Gestão De Projectos

Projecto

Antes de abordar o tema “Gestão de Projectos”, importa definir “projecto”.

Muitas vezes comentamos que estamos a desenvolver um projecto, ou que temos ideias para fazer um projecto, muitas vezes não se tratando na verdade de um. Um projecto é uma iniciativa que é única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projecto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro factor. Isto diferencia projectos de operações regulares de uma empresa. Um projecto tem um fim bem definido, ou seja, tem um objectivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projecto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um projecto.

São projectos, por exemplo, a construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, etc.

Observando os exemplos de projectos podemos verificar que todos têm um fim bem definido, e são, de alguma forma, sempre únicos. Neste trabalho escolho como exemplo de Projecto a Introdução de um novo Módulo de Formação na Empresa “Vamos aprender, Lda”.

Gestão de Projectos

O que é Gerir um Projecto?

Administrar, coordenar ou gerir um projecto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projecto tenha sucesso.

Gerir um projecto implica iniciar e finalizar, passando pelas etapas de planeamento, execução e actividades de controlo.

A fase Inicial do projecto acontece quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele.

Verificando-se a procura de Formação no módulo de Microsoft Access, identificámos a necessidade de elaborar todo o Dossier pedagógico que permita começar a ministrar cursos de Microsoft Access.

É nesta fase que se obtêm dados; Identificam as necessidades e alternativas; estabelecer objectivos, riscos, viabilidade, estratégias, estimar recursos, desenvolver Project Charter, apresentar proposta. As necessidades identificadas pelo Gestor de Projecto passam pela obtenção do software licenciado, elaboração do dossier pedagógico, formação de formadores em Microsoft Access e verificar se os computadores das salas de formação têm capacidade para ministrar formação em Microsoft Access. A estratégia passa por aproveitar a procura e fazer a divulgação do novo módulo através de panfletos enviados para empresas e no site da nossa empresa. O site da empresa já existe, será apenas necessário criar uma página para o novo produto. O grupo de trabalho será composto por 4 pessoas mais um Gestor de Projecto. Não se prevê grandes riscos uma vez que é um produto muito procurado.

A fase do Planeamento é a fase responsável por identificar e seleccionar as melhores estratégias de abordagem do projecto. É nesta fase que são desenvolvidos os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos de forma a confirmar e obter aprovação para prosseguir. Foram nesta fase elaborados e apresentados todos os mapas necessários, a partir dos quais se obteve a confirmação e aprovação por parte da administração. Nos mapas foi apresentada uma proposta de 6 meses conclusão do Projecto.

É na fase de Execução que materializa tudo aquilo que foi planeado anteriormente. Grande parte do orçamento e do esforço do projecto é consumida nesta fase.

No fim do projecto dá-se a avaliação do trabalho realizado através de auditoria interna ou de terceiros. Aqui revê-se o projecto e este é aceite ou não. Dá-se também a transferência de responsabilidades, parte-se para a documentação e avaliação de resultados, elaboração de relatórios e onde se desmobilizam ou redireccionam os recursos. Todas as tarefas acima descritas são da responsabilidade do Gestor do Projecto.

Gestão de Projectos

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Uma equipa de gestão de projecto deve ser liderada por um Gestor de Projecto este deverá ter entre outras a capacidade de planear, organizar, gerir, coordenar, de apreender o essencial dos problemas técnicos, negociar, gerir recursos humanos; tomar decisões com rapidez em situações de contingência, ser um líder reconhecido pela sua equipa.

O gestor de projecto actua como um centro vital de comunicações ligando todas as partes do projecto, tendo a responsabilidade de definir claramente a estrutura do projecto, fixar prioridades, definir responsabilidades, resolver conflitos e rever continuamente o projecto. Foi escolhido o Gestor de Projecto que apresentou a ideia uma vez que este tem o perfil necessário para desenvolver e coordenar o mesmo. Deliberou o GP que 6 meses são o tempo necessário para execução e conclusão do mesmo. Escolheu a equipa tendo por base os conhecimentos necessários para a elaboração do Dossier pedagógico, Livro de Access, bem como a formação de formadores. Assim escolheu 4 formadores que para além dos seus conhecimentos, eram pessoas dinâmicas e motivadas para a conclusão com sucesso do projecto. Tendo ficado o Gestor de Projecto responsável por negociar as licenças de formação com a Microsoft, orçamentos, instalação, e distribuição das restantes tarefas pelos membros da equipa. Tem o gestor de Projecto que assegurar que o elemento que vai desenvolver o Livro de Microsoft Access que será distribuído nas formações do novo módulo esteja em harmonia com o dossier pedagógico. O Dossier pedagógico será composto por: Conteúdo Programático, Planos de aulas, Exercícios, Resolução de Exercícios, Exercício de Revisão, Resolução do Exercício de Revisão, Exames, Critérios de Correcção, Pauta de Avaliação) (ver Anexo 1).

Ao Nível da Estrutura Organizacional a Empresa de formação “Vamos Aprender, Lda” adopta uma estrutura por Projecto, neste tipo de organização os recursos necessários à realização de um objectivo específico são separados da estrutura funcional e agrupados em unidades dirigidas por gestores de projecto. Os gestores detêm uma considerável autoridade sobre o projecto podendo recorrer a recursos internos e externos à organização. Todo o pessoal envolvido no projecto está sob a autoridade directa daquele gestor durante o período de vida do projecto. Criou a organização uma estrutura temporária, pequena e específica para a realização de este Projecto.

No tipo de projecto que é apresentado esta é a estrutura organizacional perfeita pelas vantagens que apresenta. Tais como, melhor controlo