Métodos E Técnicas De Arquivo E Protocol

SENAC EAD

Curso Técnico em Administração

Aluno(a): Nilciane Pontes

Atividade 1 – Organização e controle de fluxo de documentos

Proposta de organização e controle de fluxo de documentos para o setor de RH da Academia Saúde e Vida.

- Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

O método utilizado seria o método de arquivamento alfabético por conta do grande número de funcionários, além de ser o mais simples.

O método alfabético é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático. Obedece a uma ordem alfabética. Pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

O tipo de arquivo utilizado seria o arquivo ativo, pois as planilhas são importantes para consultas constantes. Permanecem no arquivo ativo as planilhas de pelo menos os últimos três meses e depois elas passam para o arquivo inativo.

Arquivo ativo (temporário) - Contêm documentos em uso constante. Arquivo inativo (Intermediário) - Contêm documentos de menor frequência de uso, sendo que uns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto.

- Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa

O método utilizado seria o método de arquivamento alfabético por conta do grande número de itens. O tipo de arquivo utilizado seria o arquivo morto pois esses documentos são utilizamos com menor frequência.

Arquivo morto (permanente) - Contêm os documentos de frequência praticamente nula.

- Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

O método utilizado seria o método alfabético pois ajuda na organização dos   documentos, é de fácil manuseio e terá agilidade na recuperação de informações. O tipo de arquivamento seria o arquivo ativo, permanecem no arquivo ativo os dados de pelo menos os últimos três meses e depois elas passam para o arquivo morto.

- Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

O método utilizado seria o Método Alfabético Numérico porque além das pastas estarem organizadas em ordem alfabética, as fichas de registros podem estar organizadas por ordem de entrada.

Método numérico Simples consiste em numerar as pastas de acordo com a ordem de entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética. Dispensa assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Método alfabético numérico como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabético simples e numérico simples, essa combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.

O tipo de arquivamento seria o arquivo ativo pois essas pastas precisam estar próximas para caso o setor precise dos dados nelas contidos. E elas são utilizadas com maior frequência.

Referencias

ADM UC2 – Tipos de arquivos e métodos de arquivamento. SENAC. Disponível em:<.>.Acesso em: 12 de junho de 2023.

Métodos e Técnicas de Arquivo e Protocolo. SENAC. Disponível em: <https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9757291-dt-content-rid-201432752_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TAD/UC02/conteudos/HTML/redacao_empresarial/metodos_e_tecnicas/index.html.>. Acesso em: 12 de junho de 2023.