Gerenciar Documentos Arquivísticos

1 Introdução

A gestão de documentos arquivísticos compreende um conjunto articulado de procedimentos que se inicia na recepção e no registro dos documentos e se estende à classificação, à definição de níveis de sigilo, à instrução processual, à reconstituição de peças extraviadas, à digitalização, à tramitação, ao acesso, à restauração, à preservação, ao arquivamento, ao desarquivamento, à avaliação, à destinação e à microfilmagem. Todos esses atos devem ser precedidos pela implementação de diretrizes e políticas formais de gestão documental, ajustadas à realidade institucional.

O domínio dessas funções permite que a organização proteja seus interesses e assegure direitos de servidores, colaboradores e usuários, ao mesmo tempo em que registra suas atividades de pesquisa, desenvolvimento, inovação e produção de conhecimento histórico. Além disso, a gestão documental contribui para a manutenção da memória corporativa, possibilita a recuperação segura de documentos, melhora a precisão das respostas e reduz o tempo de atendimento às demandas internas e externas.

2 Recepcionar e registrar

A recepção consiste no ato de receber documentos, processos e dossiês, provenientes tanto de fontes internas quanto externas, que demandam tratamento, análise e, quando necessário, distribuição às unidades competentes. Em regra, essa atribuição é concentrada no setor de protocolo, responsável por receber, dar encaminhamento e impulsionar a tramitação documental no âmbito da instituição.

O registro, por sua vez, formaliza a entrada do documento no sistema de gestão arquivística, mediante a atribuição de um identificador numérico e de uma descrição que permita reconhecer seu conteúdo e finalidade. Esse procedimento viabiliza o controle da movimentação e a recuperação dos documentos, oferecendo aos interessados informações básicas e confiáveis sobre cada peça ou processo.

3 Classificar a documentação e o grau de sigilo

A classificação arquivística tem por finalidade agrupar documentos segundo critérios de semelhança, de modo a organizar o acervo em conformidade com um plano previamente estabelecido. Tal plano deve ser simples, flexível, de fácil assimilação e, sobretudo, uniforme, para garantir um padrão de organização estável ao longo do tempo. Nessa fase, analisa-se o conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos e se define a categoria temática sob a qual serão arquivados, com vistas à rápida recuperação da informação e à aplicação adequada dos prazos de guarda.

Paralelamente, procede-se à classificação da informação quanto ao grau de sigilo, com o objetivo de identificar conteúdos que exijam proteção especial, em razão dos riscos decorrentes de sua divulgação irrestrita. Informações restritas, cujo conhecimento deva ser limitado a determinados grupos ou pessoas, demandam medidas específicas de segurança, que podem ser tão relevantes em órgãos públicos ou empresas de alta tecnologia quanto em organizações de menor porte. Ao conhecer o nível de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informações com que lida, a instituição consegue direcionar recursos para políticas e mecanismos de segurança mais adequados a cada tipo de dado.

4 Instruir, reconstituir e digitalizar

A instrução documental abrange os atos necessários à formação e ao desenvolvimento dos processos, como as diferentes modalidades de juntada. Entre elas, destaca-se a juntada por apensação, que corresponde à união provisória de um ou mais processos acessórios a um processo principal, quando há matérias correlatas ou interesse comum, ainda que com partes distintas. Há, ainda, a juntada por anexação, de natureza definitiva, que agrega a um processo principal outros processos de mesmo interessado e idêntico assunto, desde que haja relação de dependência claramente identificável.

A reconstituição de documentos, dossiês ou processos torna-se obrigatória na hipótese de dano, extravio, perda ou roubo de peças essenciais. Nesses casos, compete à unidade administrativa em que se verificou o desaparecimento adotar as providências para restaurar, tanto quanto possível, o conteúdo e a integridade do conjunto processual.

A digitalização consiste em converter documentos físicos em arquivos digitais, independentemente do suporte original, desde que o conteúdo seja relevante para a instituição. Esse procedimento dinamiza o acesso, facilita a disseminação das informações entre servidores e colaboradores e altera o paradigma de armazenamento, viabilizando o uso de múltiplas mídias, como CDs, DVDs, pendrives e dispositivos de memória removíveis.

5 Vantagens da digitalização

Entre os benefícios associados à digitalização documental destacam-se: a ampliação da facilidade de acesso e de distribuição de cópias; a redução do tempo necessário para atividades que exigem consulta a documentos; a diminuição de custos com recuperação e reprodução; a preservação do acervo físico; e a possibilidade de integrar dados correntes com informações de caráter histórico.

6 Tramitar, acessar e restaurar

A tramitação designa o percurso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, englobando todos os atos de distribuição e movimentação entre unidades organizacionais, internas ou externas. Pode ser entendida como o fluxo formal que leva o documento ao setor competente para decisão ou providência, garantindo que cada etapa seja registrada e passível de rastreamento.

O acesso, por outro lado, compreende a localização e a disponibilização de documentos, processos e dossiês, com a verificação prévia de eventuais restrições e graus de sigilo ali incidentes. Tal procedimento visa tanto a subsidiar decisões e encaminhamentos internos quanto a responder a requerimentos de informação apresentados por usuários e outros interessados externos.

A restauração de documentos envolve um conjunto de técnicas voltadas à reversão de danos físicos e químicos acumulados ao longo do tempo, preservando, na medida do possível, a aparência e a concepção original do material. Essas intervenções devem ser realizadas