O Uso de sistemas ERP nas PMEs: fundamentos e características

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RELATÓRIO

O uso de sistemas ERP nas PMEs: fundamentos e características

Garça, 24 de Maio de 2015.

RELATÓRIO DE ARTIGO.

Evento onde foi apresentado/publicado e ANO: XV SIMPEP/  10 A 12 de Novembro de 2008.

Nome do artigo: O uso de sistemas ERP nas PMEs: fundamentos e características

Autores e instituições: José Carlos Beker (UFF) / Ruben Huamanchumu Gutierrez ( UFF)

Assunto(s) abordado(s): Os Sistemas Integrados de Gestão; A informação nas empresas de pequeno e médio porte; O ERP nas pequenas e médias empresas; Implantação do sistema ERP; O processo de escolha de um pacote ERP; A escolha do sistema mais adequado; A implementação bem sucedida; A presença da consultoria; Mudanças Tecnológicas;

Palavras-chave: Sistema ERP; Características; Análise de Processos; Reestruturação.

Breve contextualização: Analisar a aplicação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial em empresas de Pequeno e Médio Porte, em especial, o Sistema ERP. A realidade retratada por este estudo aponta para situações a serem trabalhadas, quanto às vantagens da utilização do Sistema ERP e a utilização da Tecnologia da Informação em  seu estágio mais avançado como diferencial competitivo para o negócio.

Conceitos principais: Conforme Vendrameto (1994), apud Grubba (2000), “a tecnologia assume, neste novo milênio, relevante papel nas áreas de produção e serviços. Desequilibra a competitividade e é imprescindível para a obtenção de qualidade e produtividade. O estilo atual do modelo de gestão empresarial é o maior causador de desperdícios, provocando grandes perdas, cuja gravidade não pode ser avaliada ou medida”. Os principais problemas, de se conviver com esta fragmentação da informação,  residem na dificuldade  de obtenção de informações consolidadas e na redundância de dados armazenados em mais de um sistema.

Conforme Monteiro (2000, pode-se definir os sistemas ERP como “Um Sistema de Gestão Empresarial, constituído por um banco de dados único, um aplicativo integrado, e uma interface completa para os usuários da empresa, onde o sistema obedece todas as regras de manufatura, distribuição, finanças e vendas. Esse sistema disponibiliza as informações contidas nos sistemas por meio de funções que assistirão os empregados e os gerentes a planejar, monitorar e controlar os negócios da empresa”.

De acordo com Lozinsky(1996), dentre os fatores estratégicos para se estudar implantação de um sistema integrado de gestão tem-se; a valorização dos Recursos Humanos como principal sustentáculo das empresas, a democratização do acesso à informação, a pressão sobre os custos e as margens de lucro, e tantos outros fatores intervenientes.

Para Moura (1998), a resposta está em saber fazer uso do conhecimento da atividade empresarial. Isso passa pelo acesso, pela gestão da informação e pelo aprendizado das pessoas que trabalham na empresa. Moura observa que os Sistemas Integrados de Gestão, são muito parecidos em seus módulos básicos, porém não são iguais, tendo diferenças entre si, que se não consideradas pode levar a uma escolha errada, e refletindo no primeiro passo para o fracasso na implantação e na perda de ganhos esperados com o uso do produto.

Sendo um produto de alto custo, economizar no processo de seleção do melhor fornecedor, abre precedentes que pode refletir na geração de prejuízos significativos em uma eventual falha de projeto. A implementação de Sistemas Integrados de Gestão, causa impacto sobre o modelo de gestão e os processos de negócios, e assim as empresas não devem deixar de perceber a amplitude dos tópicos envolvidos na escolha e implementação de um sistema.

Para Davenport (1998), ao se propor a integrar todos os processos do negócio, do recebimento de matéria prima à venda de produto acabado passando por faturamento, manufatura, recursos humanos e assim por diante, o Sistema Integrado de Gestão afeta toda a empresa. “Sistemas Integrados Corporativos podem trazer grandes recompensas, mas os riscos que eles carregam são igualmente grandes. Por gerar tal impacto na estrutura e operação do negócio, decisões tomadas durante a seleção e implementação têm alcance estratégico, e por isso não devem ser deixadas apenas na responsabilidade   dos técnicos, pois podem comprometer o modelo da organização. Apenas o Gerente Geral está em condições de agir como mediador entre as necessidades tecnológicas e de negócios.

Na perspectiva de Lozinsky (1996), tendo maior flexibilidade em sua utilização por empresas de diversos segmentos, os Sistemas Integrados de Gestão foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada de acordo as necessidades da empresa. os  Sistemas Integrados de Gestão permitem a utilização apenas dos módulos necessários ao negócio, permitindo a inclusão de novos módulos posteriormente. Se a customização não atender a alguns requisitos específicos da empresa, esta precisa recorrer a sistemas complementares ou adotar processos genéricos em detrimento de características próprias.

Segundo Corrêa (1998), qualquer sistema de informações necessita, para apoiar qualquer atividade de tomada de decisão, reconhecer inicialmente a situação atual presente (status atual) e ter uma visão futura (status futuro pretendido, que pode incluir elementos conjunturais assim como elementos de planejamento), para que possa minimamente orientar (ou sugerir) sobre cursos de ação viável que levem, da situação atual para a situação futura pretendida. A decisão de implementação de um Sistema Integrado de Gestão só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das  funcionalidades do Sistema escolhido. Pode ser destacada também a importância do impacto que a redefinição dos processos e a introdução do sistema integrado terão na estrutura organizacional, na cultura organizacional e no planejamento estratégico empresarial.

Metodologia de pesquisa: Entretanto, Escouto e Schilling (2003, p.290), em pesquisa realizada em empresa de médio porte, ressaltam a importância da metodologia de seleção para a escolha do sistema ERP adequado, capaz de suprir as necessidades da organização.

Esses autores observaram que com a necessidade de atualização da infraestrutura de TI, a automação de processos e a concorrência são os fatores que levam as empresas a buscar a solução dos sistemas ERP. Concluíram, porém, que o principal motivo que leva as empresas a adotarem os sistemas integrados é a competitividade entre as empresas concorrentes, a melhoria e/ou desempenho do controle operacional, a ampliação dos negócios, bem como os custos e prazos de implantação do sistema, são os elementos que mais influenciam na escolha do ERP.