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PLANO DE AUDITORIA

Por:   •  25/4/2019  •  Trabalho acadêmico  •  1.127 Palavras (5 Páginas)  •  271 Visualizações

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PLANO DE AUDITORIA

Ao Sistema de Faturação

  1. Período, local e data

Período da auditoria: 24/09/2018 à 30/10/2018

Local: Departamento de Vendas da espiga de ouro

Data: 10/09/2018

  1. Objectivo e Âmbito/Escopo da auditoria

O objectivo da presente acção de auditoria é, avaliar a conformidade da implementação do sistema de facturação

Constituem objectivos específicos:

- Avaliar o nível de cumprimento dos requisitos da(s) norma(s) de referência

legais e regulamentos aplicáveis;

- Avaliar se o sistema está efectivamente implementado e mantido.

- Avaliar se o sistema é eficaz e se conduz ao cumprimento dos objectivos e ao alcance da(s) política(s) da Organização.

- Avaliar o nível de cumprimento das medidas de segurança do sistema.

- Rever os resultados da auditoria anterior.

A presente acção de auditoria tem como  Âmbito/Escopo,  a avaliação da conformidade do ambiente geral do local onde o sistema se encontra a operar, assim como do sistema de faturação e a infraestrutura tecnológica.

  1. Tempo e duração da auditoria, agenda de reuniões de abertura e encerramento

36 (trinta e seis) dias

Data da Reunião de abertura: 24/09/2018

Data da Reunião de encerramento: 30/10/2018

  1. Documento/Recursos de referência

Manual de procedimentos            

Sistema de Faturação da espiga do ouro

  1. Período de acesso ao sistema e de retenção de documentos

15 (quinze) dias.

  1. Metodologia e logística da auditoria

A acção de Auditoria será conduzida do seguinte modo:

Realização de Reunião de Abertura, Reuniões regulares com os auditados, e Reunião de Fecho.

Serão realizadas entrevistas aos Gestores de Topo bem como, por amostragem das diferentes áreas, sectores, locais e níveis organizacionais/ hierárquicos,  outros colaboradores; serão ainda, analisados os procedimentos, documentos e registos; será feita a observação/ simulação de actividades/ processos; e serão avaliados os recursos informáticos e infra-estruturas. Será feito o exame ao sistema de vendas por meio de testes.

  1. Formato, estrutura, data de emissão e distribuição de relatório

A estrutura da auditoria a ser realizada, será de perguntas e respostas em relação a conformidade dos processos e do sistema em relação as regras e procedimentos.

A emissão e distribuição do relatório será no dia 30/10/2018.

  1. Equipe auditoria

NOME

Iniciais

Cargo

Yamina Ibrahim Ismael

YI

Auditora Principal

Muhammad Tahzib Lakha

ML

Auditor

Mustakim Yussuf

MY

Auditor

Aisha Salim Mahomed

AM

Auditora

  1. Agenda da auditoria

Data/horário

Actividades/áreas prioritárias

24/09/18 08h00min

Reunião de abertura com a participação de todos os membros da auditoria, para traçar metas e metodologias de trabalho.

24/09/18 10h00min

Início da Auditoria / Verificação de Conformidades, estrutura e logística da acção e recolha de documentos.

30/10/18 17h00min

Reunião de encerramento e discussão dos resultados com membros da auditoria. Apresentação do Relatório preliminar.

03/05/10 09h00min

Apresentação do relatório final.

Representante do auditado

Isaque Ibrahimo

Assinatura

Data

10/09/2018

Auditor Líder da equipa

Yamina Ibrahimo

Assinatura

Data

10/09/2018

Confidencialidade:

A Entidade auditora  assegura a confidencialidade de todo o Processo de Auditoria, incluindo qualquer documentação que lhe seja entregue ou  que  seja  consultada  pelos auditores,  bem  como  qualquer  outro  tipo  de  informaçao  obtida,  incluindo  qualquer  solicitação  que  a Organização  entenda  por  bem  referir.  

Nota 1: Durante  a  Auditoria,  a  Organização  deve  assegurar  a  disponibilidade  para  a  Auditoria  dos  Responsáveis  dos  Processos, Actividades ou Funções a auditar, sem prejuízo de outros Colaboradores cuja presença na Organização considere relevante/ necessária  

Nota 2: O Plano poderá sofrer alterações na sua duração tendo em conta ajustes que possam vir a ser necessários como resultado de deslocações que venham a ocorrer durante a auditoria.

Checklist

Elemento de Avaliação

Constatação

Efeitos

Recomendações

Pontuação

  1. Ambiente Geral

  1. Higiene e Limpeza

Avaliar o Estado de Limpeza da sala de trabalho onde se encontra instalado o sistema

Avaliar a existência e adequação de utensílios para o condicionamento de lixo

Avaliar a frequência de limpeza

Avaliar a existência da  mapa de controlo de limpeza

  1.  Arrumação

Avaliar o estado geral da sala

Avaliar a disposição e arrumação da sala

Avaliar a disposição do imobiliário em relação as janelas, acessos e corredores de circulação

Avaliar a arrumação dos instrumentos antigos e recentes

  1. Ventilação
  1. Qualidade do imobiliário

Avaliar o material e resistência do mobiliário

Avaliar a qualidade do imobiliário em termos engonómicos

  1.  Iluminação

Avaliar a existência de iluminação natural

Avaliar a qualidade de iluminação artificial

Avaliar a existência de gerador para casos de corte de energia

Avaliar a existência de painel solar

  1.  Ventilação

Avaliar a existência de ventilação artificial e natural

Avaliar a existência de AC

  1. ...
  1. Dispositivos de Combate ao incéndio

Avaliar a existência e funcionamento de extintores ou bocas de incendio.

Avaliar os prazos e a frequência de manutenção dos extintores

Avaliar a colocação dos extintores de incendio

Avaliar a adequação dos institores

  1. Sistema de Facturação
  1.  Acesso de sistema

Avaliar se o sistema requer o uso de username e password

Avaliar se o sistema obriga a actualizar o password no primeiro acesso

Avaliar se o sistema usa password colectivo ou indivudual

Avaliar se o sistema abandona a arca do trabalhador depois de x tempo

Avaliar se o sistema mantem clientes avaliar áreas se trabalho do mesmo uso

Avaliar se o sistema obriga a actualizar o password periodicamente

  1.  Qualidade do password

Avaliar se o sistema aceita password fáceis

Avaliar se sistema obriga o uso se password complexos

  1.  Registo de clientes

Avaliar se o código dos clientes e gerado automaticamente se introduzido pelo utilizador

Registar clientes sem indicações

Registar mesmo cliente múltiplas vezes

Registar clientes sem nuit

  1.  Registo De Produtos
  1.  Registo de Fornecedores
  1.  Registo de compras
  1.  Emissão da factura

Avaliar se o numero de factura é gerado pelo sistema ou introduzido pelo utilizador

Avaliar se a data de factura é definida automaticamente assumindo a data de computador ou se é introduzida pelo utilizador

Avaliar se o sistema aceita emitir factura sem data

Avaliar a emissão de factura com data anterior

Avaliar a emissão de factura com data posterior

Emitir factura sem especificar cliente

Emitir factura sem produtos/linhas de factura

Emitir facturas com quantidades nulas

Emitir facturas com quantidades zeros

Emitir facturas com quantidades negativas

Emitir facturas com o mesmo produto sem mais do que uma linha

Emitir facturas com características especiais (*?,-)

Avaliar se o sistema permite exportar informações se colocar para a factura

3.Foco no atendimento e serviços: olhar do cliente

3.1.Tem facilidade de acesso a loja? (estacionamento, rampas, escadas, barreiras...)

3.2.Como está a apresentação visual externa? (fachada, paredes, pintura, calçada, plantas...)

4. Interior do estabelecimento

4.1.Como está a ambiência?

4.2.Como está a iluminação?

4.3.Como está a exposição dos produtos / disposição no estabelecimento?

4.4.Como é o Lay out da loja?

4.5.Como está a comunicação interna?

4.6.Como está a limpeza das instalações?

5. Condições de Compra

5.1.Possui variedade na forma de pagamento? (facilidades, opções...)

5.2.Utiliza de bonificação?

5.3.Possui programa de fidelização?

6. Pós-Venda

6.1.Tem cadastro completo?

6.2.Possui meios de obter a avaliação dos serviços?

7. Relacionamento

7.1.Possui meios para ouvir a voz do cliente?

7.2.A presteza no atendimento ao cliente é percebida?

7.3.As pessoas de atendimento são corteses?

8. Tecnologia

8.1. todos processos são conhecidos

8.2. A loja esta informatizada

...

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