Relatório, ata e audioconferencia

O relatório tem como objetivo descrever um acontecimento ou uma experiência. Pode apresentar-se através de textos narrativos, expositivos e argumentativos. Para conhecer melhor o gênero textual relatório, clique na imagem ao lado e veja a apresentação.

A ata é um documento que resume fatos e decisões de uma reunião, assembleia ou convenção. Deve ser assinada pelo presidente ou secretário e, em alguns casos, pode ser assinada pelos participantes da reunião.

Normalmente, as atas são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, devidamente assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto. A autoridade também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.

De um modo geral, a conclusão ou encerramento de um relatório deve apresentar as seguintes características:

ter deduções claras e ordenadas levantadas ao longo da discussão do assunto ou dos resultados;

ser breve, concisa e convincente já que é a síntese dos argumentos do texto;

não conter dados ou resultados passíveis de discussão, pois ela é a confirmação ou negação das hipóteses levantadas;

ser um capítulo à parte e finalizar a parte textual do relatório.

A audioconferência

A audioconferência oferece a interação entre pessoas que estão em localidades distantes, simulando, de maneira clara e objetiva, um ambiente de trabalho presencial.

É importante considerar alguns aspectos que ajudam a fornecer uma boa experiência em ambas extremidades. Esses aspectos são a banda larga, repercussão, amplitude, interatividade e ruído. O equilíbrio entre esses aspectos é o segredo do sucesso de uma audioconferência.

audioconferência

Se você for fazer uma reunião através de sistemas de audioconferência, é necessário seguir algumas regras, mostradas abaixo.

1. Preparando o espaço

Alguns ajustes na sala de reuniões ajudam a melhorar a qualidade da conferência:

acústica – carpetes e cortinas são materiais absorventes de som e, portanto, melhoram a sensação acústica da sala, proporcionando um som mais claro para ambas as partes. Evite salas com paredes de vidro e chão frio, pois estes materiais refletem o som e criam uma sensação de eco;

equipamentos – o dimensionamento correto dos equipamentos na sala e a distribuição estratégica dos microfones são fundamentais para a qualidade da reunião.

2. Preparando a conferência

Lembre-se de alguns detalhes que são fundamentais para a que não existam problemas antes da reunião:

testes – testes de conexão devem ser feitos antes da reunião oficial, para garantir a compatibilidade dos equipamentos;

som – o volume da audioconferência deve estar em nível adequado.

3. Durante as reuniões

A fala nas audioconferências é condição