Sistemas de informação

1. INTRODUÇÃO O presente trabalho foi elaborado durante o sétimo semestre do curso de Administração de Empresas da Universidade Paulista – UNIP. Na confecção do mesmo relacionaremos conteúdos de Gestão das Informações. O trabalho objetiva orientarmo-nos a uma melhor compreensão das atividades oferecidas em sala de aula relacionadas à disciplina acima e entendermos como é feito, quais os procedimentos de um processo de informação, e quais as consequências que este trará à Empresa. O mesmo foi realizado com o objetivo de se entender que atualmente no mundo dos negócios encontram-se diferentes formas de organização, onde cada uma tem um próprio jeito de se constituir, de administrar, relacionar, mas todas possuem a necessidade de informações, não só como facilitar o trabalho, apoiar nas tomadas de decisões, mas também para se destacar dos demais concorrentes criando um diferencial competitivo. Para a realização do trabalho visitamos a empresa Alpheu Transportes, que está localizada no estado de São Paulo, na cidade de Mirassol. A Empresa atua no ramo de transporte e logística. Contudo, foram usadas diversas formas de pesquisas, como sites, livros, orientações que ajudaram na elaboração do mesmo, além da boa vontade do proprietário da empresa visitada que nos proporcionou a oportunidade de conhecer a sua organização, informando-nos sobre seu funcionamento.

2. Fundamentação Teórica 2.1 Sistemas de Informações Um Sistema de Informação (SI) é um sistema cujo elemento principal é a informação. Seu objetivo é armazenar, tratar e fornecer informações de tal modo a apoiar as funções ou processos de uma organização. Um SI é composto de um subsistema social e de um subsistema automatizado. O primeiro inclui as pessoas, processos, informações e documentos. O segundo consiste dos meios automatizados (máquinas, computadores, redes de comunicação) que interligam os elementos do subsistema social. As pessoas, juntamente como os processos que executam e com as informações e documentos que manipulam, também fazem parte do SI. O SI é algo maior que um software, pois além de incluir o hardware e o software, também inclui os processos (e seus agentes) que são executados fora das máquinas. Isto implica em que pessoas que não usam computadores também façam parte do sistema e, consequentemente, necessitem ser observadas e guiadas pelos processos de planejamento e análise de sistemas. O perigo de não se dar atenção ao aspecto social é que os sistemas automatizados, não sejam eficazes ou não possam ser utilizados, apesar de estarem funcionando perfeitamente (pelo menos, em ambientes de teste). No ambiente real, os aspectos sociais interferem e muito no funcionamento do SI. Os processos podem ser modificados em razão de aspectos sociais não bem controlados. Por esta razão, é que existem muitos sistemas que depois de implantados acabam não sendo utilizados ou até mesmo trazendo prejuízos ou dificultando o trabalho nas organizações. É responsabilidade do Analista de Sistemas definirem os objetivos do SI, as informações que o SI manipulará, os processos e pessoas que farão parte do SI, as máquinas que serão usadas nos processos e o inter-relacionamento entre os vários SI’S na organização.

2.2 Sistema de Informações e Vantagem Competitiva

Um sistema de informações deve prover tanto a informação de cunho estratégico quanto a de cunho operacional. Sistemas desse tipo, que coletam, armazenam, processam e disponibilizam informações para todos os níveis organizacionais são denominados sistemas de informações gerenciais (SIG). O sistema de processamento de dados é a parte mais básica do SIG, o agrupamento e a organização de dados sobre transações básicas de negócios; esse componente do SIG não envolve a tomada de decisão. Para decisões rotineiras que se repete dentro da organização, um Sistema de Relatórios Gerenciais (SRG) é criado. Para decisões não rotineiras, um sistema de apoio a decisões (SAD) é utilizado. Existem, ainda, os (ST) Sistemas Transacionais, (SE) Sistemas Especialistas e/ou (SAE) Sistema de Apoio aos Executivos. Os sistemas integrados compõem um fenômeno razoavelmente recente no panorama empresarial. Sistemas integrados podem ser aplicados, com pequenas adaptações, a qualquer empresa. O ganho de escala traz uma vantagem de custo importante sobre as soluções desenvolvidas especialmente para as necessidades de cada empresa. Sistemas integrados são (teoricamente) capazes de integrar toda a gestão da empresa, agilizando o processo de tomada de decisão. Um software de gestão empresarial mais conhecido pela sigla ERP (Planejamento dos Recursos Empresariais), é uma ferramenta de trabalho. Trata-se de sistema de computador (software) composto de vários módulos que se integram com o objetivo de tratar ou processar os dados transformando-os em informações decorrentes. O sistema de ERP pode ser visto como um reforço para a concentração de esforços nas armas adequadas aos campos da competição. Por hipótese, permite a elevação do grau de excelência das armas usadas pela empresa dentre aquelas armas que o ERP pode contemplar. Partindo do planejamento estratégico da empresa (especialmente da visão de longo prazo) os analistas fazem o planejamento estratégico de informação, enfocando a análise das áreas de negócios inicialmente e integrando todas elas, depois. Os analistas de sistemas começam a elaborar o projeto do sistema e partem, a seguir, para a construção do sistema fazendo uso de ferramentas CASE. Depois o sistema é implantado, passando a servir aos usuários. O sistema, entretanto, requer uma contínua manutenção.

2.3 Cultura da informação

O administrador não é uma pessoa isolada do meio onde actua, ele faz parte do meio maior que é a organização. E toda e qualquer organização possui o que se denomina cultura que um conjunto de crenças, de valores, de princípios geralmente comuns à maioria das pessoas que nela trabalham. Marchand (1997:6) afirma que a cultura da informação é vital para a empresa que quer ajustar-se para superar potenciais ou reais ameaças, internas ou externas; para a empresa que quer adequar-se aos novos mercados, aos desafios da economia. Ainda afirma que a cultura da organização é o conjunto de valores, atitudes e comportamentos que influenciam na forma como as pessoas, dentro da organização, avaliam, aprendem, recolhem, organizam, processam, comunicam e utilizam a informação. É de salientar que a cultura da informação