O Manual eSocial

CARTILHA DO ESOCIAL

VERSÃO 2019

        

Início: 01/2019

Cartilha para orientação sobre o eSocial do Governo Federal

Novos procedimentos sobre funcionários e folhas de pagamento

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SUMÁRIO

1.        O que é o eSocial        3

2.        Objetivos do eSocial        4

3.        Admissões        4

4.        Demissões        5

5.        Folha de pagamento        5

6.        Dependentes dos empregados        5

7.        Alterações cadastrais        6

8.        Férias        6

9.        Afastamentos        7

10.        Exames médicos        7

11.        Saúde e Segurança (LTCAT – PCMSO – PPRA – PCMAT)        8

12.        CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho e PPP        8

13.        Contratação de Estagiários        8

14.        Processos judiciais, administrativos e/ou tributários        9

15.        Tributações        9

16.        Convenção Coletiva        9

17.        Envio de informações para o eSocial        10

18.        Multas e Infrações        10

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1. O que é o eSocial

• O Governo Federal, através da Receita Federal do Brasil (RFB), Ministério do Trabalho (MTE), INSS e Caixa Econômica Federal, criou uma nova forma de transmissão de informações trabalhistas dos empregados e empregadores, para um único banco de dados na internet.
• O eSocial foi criado pelo Decreto 8.373/14.
• Serão diferentes tipos de arquivos, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas.
• O início do envio das informações será em julho de 2018, com o cadastro das empresas, posteriormente o cadastro dos funcionários e assim sucessivamente.
• Haverá mudança nos procedimentos de trabalho, que serão orientados ao longo desta cartilha.
• Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES, sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar MULTAS e AUTUAÇÕES pela empresa.
• Dados que serão unificados:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS);
• Caged (Para controlar as admissões e demissões de empregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
• CD (Comunicação de Dispensa);
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
• MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
• GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
• GPS (Guia da Previdência Social),
• Folha de pagamento.

1. Objetivos do eSocial

• Para os trabalhadores – Garantia de direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados de sua relação de trabalho com o empregador através da internet.
• Para o Governo – Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais trabalhistas e previdenciárias pelo empregador.
• Para os Empregadores – Simplificações de processos, após adequação ao eSocial.

1. Admissões

• As contratações nas empresas serão informadas primeiro no eSocial, ANTES do início das atividades por parte do empregado. Ex: O empregado que começará a trabalhar no dia 01 do mês seguinte, deverá ter seu registro efetuado 02 dias antes pela contabilidade.
• As cópias dos documentos dos empregados precisam estar completas, legíveis e 02 dias antes na contabilidade, conforme relação de documentos para admissão, em anexo.
• Os empregadores deverão acessar o site do eSocial ( www.esocial.gov.br ), afim de conferir a documentos dos candidatos à vaga de emprego (PIS / CPF / NOME / DATA DE NASCIMENTO....).
• Caso haja alguma inconsistência, o empregado deverá corrigir as informações, antes de fazer os exames admissionais.
• Depois de tudo conferido, o funcionário deverá fazer os exames admissionais e enviar os documentos para a contabilidade.
• Cronograma para contratação:

• Seleção do candidato
• Conferência da documentação no portal do eSocial
• Atestado médico admissional e complementar (se for o caso)
• Registro na contabilidade eSocial (02 dias antes do início)
• Início dos trabalhos

1. Demissões

• Avisos prévios ou pedidos de demissão devem ser informados à contabilidade no mesmo dia, não podendo mais ser feito com datas retroativas, sob pena de multas.
• Caso seja Término de Contrato de Experiência, favor informar à contabilidade 03 dias antes do término, para agendamento no eSocial e elaborar a rescisão contratual.
• No caso de Aviso Prévio Indenizado ou trabalhado, favor avisar com antecedência para transmissão das informações no eSocial.
• Em todos os casos, o empregado deverá fazer Exame Demissional, com exceção do contrato de experiência.

1. Folha de pagamento

• As informações para a folha de pagamento deverão chegar à contabilidade com tempo hábil de processamento da folha de pagamentos.
• Faltas, atestados médicos, afastamentos e/ou quaisquer informações que alterem a folha de pagamentos, deverão ser informadas á contabilidade.

1. Dependentes dos empregados

• Todos os dependentes deverão ter CPF, independente da idade.
• Em caso de dependência em comum com o cônjuge, um deles deverá abrir mão, para que o outro possa receber os benefícios (salário família), respeitando a legislação do Imposto de renda, processo que será fiscalizado eletronicamente pelo sistema do governo.
• Enviaremos no decorrer do processo, ficha de atualização cadastral dos dependentes, as informações escolares e de vacinação deverão estar sempre atualizadas.
• Quem paga pensão alimentícia não poderá deduzir como dependente o próprio beneficiário com a pensão.

1. Alterações cadastrais

• É dever do empregado manter as informações atualizadas, junto ao empregador (Nome, endereço, estado civil....).
• É dever do empregador manter as informações atualizadas junto à contabilidade.
• É dever da contabilidade transmitir as informações atualizadas para o eSocial.
• As alterações deverão ser transmitidas dentro do mesmo mês, Ex: Estado civil, alteração de endereço.

1. Férias

• As férias deverão ser pagas com no mínimo 02 dias de antecedência ao seu início, alguns casos deverão ser 05 dias, de acordo com a CCT.
• Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e retorno de férias também serão informados no eSocial.
• Comunicaremos frequentemente sobre as férias dos funcionários, para que a empresa possa se organizar.
• As férias deverão ser comunicadas à contabilidade com antecedência para geração do aviso de férias, transmissão ao eSocial e envio à empresa.
• O período de gozo de férias terá que ser 02 dias antes de feriado ou repouso remunerado, de acordo com a nova Lei Trabalhista ou disposição em contrário de acordo com a CCT.
• Caso haja alteração na escala, avise-nos.
• Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador poderá ser autuado por informações incorretas.

1. Afastamentos

• Afastamentos com atestado médico a partir de 01 dia deverão ser informados no eSocial.
• Outros afastamentos como licença maternidade, acidente de trabalho, etc, também deverão ser comunicados à contabilidade.
• Assim que ocorrer tais fatos, comunique à contabilidade e envie os documentos.
• Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou maternidade, deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno às atividades, no primeiro dia do retorno ao trabalho (NR 7, item 7.4.3.3).
• Atestados médicos deverão ser enviados à contabilidade em até 24 horas do recebimento por parte da empresa.

1. Exames médicos

• Todos os empregados deverão fazer exames médicos (Admissionais, Demissionais, Periódicos e/ou Complementares).
• Exames Admissionais – Antes da admissão, após conferência dos documentos do empregado.
• Exames Periódicos – Nos prazos previstos no PCMSO fornecido pela empresa contratada.
• Exames Demissionais – Logo após a emissão do Aviso Prévio ou Pedido de Demissão, caso este esteja INAPTO a sair, o empregado não poderá ser dispensado.
• Exames de Mudança de função – Deverá ser feito antes da mudança de função.
• Exames de Retorno de afastamento – Deverá ser feito no dia de retorno ao trabalho.
• Exames Complementares – Conforme previstos nos laudos da empresa contratada, devendo ser feitos dentro dos prazos programados.

1. Saúde e Segurança (LTCAT – PCMSO – PPRA – PCMAT)

• Os programas deverão estar sempre atualizados, pois suas informações serão transmitidas ao eSocial.
• Estes programas promovem a melhoria das condições de trabalho e outros aspectos de higiene ambiental.
• Nestes programas estão relacionadas às atividades da empresa e dos trabalhados, orientando sobre as condições de trabalho, equipamentos a serem utilizados, procedimentos de trabalho, o que deve ser pago em folha de pagamento referente à atividade desenvolvido pelo trabalhador (Insalubridade, periculosidade, etc...).
• Na contratação de empresa terceirizada, com cessão de mãos de obra, os laudos deverão ser entregues (cópia) para que a empresa informe o seu ambiente com riscos
• Os EPIs serão informados com seus respectivos CAs, de acordo com a empresa fornecedora dos materiais.

1. CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho e PPP

• O CAT passará a ser elaborado dentro do eSocial. Para isso precisamos informar os dados do acidente em até 24 horas do ocorrido, juntamente com o atestado médico e o Boletim de ocorrência policial (se for o caso), sob pena de multa.
• Em caso de falecimento do trabalhador, as informações deverão ser feitas no mesmo dia do ocorrido.
• O PPP passará a ser eletrônico, dentro do eSocial, contendo todas as atividades desenvolvidas pelo trabalhador.
• O Trabalhador terá acesso a estas informações no site do eSocial.

1. Contratação de Estagiários

• A contratação de estagiários deverá obedecer a legislação vigente e será exigida no eSocial.
• Os estagiários deverão fazer os atestados médicos normalmente.
• O Supervisor do estágio deverá ter formação na área do curso do estagiário ou experiência profissional na área.
• Os contratos assinados devem ser enviados à contabilidade para fechamento da folha de pagamento.

1. Processos judiciais, administrativos e/ou tributários

• Caso haja algum processo trabalhista em andamento ou que seja julgados futuramente, deverá ser encaminhado à contabilidade para informar no eSocial.
• Processos administrativos, para não tributação ou retenção de tributos, também deverão ser comunicados à contabilidade.

1. Tributações

• Todas as empresa deverão informar ao eSocial as tributações e reflexos.
• Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (exceto em caso de processos administrativos/tributários).

1. Convenção Coletiva

• Convenção coletiva de trabalho, ou CCT, é um ato jurídico pactuado entre o sindicato dos empregadores e o sindicato dos empregados para o estabelecimento de regras nas relações de trabalho em todo o âmbito das respectivas categorias (econômica e profissional).
• A convenção coletiva deverá ser respeitada, de acordo com a categoria do empregado.
• As informações constantes na CCT também serão transmitidas no eSocial.

1. Envio de informações para o eSocial

• A transmissão de informações para o eSocial possui um cronograma, que deverá ser observado, afim de evitar multas.
• As informações serão enviadas eletronicamente para a Receita Federal do Brasil, que ficará responsável pela distribuição destas informações a cada órgão competente.
• As informações serão assinadas eletronicamente, por meio de certificação digital em nome do titular (CNPJ ou CPF, conforme o caso) ou procuração eletrônica em nome do responsável (contabilidade).

1. Multas e Infrações

• O Governo Federal estipulou os valores das multas para as informações incorretas, inexistência ou retificação destas informações.
• Admissão fora do prazo / falta de registro – R$ 3.000,00.
• Pagamento de rescisão fora do prazo de 10 dias – 1 Salário do empregado + R$ 170,26.
• Pagamento de férias fora do prazo – 1 salário do emprego + 1/3 do salário.
• Infrações Previdenciárias – de R$ 300,49 a R$ 228.402,57.
• Jornada de Trabalho – de R$ 40,25 a R$ 4.025,33.
• Saúde do trabalhador (não fazer exames) –de R$ 402,53 a 4.025,33.
• Segurança do trabalhador (não fazer laudos) –de R$ 670,89 a 6.708,59.
• Falta de atualização cadastral – R$ 402,54 por empregado.
• Falta de recolhimento do FGTS por 03 meses consecutivos – Início de ação fiscal eletrônica e multa.
• Exemplificamos algumas multas e situações, há outras situações sujeitas a penalidades.
• As multas serão geradas no ato da transmissão das informações;
• Os valores das multas serão dobrados em caso de reincidência;
• Os valores das multas são com base na tabela de 2017, que ainda está vigente.

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato com a contabilidade para esclarecimentos.

Evite multas, mantenha os dados dos empregados atualizados.

Pontual Assessoria Contábil

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