Qualidade nos Centros de Documentação

Qualidade nos Centros de Documentação

Os principais Centros de Documentação podem ser conectados por amplas redes on-line, isso facilita os empréstimos entre bibliotecas e outras atividades de distribuição de recursos informacionais.

Pesquisadores acadêmicos podem, por exemplo, usar seus terminais para pesquisar um catálogo representado pela somatória dos acervos de várias bibliotecas, identificar a disponibilidade de um item em cada um desses acervos e, eventualmente, fazer empréstimos de materiais que lhe serão entregues na sua sala ou laboratório.

O gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final assegura a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa, a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Hoje, as informações são recuperadas rapidamente, através de ferramentas amigáveis e que permitem um eficiente gerenciamento do conhecimento.

Informatização dos centros de documentação e Informação

A informação, para ser acessível, deve ser organizada e gerenciada. As mudanças ocorridas com a sociedade da informação provocaram alterações nos hábitos de uso da informação no dia-a-dia do cidadão brasileiro, quer na sua vida pessoal, quer no desenvolvimento de sua carreira profissional, impulsionando as organizações para a busca de um processo de modernização de suas estruturas e maior agilidade na prestação de serviços à comunidade usuária.

Os centros de documentação recebem interferência diária em seus processos de trabalho, o que torna imprescindível a adequação de suas estruturas organizacionais e de prestação de serviços à sociedade da informação.

Especificamente no caso do processo de informatização, os avanços tecnológicos associados às exigências atuais dos usuários direcionam para a seleção e aquisição de software e hardware com características funcionalmente mais diversificadas, privilegiando a interligação das funções de uma empresa, numa linguagem que permita a integração usuário/máquina.

O correto acondicionamento e a catalogação dos arquivos internos podem proporcionar um ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens.

A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.

O ponto de partida do processo é a elaboração do projeto inicial, onde são definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o serviço pode abranger as atividades de criação de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica pré definida, agrupamento por títulos documentais, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas - arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários do sistema informatizado.

O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:

• Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da empresa;

• Impressão dos rótulos das caixas e pastas;

• Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;

• Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;

• Criação da central de atendimento;

• Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;

• Histórico das solicitações e devoluções;

• Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;

• Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;

• Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.

Vantagens:

• Disponibilização de espaço físico;

• Organização física adequada;

• Sistema de identificação visual;

• Padronização dos métodos de arquivamento;

• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;

• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;

• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.