Planejamento do escopo do projeto viagem a Paris

Planejamento do escopo do projeto viagem a Paris

etapa 1

Termo de Abertura do Projeto

Controle de versões
Versão	Data	Autor	Notas da revisão
00	20/06/2019	Marcus Vinícius Zucco	Elaboração do Documento
Justificativa do projeto
Um grupo de amigos deseja realizar uma viagem a Paris para um grupo de 100 (cem) pessoas e um orçamento pré-estabelecido de R$ 2.500.000,00 totais por 20 dias e com atrações e atividades pré-definidas e encerrar o projeto com uma confraternização para a troca de experiências dos clientes. O projeto será gerenciado seguindo o manual de boas práticas PMBOK®.
Objetivos e metas
O objetivo deste documento é autorizar o início do projeto, atribuir os principais responsáveis, documentar os requisitos iniciais e principais entregas. Além disso, oficializar as premissas e restrições do projeto. O objetivo do projeto é a realização de uma viagem a Paris com um grupo de 100 (cem) pessoas. A viagem deve acontecer durante os vinte primeiros dias do mês de julho de 2020 e devem estar previstos no pacote: passagem aérea, acomodações, café da manhã, traslado, visita a museus, visita a monumentos históricos, visita à igrejas e turismo de compras (visitas a lojas). Faz parte do projeto a realização de um evento de confraternização com o grupo após o retorno para a troca de experiências. O presente projeto seguirá o que sugere o PMBOK® quando diz que o projeto é considerado bem-sucedido sem respeitar o escopo estabelecido, o prazo e o custo definidos no projeto. Ainda, o projeto é considerado um sucesso se atender aos critérios de acecitação das entregas, respeitando as restrições e cumprindo o seu cronograma.
Descrição do projeto
O projeto Viagem a Paris será realizado seguindo o guia de boas práticas do PMBOK® e nele serão realizados o planejamento e execução de uma viagem de 100 (cem) pessoas à capital francesa nos 20 primeiros dias do mês de julho de 2020 com as atividades já mencionadas no tópico: “objetivos e metas”.  Faz parte deste projeto a criação de um cronograma, um estudo dos custos totais detalhados, a identificação dos riscos e suas respectivas ações de controle, a coleta e aceitação dos requisitos do cliente, a criação do escopo do projeto bem como suas exclusões. É previsto também no projeto Viagem a Paris a decisão dos serviços a serem contratados tais como: passagens aéreas, serviços de acomodações, traslado, visitas em museus, monumentos históricos, igrejas e lojas. Além disso, faz parte deste projeto a identificação e organização de um evento de confraternização que servirá como encerramento e coleta de lições aprendidas através de uma pesquisa de satisfação a ser realizada com cada um dos 100 (cem) clientes.
Tempo estimado
Marcos	Previsão
Formação do grupo de 100 clientes	31/10/2019
Aprovação do Itinerário da Viagem	20/12/2019
Aprovação do Pacote da Viagem	15/02/2020
Início da Viagem	01/07/2020
Conclusão do Roteiro	19/07/2020
Retorno da Viagem	20/07/2020
Evento de Confraternizaçao	10/08/2020
Custo estimado
O custo total estimado do projeto é R$ 2.500.000,00, com pacotes de R$ 25.000,00 por cliente uma vez que o número de clientes seja 100 (cem). Os R$ 25.000,00 por pessoa são divididos da seguinte forma: Passagem aérea, acomodações, café da manhã e traslado – R$ 15.000,00; Passeios (museus, monumentos históricos e igrejas) – R$ 5.000,00; Refeições (almos, jantares, lanches, cafés) – R$ 3.000,00; Compras pessoais – R$ 2.000,00.
Riscos (identificação preliminar)
Descrição do risco	Impacto	Ação	Descrição da ação
Não conseguir 100 clientes para a viagem	Aumento do custo relativo do pacote de viagem	Criar programa de Marketing	Criar programa de Marketing para divulgação do projeto/serviço em mais de um canal de comunicação (internet, placas, ações em universidades, etc.)
Roteiro não cumpre o custo estabelecido em projeto	Aumento do custo relativo do pacote de viagem	Negociar com fornecedores	Negociação prévia com fornecedores, orçamentos com empresas distintas, tentativa de descontos pelo volume de compra
Voo cancelado ou atrasado	Não cumprimento do roteiro da viagem	Pesquisar melhores empresas	Contratar companhias aéreas confiáveis e com baixo histórico de problemas
Bagagem extraviada ou perdida	Aumento do custo da viagem com roupas e outros produtos de necessidades básicas	Pesquisar melhores empresas e criar informativo	Contratar companhias aéreas confiáveis e com baixo histórico de problemas e orienatar os clientes à levarem roupas extras em suas bagagens de mão
Clima desfavorável durante os dias da viagem	Não cumprimento do itinerário completo da viagem	Pesquisar novos roteiros	Criação de roteiros alternativos para dias com climas diferentes. Atividades em abientes fechados e protegidos de intempéries climáticas
Hotel não atende às expectativas dos clientes	Perda da confiança dos clientes no projeto. Possibilidade de custo extra para a contratação de um novo serviço de hospedágm sem antecedência	Coletar requisitos e confrontar com serviço escolhido	Coletar corretamente os requisitos dos clientes no processo de gerenciamento do escopo do projeto. Apresentar de forma detalhada o hotel escolhido aos clientes ainda na fase prévia a contratação do serviço. Criar lista com mais duas alternativas de hotel na cidade
Atrações turísticas fechadas	Não cumprimento do itinerário completo da viagem	Criar roteiro e conslutar horários	Criação de roteiros alternativos. Consulta antecipada nos horários de funcionamento e agendamento de todas as visitas do grupo de pessoas (informar o local, quando possível)
Algum integrante do grupo precisar de assistência médica	Aumento no custo da viagem. Não cumprimento do roteiro estabelecido	Contratação de um seguro viagem	Contratação de um seguro viagem para todos os clientes. Negociação para entrar no orçamento junto ao preço da passagem aérea. Apresentar detalhadamente o plano de cobertura para os clientes e orientação aos passageiros antes da partida
Perda de documentos durante a viagem	Não cumprimento do itinerário completo da viagem. Custo e tempo na embaixada para a emissão de novos documentos.	Criar informativo	Orientação aos clientes de como se portar com os documentos em uma viagem internacional. Check list diário de documentos durante a viagem
Inadimplência dos clientes	Não fechamento do grupo de 100 pessoas. Extra custo ou redução do roteiro da viagem	Plano de pagamento facilitado	Apresentar aos clientes uma forma de pagamento facilitada e intuitiva com acompanhamento em um aplicativo de celular e pontos de verificação e contato com o cliente antes da viagem
Variação cambial	Extra custo ou redução no roteiro da viagem. Desistência dos clientes	Acompanhamento das projeções financeiras	Gerar acompanhamento mensal em uma instituição financeira confiável de modo a antecipar qualquer fenômeno de variação cambaial de mais de 10%. Apresentar relatório mensal ao cliente.
Premissas¹
Partindo do princípio que as seguintes premissas são respeitadas: Os 100 (cem) clientes tenham pago o pacote de viagem pré-estabelecido; Que durante os dias da viagem não ocorra nenhum fenômeno ou atividade que altere o funcionamento dos estabelecimentos previstos no roteiro; Que a variação cambial não seja grande o suficiente para alterar drasticamente o roteiro da viagem ou os preços das passagens e acomodações de modo que o orçamento se mantenha controlado.
Restrições[1]
As restrições do projeto são: A viagem deve ocorrer entre os dias 01 e 20 de Julho de 2020; O número de clientes deve ser igual a 100 (cem); O orçamento máximo da viagem é de R$ 25.000,00 por pessoa, portanto R$ 2.500.000,00 totais; Todos os clientes devem ter toda a documentação necessária para a viagem (passaporte válido); O evento de confraternização deve ocorrer no máximo em 30 dias após o retorno da viagem; Todos os clientes tenham a documentação adequada para viagem (passaporte válido) e que não tenham nenhuma restrição legal para a viagem.
Gerente de projeto designado[2]
Gerente do Projeto: Marcus Vinícius Zucco É de responsabilidade do gerente de projetos manter a comunicação entre as partes interessadas, gerenciar o fluxo de informações pertinentes ao projeto. Além disso, gerenciar os contratos com os fornecedores, garantir o escopo do projeto, seu custo e prazo através de aceites entre os stakeholders. Além do mais, faz parte das atribuições do gerente de projeto reportar o status de forma periódica e apresentar, quando necessário, os planos de ação que garantam o sucesso do projeto. Faz parte das atribuições do gerente de projetos ainda a coleta dos requisitos e a definição do escopo do projeto enviando e recebendo aceites das partes interessadas. Patrocinador: Representante do grupo de amigos. É de responsabilidade do grupo de amigos eleger um representante que participará de uma reunião quinzenal de acompanhamento da situação do projeto sob a ótica de prazos, custos e escopo. Ainda, este representante será responsável pela assinatura do aceite de cada entrega do projeto.
Equipe do projeto
Função	Nome	Telefone	E-mail
Gerente de Projetos	Marcus Zucco	[phone]	[e-mail]
Membro da equipe	Membro x	[phone]	[e-mail]
Aprovações
Participante	Assinatura	Data
Marcus Zucco	----------	20/07/2019
Cliente	----------	20/07/2019

...