Apresntação Sobre Correspondência Comercial

Correspondência

É um meio de comunicação escrita entre pessoas.

É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo o acordo de uma pessoa com outra. É uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas e documentos.

Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita, tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas.

Quanto à espécie de correspondência, podem-se destacar:

1) Particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais.

2) Bancária: trata de assuntos relacionados a vida bancária.

3) Comercial: ocupa-se de transação comercial ou industrial.

4) Oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar.

A carta comercial é um meio de comunicação muito utilizado na indústria e no comércio, e tem por o objetivo iniciar, manter e encerrar transações. É a comunicação escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) e endereçada a uma ou várias pessoas, enviada pelo correio. Ultimamente, cartas comerciais também são enviadas por fax ou e-mail.

A carta comercial corre dois riscos:

1. como todo texto escrito, ela é irrecorrível, ou seja, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral pelo telefone, por exemplo;

2. o volume de correspondência recebida nas empresas é grande, assim, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motivar nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Por isso, para os grandes negócios e clientes especiais, prefere-se a conversa por telefone.

Diante desses riscos, as cartas comerciais exigem uma boa apresentação (ordem, organização e limpeza) e, acima de tudo, clareza, pois a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá margem a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros.

Em uma boa carta comercial, a linguagem há de ser:

- simples, evitando-se preocupação com enfeites literários;

- atual, isto é, inteligível à época presente;

- precisa, a saber, própria, específica, objetiva;

- correta, com exata observância das normas gramaticais;

- concisa, informando com economia de palavras;

- impessoal, com o máximo de objetividade, pois a carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais.

Hoje em dia, cada vez mais é exigida a objetividade e a rapidez nas informações.

Por este motivo, é preciso buscar a clareza de pensamento, o entrosamento das idéias e um vocabulário exato.

Antes de iniciar a redação de uma carta comercial, reflita sobre as seguintes necessidades básicas:

• Ter um objetivo em mente.

• Ter informações suficientes sobre o fato.

• Refletir adequada e suficientemente sobre o assunto.

• Selecionar fatos e evitar opiniões.

• Prestar informações precisas e exatas.

• Responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário.

E ainda:

• Colocar-se no lugar do receptor.

• Planejar a estrutura da comunicação a ser feita.

• Dominar todas as palavras necessárias.

• Tratar do assunto com propriedade.

• Ser natural, conciso e correto.

• Usar linguagem de fácil compreensão.

Defeitos na Carta Comercial:

O objetivo de uma correspondência comercial é transmitir uma mensagem clara, que seja compreendida facilmente, e que leve o receptor à ação.

Entretanto, existem alguns enganos costumeiros que podem frustrar os objetivos de uma carta comercial e devem ser evitados, como veremos nas próximas páginas.

Quanto ao estilo: evitar fazer literatura, floreando o texto com muitos adjetivos irrelevantes, metáforas inoportunas e períodos excessivamente longos.

Deve-se ter clareza de idéias, rapidez de exposição (ir direto ao assunto).

O vocabulário deverá ser o usual, sem buscar terminologia complexa, neologismos, estrangeirismos, frases de efeito (sobretudo latinas).

Deve-se evitar, quando possível, os verbos auxiliares: foi feito = fez-se, foi tomada = tomou-se.

Quanto às abreviações: para maior clareza acostumar-se, sempre que possível e necessário, a escrever por extenso, pois com isso, evita-se a perda de tempo e a ineficácia do texto.

Quanto à prolixidade ou uso de frases-feitas: são expressões desaconselháveis, sendo inúteis as seguintes: venho por meio desta, vimos informar-lhe, comunicamos, etc.

Para evitar repetições de idéias ou palavras, recomenda-se a leitura da carta depois de escrita. Se necessário, deve-se reescrever a mensagem.

Quanto à escrita de algarismos: não é necessário digitar o número e o numeral. Ou uma coisa ou outra, mas a preferência é pelo número.

Quanto à despedida: evitar sobretudo o "não tenho nada mais para o momento", que se constitui um evidente pleonasmo. Diga-se, simplesmente atenciosamente.

Quanto à pontuação: coloca-se ponto final após local e data. Trata-se de frase nominal: carta escrita em Belo Horizonte, no dia 04 de maio de 1996. Coloca-se vírgula após o nome do assinante da carta e ponto após o cargo ou função. O cargo ou função são, neste caso, aposto. Portanto, devem ser pontuados como manda a gramática. A saudação inicial é seguida de dois-pontos (Sr. Fulano de Tal:; Prezado Senhor:).

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