Organização E métodos

Elaborado e aprovado o planejamento, começa o trabalho propriamente dito por intermédio do levantamento verificando os agentes internos e externos que interagem com e na empresa como : condições operacionais, físicas, estruturais, econômicas, de recursos humanos, financeiros, mercadológicos, tecnológicos materiais e de apoio logístico conforme o tipo de estudo a ser realizado.

Para se conseguir um bom resultado, quando do emprego das técnicas de levantamento, é de bom alvitre fazer a prévia divulgação nos setores

envolvidos, onde deverão ser expostos os objetivos da medida e quais os

resultados esperados. Aproveite, ainda, para solicitar a colaboração e o

apoio de todos (chefias e funcionários) no desenvolvimento dos trabalhos,

esclarecendo que o sucesso deste trabalho depende da colaboração de

todos.

II.1. PESQUISA INSTITUCIONAL E REVISÃO BIBLIOgRÁFICA

É a primeira técnica a ser empregada, pois oferece suporte às demais,

possibilitando um entendimento mais direcionado ao assunto em questão.

Consiste basicamente em pesquisar a literatura pertinente (livros,

legislação, revistas, artigos etc.); identificar (coletando) os trabalhos

que já foram desenvolvidos sobre o assunto (estatutos sociais, normas,

regulamentos, instruções, manuais, regimentos, relatórios etc.) tanto

internos, quanto externos, de modo a conseguir um elenco de informações

necessárias para formar uma base de dados para executar o trabalho.

II.2. OBSERVAÇÃO DIRETA

Das técnicas de levantamento existentes, talvez seja esta a mais

eficiente, pois possibilita verificar “in loco” as atividades que estão sendo

desenvolvidas, permitindo, assim, coletar as informações de acordo com

o desenrolar das operações e/ou execução dos processos.

Para executar esta técnica, basta simplesmente que o analista observe as

atividades de cada funcionário, registrando o que está sendo realizado,

a forma de execução, o tempo de duração, os procedimentos gerais etc.

Contudo, por ocasião da análise, deve-se estar ciente que é natural ao

ser humano aumentar o desempenho e a produtividade quando está

sendo observado.

II.3. QUESTIONÁRIO

É outro instrumento relevante para a coleta de dados, principalmente

quando as pessoas a serem inquiridas estão fisicamente dispersas

em determinada área geográfica e constituem um grupo numeroso. O

questionário possui a vantagem de dispensar a presença do entrevistador

(analista), por ocasião do levantamento; porém, por se tratar de um

elemento “frio”, o questionário poderá dificultar a capacidade de

entendimento do entrevistado, que muitas vezes não consegue entender

a essência da pergunta, prejudicando substancialmente a resposta.

Para facilitar a elaboração de um questionário, seja ele aberto (respostas

subjetivas), fechado (respostas objetivas) ou misto (ambos os tipos

de resposta) deve-se, inicialmente, elaborar um esquema que possa

congregar títulos de assuntos de uma mesma natureza, objetivando

elencar a formulação das perguntas, dando-lhes um sentido lógico,

coerente e padronizado.

Exemplo: Área de Suprimentos

Esquema:

1) política de compras;

2) sistema de controle;

3) seleção de fornecedores;

4) remanejamento de material;

5) critérios de pagamento.

A partir desse esquema, elaboram-se as perguntas pertinentes a cada

assunto. Estas perguntas devem ser simples e objetivas, e conforme

uma sequência lógica e natural com palavras e expressões familiares aos

entrevistados e outras que testem a veracidade das perguntas anteriores.

Finalmente, deve-se evitar perguntas duvidosas ou que direcionam para

uma resposta que se deseja obter. II.4. ENTREVISTA

É uma das técnicas mais usuais e comuns no levantamento de dados,

visando a resolução dos problemas organizacionais. Consiste em um

diálogo planejado com o fim de obter informações de quem executa as

atividades, por meio de uma comunicação verbal e direta, com o objetivo

de coletar subsídios para uma posterior análise.

a) Planejamento:

• preparar-se com respeito ao assunto em questão, de tal forma

que se possa dialogar e entender a terminologia e as explicações

técnicas dos usuários;

• selecionar as pessoas que participam do processo a ser levantado e

que tenham condições de fornecer dados, sugestões e informações

sobre o trabalho que estão desenvolvendo;

• marcar a hora (aquela mais conveniente para o entrevistado) e o

local,