Organização de eventos
Por: krish • 14/9/2017 • Resenha • 1.744 Palavras (7 Páginas) • 173 Visualizações
Módulo I - Resumo
Evento é conceituado como um acontecimento, uma ação social e interacionista de celebração, com uma finalidade específica, que tem o poder de engajar pessoas numa ideia ou atividade.
Que exigem pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação, e que devem possuir objetivos para atingir seu público-alvo, conquista-los ou mantê-los, com medidas concretas e resultados projetados. Os eventos podem ser fechados ou abertos, quanto ao número de participantes o evento pode ser classificado como pequeno, médio e grande, e os temas que podem ser abordados são muito variados, sendo assim, podem ser classificados por área de interesses, por exemplo, na área de educação podem ser realizados eventos como congressos, palestras, feiras, já na área profissional, podem ser realizados, workshop, conferência, roda de negócios etc.
Cada evento possui sua característica especifica com certas peculiaridades, que podem ser diversos tipos, por exemplo:
- Assembleia – uma reunião da qual participam delegações, representantes de grupos, estados, países etc. Sua principal característica é debater assuntos de grande interesse.
- Brainstormin – é uma reunião desenvolvida para estimular a produção e o levantamento de idéias, pessoas livremente irão expressar sua opnião sobre determinado assunto. As idéias serão discutidas e analisadas, podendo resultar em melhoria ou outras idéias. Divide-se em duas etapas: a criativa e a avaliativa.
- Exposição – exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou científica.
- Palestra – menos formal que a conferência se caracteriza pela apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno que já possui noções sobre o assunto.
- Workshop – grupo de trabalho ou oficina de atividades usadas nos meios das artes e dança. Outros eventos podem ser: inaugurações, shows, lançamentos, sorteios, rodeios, leilões, comícios, jantares etc.
As organizações que promovem eventos podem ser classificadas em associações, indústrias ou empresas. Os eventos gerados por associações são denominados eventos associativos, já os eventos gerados pelas empresas e/ou indústrias são chamados de eventos corporativos, os eventos podem ocorrer em nível local, estadual, regional, nacional e internacional.
Os eventos ligados a associações, geralmente, pertencem a áreas de interesse científico, técnico, comercial, profissional entre outras. Já os eventos corporativos, geralmente referem-se às áreas de: alta gerência, vendas, acionistas, produção etc.
A elaboração do planejamento de um evento requer máxima atenção e investigação, devendo basear-se em experiências anteriores e com antecipação dos resultados.
A captação de eventos pode ser realizada pelo Poder Público, pela iniciativa privada e pelo Convention and Visitor Bureau (CVB), que trabalharão juntos e somando esforços conseguirão captar o maior número de eventos nacionais e internacionais e de turistas para as localidades-sedes. Esse processo é bastante complexo e divide-se em três etapas distintas, a preparação da captação, captação e pós-captação.
Na preparação da captação, além de pesquisa nas diversas fontes, como companhias aéreas, Associação Brasileira de Centros de Convenções, Exposições e Feiras e calendário de evento, as associações e organismos oficiais procuram a ajuda e orientação do CVB. Na maioria das vezes o processo de captação é utilizado pelas assossiações e organismos oficiais para captar eventos, em virtude de suas características. A principal fonte utilizada é a ICCA, organização que possui membros em quase todos os países, fornecendo em caráter exclusivo todas as referências sobre os eventos mundiais. Após a captação do evento, o CVB e a entidade nacional informam os prestadores de serviços que manifestaram interesse em apoiar o evento sobre o êxito, e a partir deste momento inicia-se o processo de organização do evento.
Atualmente a maioria dos eventos realizados exige a contratação de uma empresa organizadora de eventos para agilizar o processo de planejamento. Isso faz com que se tenha maior segurança de que tudo ocorrerá satisfatoriamente, geralmente é necessário inicialmente realizar processo de concorrência para a seleção da empresa organizadora, e firmar contrato de prestação de serviços entre as partes.
As fases do processo de concorrência são: envio de carta-convite, recebimento de propostas, análise das propostas, avaliação e seleção das empresas organizadoras de eventos e deliberação sobre o contrato.
É importante que as associações, empresas e/ou indústrias promotoras do evento, estabelecem critérios de análise para escolher a empresa que melhor se ajusta as características do evento, alguns aspectos devem ser levados em consideração, tais como: conceito e/ou idoneidade, estrutura administrativa, espaço físico, situação econômica, recursos humanos e técnicos, tradição no mercado, área de atuação e recursos auxiliares.
A licitação é obirgatória para toda a administração pública (federal, estadual e municipal), o artigo 22 da lei n. 8.666/1995, institui normas para licitações e contratos da administração pública e das outras providências, citamos como exemplo três modalidades de licitação:
- Concorrência – modalidade de licitação entre quaisquer interessados, que na fase inicial de habilitação preliminar comprovem possuir os requisitis mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
- Concurso – modalidade de licitaçãoentre quiasquer interessados para escolha de trabalho técnico científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 dias.
- Tomada de preços – modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostsa, observada a necessária qualificação.
Geralmente quando se recorre a uma empresa organizadora de eventos, é necessário firmar um contrato de prestação de serviços entre as partes, os principais tipos de contrato são de administração e de empreitada, na prática, os dois tipos de contrato acabam se entrelaçando e dando origem a outro conhecido por contrato misto.
As fases do processo de planejamento e organização de eventos são:
- Concepção – incorporação da ideia, ou seja, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos como: reconhecimento das necessidades do evento, objetivos, informações sobre participantes, patrocinadores, estimativas de tempo e recursos necessários, resultados desejados etc.
- Pré-evento – planejamento e organização, o planejamento é a peça fundamental num processo de organização, engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro e social do evento.
- Per ou transevento – fase decisiva do evento em que estão inseridos a coordenação executiva, o controle financeiro
- Pós-evento – avaliação e encerramento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica e dos participantes, isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.
Módulo II
O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as características do evento e as necessidade dos participantes e oradores, e estabelecer o que será necessário. Os recursos audiovisuais, em geral, são serviços de som, projetores diversos e telas de projeção, serviço de iluminação sistema de tradução simultânea, vídeo e televisão, computadore, mapas, modelos, maquete, quadros-negros e brancos com pincéis e giz, painéis indicativos e informativos.
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