departamental deve ser a responsável pela elaboração e fornecimento das informações do seu respectivo setor, apresentadas em forma de um orçamento próprio, o qual deve ser enviado ao Departamento de Contabilidade que, nessa primeira fase, deve centralizar o recebimento das informações e fazer a primeira triagem, comparando números recebidos com os dados históricos (reais) de cada um dos setores, apontando as variações, sem alterar os valores. Em seguida os orçamentos setoriais são encaminhados à Gerência Financeira, que deve fazer a sua análise e apresentar sugestões, quando cabíveis, porém deve se pronunciar sobre as propostas de todos os setores. Nessa fase, os orçamentos individuais de todos os departamentos devem ser encaminhados à “Comissão de Orçamento”, para preparação do orçamento geral da empresa, que não deve ser uma simples consolidação dos orçamentos departamentais, mas a melhor expressão dos custos e o melhor entendimento do mercado comprador dos produtos da empresa.

3.1 ELABORAÇÃO

O preparo de um orçamento tanto pode ser entendido como um processo contábil, como um processo de administração. Do ponto de vista contábil as cifras do orçamento são estimativas do que acontecerá no futuro, ao contrário dos dados históricos que representam o que aconteceu no passado. Já do ponto de vista administrativo, o processo de orçamento está intimamente associado à operação da empresa.

Há algumas regras básicas que devem ser observadas na preparação dos orçamentos

3.1.1 Orçamento Anual

Os orçamentos podem ser anuais ou não, isso depende muito do tipo de empresa e de suas características e necessidades. O período de tempo coberto por um orçamento deve estar relacionado com a necessidade e a possibilidade de uma ação administrativa eficiente. Um intervalo útil de tempo para um orçamento é, via de regra, de um ano, dividido em sub-períodos mensais, usando-se estes últimos como data básica para comparação dos resultados reais com os valores orçados

Valor

Os valores planejados nos orçamentos são metas que devem se equiparar ao desempenho real.

3.1.2 Metas

As metas incluídas no orçamento devem ser atingíveis, não sendo tão elevadas que causam frustrações significativas quando não atingidas, nem tão baixas que estimulem a complacência e, conseqüentemente, a falta de empenho nas vendas e na contenção de custos, por exemplo. A preparação do orçamento exige uma série de subdivisões (além dos sub-orçamentos departamentais), quase considerados orçamentos em si mesmo. Assim, podem-se ter vários orçamentos por atividades, por áreas e/ou funções.

• Orçamento de vendas.

• Orçamento de produção e serviço.

• Orçamento de matéria-prima.

• Orçamento de mão-de-obra direta e indireta.

• Orçamento de custos diretos e indiretos.

• Orçamento de despesas comerciais e administrativas.

• Orçamento de investimentos.

• Orçamento de caixa.

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