Termo de Abertura do Projeto Viagem a Paris

Justificativa do projeto

Um grupo de amigos deseja realizar uma viagem à Paris, foi definido que o número de integrantes mínimo seria de 100 pessoas, tendo em vista possíveis descontos em hotéis, passeios e passagens aéreas para não exceder o limite de R$25000,00 por pessoa.

Objetivos com metas SMART e critérios de sucesso

Planejar e promover uma viagem a Paris com duração de 20 dias, que deverá ocorrer no mês de julho de 2019 definindo previamente os passeios que serão realizados que devem incluir, e não se limitar há, museus, monumentos históricos, igrejas e lojas. Após o retorno da viagem, também fica definido uma confraternização com todos do grupo, para que seja possível a troca de experiências, fotos e vídeos. O projeto será considerado bem-sucedido uma vez que for realizado dentro do prazo, orçamento e escopo previsto, também deve ser realizada a confraternização com todos os participantes da viagem.

Descrição do projeto

O projeto em questão definirá todo planejamento e execução das ações necessárias para realizar uma viagem em grupo a Paris. Neste termo de abertura serão definidos os serviços que serão contratados, como hotéis, passeios, locomoção em Paris e passagens aéreas assim como o que for necessário para uma confraternização após o retorno da viagem, onde os participantes da viagem irão compartilhar fotos, vídeos e experiências.

Tempo estimado / Cronograma de Marcos

Marcos

Previsão

Divulgação da viagem

3 de agosto de 2018

Formação do grupo

3 de dezembro de 2018

Definir e aprovar roteiro

2 de janeiro de 2019

Aprovar lista de fornecedores

1 de fevereiro de 2019

Contratar agência de viagens

1 de fevereiro de 2019

Confirmar serviços contratados

4 de março de 2019

Saída do Brasil

1 de julho de 2019

Retorno ao Brasil

20 de julho de 2019

Confraternização do grupo

10 de agosto de 2019

Encerramento

20 de agosto de 2019

Custo estimado

O custo estimado do projeto é de R$ 2.500.000,00, sendo divido em R$ 25.000,00 por pessoa. O valor por pessoa será divido da seguinte maneira:

• Passagem aérea, acomodações, café da manhã e translado: R$ 15.000,00;
• Passeios: R$ 5.000,00;
• Refeições: R$ 3.000,00;
• Compras: R$ 2.000,00.

Premissas

• Supõe-se que todas as pessoas falam pelo menos inglês, para que os passeios possam ocorrer com o mínimo de dificuldades possíveis;
• Supõe-se que todos os participantes já possuem documentos necessários para uma viagem internacional à França;
• Parte-se do princípio que nem todos os participantes foram à Paris, passeios serão definidos de acordo;
• Parte-se do principio que todos os participantes irão comprar seguros de saúde à parte, assim como um seguro de viagem;
• Supõe-se que todas as datas e cronogramas estabelecidos serão respeitados;
• Supõe-se que não haverá nenhuma guerra ou evento de força maior que irá impedir a entrada de pessoas no país ou então a realização dos passeios;

Riscos (identificação preliminar)

Descrição do risco

Impacto

Ação

Descrição da ação

Intempéries climáticas

Impossibilidade de realizar passeios

Prevenir

Balancear os passeios realizados para que não seja necessário depender inteiramente do clima ou então para que seja possível mudar os dias de realização do passeio.

Perder algum voo de conexão devido ao fuso horário

Atraso para inicio dos passeios e transtornos ao realocar passagem

Prevenir

Instruir a todos os participantes em como funciona o fuso horário do local e garantir que todos sempre andem em grupo a fim de se ajudarem entre as conexões.

Problemas com cartão de crédito

Impossibilidade de realizar passeios e compras

Prevenir

Instruir a todos os participantes à levarem a moeda local para garantirem que poderão realizar compras e passeios mesmo que surjam problemas com seus cartões.

Participantes não estarem prontos na hora da viagem

Impossibilidade de alguns participantes viajarem

Prevenir

Enviar uma van para buscar todos os participantes no dia da viagem.

Participantes com documentos faltando para o embarque

Impossibilidade de alguns participantes viajarem

Prevenir

Enviar a todos um checklist prévio para conferência de documentos importantes para a viagem.

Extravio de bagagens

Atraso no desembarque ou em conexões

Prevenir

Confeccionar uma identificação única para o grupo da viagem, facilitando identificação das malas para todos.

Mal-estar ou adoecimento de pessoas durante a viagem

Interrupção de atividades ou impossibilidade de realizar alguns passeios

Mitigar

Mapear todos os hospitais mais próximos de cada passeio e do hotel para encaminhamento de quem não se sentir bem.

Comunicação do país

Impossibilidade de realizar alguns passeios ou fazer compras

Prevenir

Garantir que um tradutor esteja presente durante os passeios para sanar eventuais dificuldades.

Roubo ou furto de itens pessoais

Interrupção de atividades de mal-estar entre participantes

Prevenir

Garantir que todos os passeios sendo realizados são em lugares seguros e que as rotas sendo tomadas são as mais adequadas e movimentadas.

Falta de organização do grupo

Atraso para passeios e perca de tempo

Prevenir

Definir um cronograma para que as pessoas sigam, para que todos os passeios sejam realizados e todos possam visitar todos os lugares definidos.

Número de participantes abaixo do estabelecido

Impossibilidade de se atingir os descontos necessários

Prevenir

Divulgar a viagem o mais cedo possível e realizar um pequeno programa de marketing a fim de chamar a atenção de possíveis participantes.

Restrições

• Investimento não deve exceder R$ 25.000,00 por participante;
• O grupo deve ser composto por no mínimo de 100 participantes;
• O tempo mínimo de viagem será de 20 dias;
• O encontro de confraternização do grupo deve ser realizado em no máximo 2 meses após a viagem finalizada;
• A variação cambial não deve afetar o custo total da viagem em mais de 5% acima do orçado.
• Todos os participantes do grupo devem estar bem de saúde, ou sem doenças graves antes da viagem.
• Todos os contratos com fornecedores devem estar confirmados na data estipulada, antes da viagem

Gerente de projeto designado / Principais Stakeholders

• Gerente de Projeto:

• Gerenciar Projeto, tomar decisões quanto ao uso de recursos, delegar atividades à equipe de projeto, cobrar entregas e realizar feedbacks;

• Patrocinador:

• Representante do grupo de amigos viajantes perante ao Gerente de Projeto;

• Clientes:  Viajantes:

• Realizarão os pagamentos;

• Equipe de Compras:
• Equipe Jurídica:
• Fornecedores:

• Fornecedoras de carros em Paris: Alamo e Sixt:

• Responsáveis por disponibilizar todos os carros necessários para o translado e passeios dentro de Paris;

• Companhia aérea: Air France:

• Responsável por realizar o transporte dos participantes até Paris;

• Hotel: Maison Nabis by Happyculture:

• Responsável por acomodar os participantes durante os vinte dias de estadia em Paris;

• Intérpretes: Paris Feliz:

• Responsável por fornecer os intérpretes que acompanharão o grupo durante a viagem;

Aprovações

Participante

Assinatura

Data

28 de julho de 2018

29 de julho de 2018